Herausforderung

Das Motel Impérial an der Gaspé-Küste ist stark saisonabhängig. Obwohl die Unterkunft ganzjährig einen reibungslosen und zuverlässigen Check-in gewährleisten musste, setzte sie ausschließlich auf physische Schlüssel anstelle digitaler Schlösser.

Wie Miteigentümerin Nadia Minassian erklärt, gestaltete sich die sichere Verwaltung der physischen Schlüssel bei gleichzeitiger Wahrung der Flexibilität für die Gäste besonders außerhalb der touristischen Hochsaison schwierig. Eine ganzjährige Besetzung der Rezeption war nicht immer möglich, und deren Schließung bedeutete eine Begrenzung der Buchungen.

Gleichzeitig wünschten sich die Eigentümer eine Lösung, die es ihnen ermöglicht, physische Schlüssel heute zu verwalten und gleichzeitig die Tür für zukünftigen digitalen Zugang offen zu halten – ohne ihr Schlüsselverwaltungssystem später ersetzen zu müssen.

Schwachstellen

• Eingeschränkte Flexibilität: Die Schließung der Rezeption schränkte die Möglichkeiten zur Zimmervermietung während der Nebensaison ein.
• Kein Schlüsselverwaltungssystem: Für den Zugang von Mitarbeitern und Gästen ist eine sichere Nachverfolgung physischer Schlüssel erforderlich.
• Operativer Overhead: Manuelle Prozesse erhöhten die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit von Personal.
• Zukünftige Skalierbarkeit: Ein veraltetes Schlüsselverwaltungssystem würde einen späteren Wechsel zu digitalen Schlössern und Schlüsselkarten schwierig und teuer machen.

Lösung

Motel Impérial implemented Keycafe’s SmartBox system and leveraged the Mews integration to centralize key management and automate the check-in process.

Durch die Integration wird bei bestätigten Reservierungen in Mews automatisch ein Schlüsselzugang in Keycafe erstellt. Der individuelle Zugangscode wird dem Gast zusammen mit seinen Buchungsdetails zugesendet. So erhalten Gäste klare Anweisungen und können ihre Schlüssel sicher und ohne Hilfe der Rezeption abholen, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass der Zugang auf den korrekten Aufenthaltszeitraum beschränkt ist.

Keycafe ermöglicht dem Team die sichere Verwaltung physischer Schlüssel und bietet Gästen gleichzeitig einen automatisierten Check-in. Für die Mitarbeiter bietet das System Echtzeit-Einblicke in die Schlüsselnutzung und klare Verantwortlichkeiten. Gästen sorgt es für eine einfache und intuitive Benutzererfahrung – unabhängig davon, ob die Rezeption geöffnet oder geschlossen ist.

Umsetzung von Motel Imperial

• Automatisierter Gäste-Check-in: Gäste verwenden einen Code, um die Schlüssel sicher und ohne Hilfe an der Rezeption zu erhalten.
• Schlüsselverfolgung für Mitarbeiter: Der Zugriff der Mitarbeiter auf die Schlüssel wird protokolliert und in Echtzeit überwacht.
• Mews-Integration: Nahtlose Verbindung zwischen Reservierungen und Schlüsselzugang.

Ergebnis

Mit Keycafe gewann das Motel Impérial die Flexibilität, auch außerhalb der touristischen Hochsaison zu arbeiten und gleichzeitig Sicherheit und Kontrolle zu gewährleisten. Automatisierte Check-ins reduzierten den Bedarf an ständigem Personal an der Rezeption, und sowohl Gäste als auch Mitarbeiter gewöhnten sich schnell an das System. „Unsere Kunden sind immer sehr zufrieden, wenn sie den Check-in-Prozess mit Keycafe durchlaufen“, sagte Nadia.

Die Lösung optimierte den täglichen Betrieb, verbesserte das Kundenerlebnis und ermöglichte es dem Unternehmen, den Betrieb über das ganze Jahr hinweg nachhaltiger auszuweiten.

Das Ergebnis

• Verlängerte Touristensaison: Möglichkeit, Zimmer auch in Zeiten geringer Nachfrage zu vermieten.
• Zuverlässiges System: Volle Transparenz über die Schlüsselnutzung durch Mitarbeiter und Gäste.
• Operative Effizienz: Reduzierter Personalbedarf ohne Einbußen beim Service.
• Gästezufriedenheit: Einfaches, intuitives Check-in-Erlebnis, das durchweg gut ankommt.