Herausforderung

Student Factory betreibt 20 Standorte in ganz Frankreich, die Studenten und Kurzzeitbesucher mit Bedarf an flexiblen Unterkünften unterstützen. Die modernen, voll ausgestatteten Apartments verfügen jedoch nicht über eine 24-Stunden-Rezeption. Diese Einschränkung stellte insbesondere für Gäste, die außerhalb der Geschäftszeiten anreisten, ein erhebliches logistisches Problem bei der Schlüsselübergabe dar.

Da die Gäste zu unvorhersehbaren Zeiten – oft spät abends – anreisten, war die bisherige persönliche Schlüsselübergabe nicht mehr praktikabel. Die Mitarbeiter mussten entweder über die regulären Öffnungszeiten hinaus vor Ort bleiben oder aufwendige, manuelle Schlüsselübergaben koordinieren. Der fehlende effiziente Prozess beeinträchtigte das Gästeerlebnis und führte zu betrieblichen Ineffizienzen im Team.

Schwachstellen

• Keine 24/7-Rezeption: Die Unfähigkeit, eine Rezeption rund um die Uhr zu besetzen, führte zu einer Servicelücke für Gäste, die nach den Öffnungszeiten ankamen.
• Betriebsstörungen: Die Mitarbeiter wurden häufig unterbrochen oder gezwungen, ihre Schichten zu verlängern, um verspätete Ankünfte zu berücksichtigen, was zu Planungsproblemen und Ineffizienzen führte.
• Unvorhersehbare Ankunftszeiten: Die Gäste hielten sich oft nicht an ihre angegebenen Ankunftszeiten, was es schwierig machte, die rechtzeitige Schlüsselübergabe manuell zu koordinieren.

Lösung

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, implementierte Student Factory das Schlüsselverwaltungssystem Keycafe an allen Standorten. Keycafe hob sich von anderen Schlüsselverwaltungslösungen durch seine Einfachheit, Zuverlässigkeit und die Möglichkeit ab, Gästen einen autonomen Schlüsselzugang zu gewähren, ohne dass Personal physisch anwesend sein muss.

Der Ablauf ist jetzt deutlich vereinfacht: Nach Bestätigung der Reservierung wird über die Keycafe-App ein individueller Abholcode generiert. Dieser Code wird dem Gast zugesendet, der ihn bei Ankunft – unabhängig von der Uhrzeit – zur Entnahme seines Schlüssels aus dem SmartBox-Schlüsselfach in der Lobby verwendet. Bei Abreise geben Gäste den Schlüssel entweder mit demselben Code zurück, lassen ihn im Zimmer oder übergeben ihn direkt dem Personal.

Durch diese Automatisierung konnte das Team von Student Factory flexibel und mobil bleiben, im sicheren Wissen, dass wichtige Datenaustausche sicher und effizient abgewickelt werden.

Umsetzung der Studentenfabrik

• Schlüsseleinrichtung vor der Ankunft: Die Mitarbeiter bereiten die Schlüsselkarten im Voraus auf Basis der Reservierungsdaten vor und weisen ihnen mithilfe der Keycafe-App eindeutige Codes zur Abholung zu.
• Autonomie der Gäste: Die Gäste erhalten ihren Zugangscode per E-Mail oder SMS und können ihre Schlüssel bei der Ankunft selbstständig aus der Keycafe SmartBox entnehmen.
• Flexible Rückgabemöglichkeiten: Gäste können die Schlüssel zurückgeben, indem sie sie in den Keycafe-Schließfach legen, sie im Zimmer lassen oder sie, falls verfügbar, dem Personal aushändigen.

Ergebnis

Seit der Einführung von Keycafe benötigt Student Factory kein Personal mehr außerhalb der Öffnungszeiten, das ausschließlich mit der Schlüsselausgabe beschäftigt ist, was zu erheblichen Betriebskosteneinsparungen führt. Gäste genießen den Komfort, flexibel anreisen zu können, ohne warten oder sich mit dem Personal abstimmen zu müssen, was das Gesamterlebnis verbessert.

Das System hat sich für Gäste und Mitarbeiter als zuverlässig und einfach erwiesen. Gäste finden die Schlüsselübergabe intuitiv und können problemlos selbstständig einchecken. Anfragen und Anliegen beziehen sich nun auf die Qualität der Unterkünfte und Annehmlichkeiten, nicht mehr auf die Logistik – ein deutliches Zeichen dafür, dass die Schlüsselverwaltung kein Problem mehr darstellt.

Das Ergebnis

• Reduzierte Personalkosten: Die Notwendigkeit, Nachtschichtpersonal für die Schlüsselübergabe einzustellen, entfiel, wodurch die Arbeitskosten erheblich gesenkt wurden.
• Verbessertes Gästeerlebnis: Gäste können jederzeit auf ihre Unterkunft zugreifen, was ein einfaches Einchecken unabhängig von der Ankunftszeit gewährleistet.
• Verbesserte betriebliche Effizienz: Die Mitarbeiter können sich während der Geschäftszeiten auf die Verwaltung der Immobilie und den Gästeservice konzentrieren, ohne dass es zu Störungen durch wichtige logistische Abläufe kommt.