Herausforderung

Vor der Einführung von Keycafe lagerte Fuji Auto die Schlüssel in nach Marke und alphabetischer Reihenfolge sortierten Etuis. Dieser Prozess war nicht automatisiert und stark von der Aufmerksamkeit der Mitarbeiter abhängig. Schlüssel wurden häufig im falschen Etui aufbewahrt, versehentlich vertauscht oder gingen ganz verloren. Wenn ein Schlüssel fehlte, gab es keine Möglichkeit festzustellen, wer ihn genommen hatte oder wo er sich befand.

„Das Hauptproblem bestand darin, den Schlüssel zu finden, aber auch in der Zeit, die mit der Suche danach verschwendet wurde“, erklärte Operationsanalystin Letizia Merlo. „Wir wussten nie, wer den Schlüssel hatte oder wo er sich befand.“

Da die Schlüssel häufig zwischen den Abteilungen und manchmal sogar außerhalb des Autohauses hin und her wanderten, führten diese Probleme zu täglichen Verzögerungen und Frustration.

Schwachstellen

• Zeitverlust: Die Mitarbeiter verbrachten viel Zeit mit der Suche nach den fehlenden Schlüsseln.
• Keine Sichtbarkeit: Es gibt keine eindeutigen Aufzeichnungen darüber, wer einen Schlüssel hatte oder wo er sich befand
• Manuelle Fehler: Tasten im falschen Gehäuse oder versehentlich vertauscht
• Betriebsverzögerungen: Verkauf, Service und Fahrzeugverkehr verlangsamten sich aufgrund fehlender Schlüssel

Lösung

Fuji Auto hat Keycafe eingeführt, um die Schlüsselverwaltung und -verfolgung im gesamten Autohaus zu zentralisieren. Trifft ein neues Fahrzeug im Autohaus ein, wird der zugehörige Schlüssel in der Keycafe-App registriert und mit einem Schlüsselanhänger verbunden, bevor er gescannt und in die SmartBox gelegt wird. Die Mitarbeiter greifen mit persönlichen Codes auf die Schlüssel zu, sodass jede Abholung und Rückgabe automatisch protokolliert wird.

Schlüssel werden häufig zwischen verschiedenen Abteilungen wie Verwaltung, Verkauf, Werkstatt und Karosseriewerkstatt ausgetauscht. Mit Keycafe wird jeder dieser Schritte in einem System erfasst. Nach dem Verkauf eines Fahrzeugs gibt der letzte Techniker den Schlüsselanhänger an die Verwaltung zurück, wo er entnommen und für das nächste Fahrzeug wiederverwendet wird.

Alle Schlüssel werden an einem sicheren Ort aufbewahrt, sodass sie schnell zu finden und einfach zu verwalten sind.

Fuji Autos Umsetzung

• Zentralisierte Schlüsselverwaltung: Alle Schlüssel sind in einem System registriert und sichtbar.
• Kontrollierter Zugang: Mitarbeiter verwenden persönliche Codes, um Schlüssel abzuholen und zurückzugeben
• Unterstützung des täglichen Arbeitsablaufs: Tasten bewegen sich reibungslos zwischen Abteilungen
• Schlüsselanhänger-Wiederverwendung: Schlüsselanhänger werden beim Verkauf von Fahrzeugen neu zugewiesen, um das System einfach zu halten.

Ergebnis

Fuji Auto verzeichnete nach der Einführung von Keycafe sofortige Verbesserungen. Die Suche nach Schlüsseln ging deutlich zurück. Mithilfe der Keycafe-App können die Mitarbeiter nun jeden Schlüssel in Sekundenschnelle finden und sehen, wer ihn zuletzt benutzt hat. Diese Transparenz erhöhte die Verantwortlichkeit innerhalb der Teams und reduzierte Verwirrung in Stoßzeiten.

„Anfangs waren einige Mitarbeiter skeptisch“, fügt Letizia hinzu. „Doch nach ein paar Wochen waren sie mit diesem System deutlich zufriedener als mit dem vorherigen.“ Die Schlüsselverwaltung wurde planbarer, schneller und einfacher.

Durch die Abkehr von Schlüsselfällen kann Fuji Auto nun eine große Anzahl von Fahrzeugen klar und kontrolliert verwalten. Dabei kommt ein System zum Einsatz, das das Tempo der täglichen Autohausarbeit unterstützt, anstatt sie zu verlangsamen.

Das Ergebnis

• Zeitersparnis: Wichtige Suchanfragen wurden von bis zu einer Stunde auf Sekunden reduziert.
• Verbesserte Verantwortlichkeit: Klare Aufzeichnungen zeigen, wer welchen Schlüssel besitzt
• Fewer Lost Keys: Central storage reduced misplacement
• Reibungslosere Abläufe: Vertriebs- und Serviceteams arbeiten schneller und mit weniger Unterbrechungen.