Herausforderung

Vor der Einführung von Keycafe nutzte Garage Maro ein altmodisches System mit Papieranhängern, um Schlüssel zu verfolgen und zu identifizieren. Diese Anhänger konnten reißen, nass werden oder sich in der Hosentasche lösen. Wenn ein Anhänger abfiel, musste das Team oft mühsam herausfinden, welcher Schlüssel zu welchem Fahrzeug gehörte.

Laut Kundendienstmitarbeiter David Doise war das größte Problem simpel: Es gingen ständig Schlüssel verloren. „Wir wollten vor allem sicherstellen, dass wir nicht mehr so viele Schlüssel verlieren wie früher. Das kostet viel Zeit und ist einfach nicht praktikabel.“

Dies führte zu Verzögerungen im gesamten Autohaus, insbesondere wenn ein Fahrzeug schnell bewegt werden musste oder ein Techniker einen Schlüssel benötigte, um seine Arbeit fortsetzen zu können.

Schwachstellen

• Verlorene Schlüssel: Schlüssel verschwanden regelmäßig während des täglichen Betriebs
• Zeitverschwendung: Mitarbeiter haben Zeit mit der Suche nach fehlenden Schlüsseln verloren.
• Keine eindeutige Nachverfolgung: Es gab keine zuverlässige Möglichkeit festzustellen, wer zuletzt einen Schlüssel besaß.
• Probleme bei der Etikettierung: Die Papieretiketten rissen leicht ab, was zu Verwechslungen führte.

Lösung

Garage Maro installierte ein Keycafe-System, um Papieranhänger durch NFC-fähige Schlüsselanhänger und die Keycafe-App zu ersetzen. So lässt sich jeder Schlüssel einfach identifizieren und verfolgen. Bei Ankunft eines neuen Fahrzeugs nimmt das Team die Schlüssel entgegen, sortiert sie, um einen Ersatzschlüssel bereitzuhalten, und versieht den Schlüssel mit einem Keycafe-Schlüsselanhänger, bevor er in die Keycafe SmartBox gelegt wird. Jeder Schlüssel wird in der Keycafe-App anhand der Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN), des Kennzeichens oder der internen Fahrzeugnummer gekennzeichnet, sodass er immer dem richtigen Fahrzeug zugeordnet werden kann.

Sobald die Schlüssel hinterlegt sind, kann das Team sie sofort im System finden und sehen, wer sie zuletzt ausgeliehen hat. Dadurch lassen sich Fahrzeuge leichter verfolgen, Verwirrung vermeiden und schnell Maßnahmen ergreifen, wenn ein Schlüssel fehlt.

Garage Maros Umsetzung

• Digitale Flottenübersicht: Alle Schlüssel sind in einem Dashboard sichtbar
• Fahrzeugbasierte Etiketten: Die Schlüssel werden im Keycafe-System anhand der Fahrzeugidentifikationsnummer (VIN) oder des Kennzeichens beschriftet, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Schlüsselverlaufsverfolgung: Mitarbeiter können sofort sehen, wer zuletzt einen Schlüssel benutzt hat.
• Teamweiter Zugriff: Sowohl Techniker als auch Vertriebsmitarbeiter nutzen das System täglich.

Ergebnis

Garage Maro verzeichnete nach der Einführung von Keycafe schnell Verbesserungen. Seitdem berichtet das Team, dass kein Schlüssel mehr verloren gegangen ist und die Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der Schlüsselsuche verschwenden. Dank Keycafe können die Mitarbeiter Schlüssel nun sofort finden, sehen, wer sie zuletzt ausgeliehen hat, und umgehend reagieren, wenn etwas nicht da ist, wo es sein sollte.

Auch die Schlüsselverwaltung wurde im gesamten Autohaus vereinheitlicht. Da Techniker und Verkäufer dasselbe System verwenden, ist der Prozess transparenter und vorhersehbarer, wodurch die Verwechslungen, die früher durch Papieranhänger und verlegte Schlüssel entstanden, reduziert werden.

Garage Maro hob außerdem die Unterstützung von Keycafe als positiven Aspekt hervor, der zu einem reibungslosen Onboarding und Rollout beitrug.

Das Ergebnis

• Keine verlorenen Schlüssel: Das Team hat seit dem Wechsel zu Keycafe keine Schlüssel mehr verloren.
• Weniger Zeitverschwendung: Die Mitarbeiter verbringen keine Zeit mehr mit der Suche nach verlorenen Schlüsseln.
• Klare Verantwortlichkeit: Das System zeigt an, wer zuletzt welchen Schlüssel ausgeliehen hat.
• Reibungsloserer Arbeitsablauf: Die Schlüsselverwaltung ist im gesamten Autohaus organisiert und einheitlich.
• Unterstützung bei Bedarf: Das Team kann bei Fragen schnell Hilfe erhalten.