Herausforderung
Mit dem Ziel, den Immobilienmarkt für Studenten und Reisende auf der Durchreise zu erobern, bieten die Residenzen der Student Factory ein ideales Umfeld zum Arbeiten und Nachdenken und gleichzeitig eine warme und elegante Unterkunft für einen komfortablen Aufenthalt.
Das Studentenwerk Paris-Bagnolet sah sich jedoch mit einer großen Herausforderung konfrontiert, als es darum ging, die Abholung und Rückgabe von Schlüsseln nachts zu organisieren. Die nächtliche Rufbereitschaft an der Rezeption ist immer mit Kosten für Arbeit und Personal verbunden, was selbst für ein junges, dynamisches Unternehmen wie das Studentenwerk ein Problem darstellen kann.
Pain Points
- No 24/7 Reception Desk: The inability to staff a front desk around the clock created a gap in service for guests arriving after hours.
- Operational Disruption: Staff were frequently interrupted or forced to extend their shifts to accommodate late arrivals, leading to scheduling challenges and inefficiencies.
- Unpredictable Arrival Times: Guests often did not adhere to their stated arrival times, making it difficult to coordinate timely key handovers manually.
Lösung
Nachdem sie sich über Keycafe als Lösung für die Schlüsselverwaltung informiert hatte, wandte sich die Studentenfabrik an sie. Das Problem war einfach: Das Problem der kostspieligen Nachtschichten sollte durch die Automatisierung der Schlüsselabholung für die Gäste gelöst werden - eine Lösung, die Keycafe bereit war zu bieten.
Durch den täglichen Einsatz der Keycafe SmartBox ist es nicht mehr erforderlich, dass das Personal vor Ort ist, wenn die Gäste ein- oder auschecken. Wenn ein neuer Gast eine Reservierung vornimmt, erhält er per SMS oder E-Mail einen eindeutigen PIN-Code, mit dem er seinen Zimmerschlüssel an der SmartBox abrufen kann. Wenn sie auschecken möchten, geben sie den Schlüssel einfach an die SmartBox zurück. Die Mitarbeiter der Student Factory werden in Echtzeit benachrichtigt, wenn der Schlüssel abgeholt und zurückgegeben wird, so dass die Reinigungskräfte sofort losgeschickt werden können.
This automation has allowed the Student Factory team to remain flexible and mobile, with the confidence that key exchanges are handled securely and efficiently.
Student Factory’s Implementation
- Pre-arrival Key Setup: Staff prepare key cards in advance based on the reservation dates and assign unique codes for pickup using Keycafe’s app.
- Guest Autonomy: Guests receive their access code via email or SMS and retrieve keys independently from the Keycafe SmartBox upon arrival.
- Flexible Return Options: Guests can return keys by placing them back in the Keycafe locker, leaving them in the room, or handing them to staff if available.
“The biggest advantage is being able to be away from the office, since we're always running around, and the customer is completely independent in retrieving their key and accessing their apartment.”
Ergebnis
Die Studentenfabrik teilte mit, dass die Entscheidung für Keycafe die einzige praktikable Lösung für sie war. Eine weise Entscheidung, denn die Ergebnisse waren sehr schnell sichtbar. Nach der Installation erkannten die Mitarbeiter sofort die Effizienz des Systems und die Kosteneinsparungen für das Unternehmen. Einfach ausgedrückt: Keycafe wurde offiziell zum nächtlichen Empfangsdienst.
Die Kommunikation mit den Kunden und die Verwaltung der Reservierungen sind jetzt viel einfacher. Es gibt keine Panik mehr vor dem Empfang von Kunden, die nachts ankommen. Jetzt können die Gäste ihre Unterkunft ohne Hilfe des Personals betreten und sie können jederzeit nach ihrem geplanten Check-in ankommen.
The Outcome
- Reduced Staffing Costs: Eliminated the need to hire night shift staff for key handovers, significantly lowering labor expenses.
- Enhanced Guest Experience: Guests can access their accommodations at any time, ensuring a simple check-in experience regardless of arrival time.
- Improved Operational Efficiency: Staff can focus on property management and guest services during business hours without disruptions related to key logistics.
