Herausforderung

Bei Nicole Competizione, einem Händler für italienische Luxusfahrzeuge in Yokohama, wurden die Schlüssel der zum Verkauf stehenden und der in Wartung befindlichen Fahrzeuge lange Zeit in einem abschließbaren Schlüsseltresor aufbewahrt. Dieser Schlüsseltresor nutzte jedoch ein herkömmliches Hakensystem, das mit den modernen Smart-Key-Fernbedienungen ohne Ösen für Schlüsselringe inkompatibel war, was die tägliche Handhabung zunehmend umständlicher machte.

Darüber hinaus wurden die Aufzeichnungen darüber, wer auf welche Schlüssel zugegriffen hat, manuell verwaltet, was ein Sicherheitsrisiko darstellte. Das Managementteam erkannte die Notwendigkeit, auf eine fortschrittlichere und sicherere Schlüsselverwaltungslösung umzusteigen, um sowohl die Betriebseffizienz als auch höhere Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

Schmerzpunkte

• Inkompatible Schlüsselaufbewahrung: Der vorhandene Schlüsselkasten mit Haken unterstützte keine modernen Schlüsselanhänger, sodass diese nicht sicher aufbewahrt werden konnten.
• Zeitaufwändige Schlüsselbeschaffung: Das Personal musste viel Zeit damit verbringen, für jeden Fahrzeugschlüssel den richtigen Haken zu finden, was zu Ineffizienz und Zeitverschwendung führte.
• Sicherheitsbedenken: Alle Schlüssel waren sichtbar und die Zugriffsprotokolle wurden manuell verwaltet, was erhebliche Sicherheits- und Verantwortlichkeitsprobleme aufwarf.

Lösung

In Vorbereitung auf die Eröffnung ihres neuen Gebrauchtwagen-Showrooms und Servicezentrums – dem größten seiner Art in Japan – begann das Managementteam mit der Suche nach einem neuen Schlüsselverwaltungssystem.

„Unsere wichtigsten Auswahlkriterien waren klar: Das System musste detaillierte Zugriffsprotokolle unterstützen und als Schließfachlösung für die Smartkeys italienischer Luxusfahrzeuge geeignet sein. Die meisten Schließfachlösungen sind sehr teuer, und Keycafe war tatsächlich die einzig praktikable Option. Keycafe erfüllte alle unsere Anforderungen zu einem vernünftigen Preis, und die optionale Außenabdeckung erhöhte unsere Sicherheitsmaßnahmen zusätzlich“, erklärt Akinori Sasaki, der die Implementierung leitete.

Für Mitarbeiter, die für den Fahrzeugtransport zuständig sind, werden die Zugangsberechtigungen nach Standort und Schlüsselgruppe vergeben. Jeder Mitarbeiter erhält einen Benutzerausweis. Durch einfaches Scannen des Ausweises an der SmartBox – ohne Codeeingabe – können die Mitarbeiter sofort die autorisierten Schlüssel aus der Liste auswählen und abrufen. Dies vereinfacht den Schlüsselabrufprozess, reduziert Fehler und spart deutlich Zeit.

Bei Personaländerungen können Administratoren die Zugriffsrechte über das Keycafe-Dashboard sofort widerrufen und so jederzeit ein hohes Maß an Sicherheit gewährleisten.

Die Umsetzung von Nicole Competizione

• Gruppierte Schlüsselverwaltung: Da Mitarbeiter oft mehrere Fahrzeuge gleichzeitig bewegen müssen, erhalten registrierte Mitarbeiter Zugriff auf Schlüsselgruppen, was eine effiziente Berechtigungsvergabe ermöglicht.
• Benutzerausweis-Authentifizierung: Mitarbeiter scannen einfach ihren Benutzerausweis, um autorisierte Schlüssel abzurufen, wodurch die manuelle Codeeingabe entfällt.
• Flexible Zugangskontrolle: Das Management kann den Schlüsselzugriff über das Keycafe-Dashboard fernsteuern. Darüber hinaus können Mitarbeiter vor Ort standortbezogene Verwaltungsberechtigungen erhalten, sodass sie die SmartBox bei Bedarf direkt bedienen und verwalten können.

Ergebnis

Vor der Installation der SmartBoxen von Keycafe mussten die Mitarbeiter viel Zeit und Mühe aufwenden, um in der großen Anzahl gespeicherter Fahrzeugschlüssel den richtigen Schlüssel zu finden. Mit Keycafe können sie nun einfach auf den gewünschten Schlüsselnamen auf dem Touchscreen der SmartBox tippen und sofort und ohne Verwirrung den richtigen Schlüssel abrufen. Administratoren werden über das Management-Dashboard sofort darüber informiert, wer einen Schlüssel entnommen hat. Insgesamt hat sich die Betriebseffizienz deutlich verbessert.

Für einen Händler, der Luxusfahrzeuge vertreibt, ist es entscheidend, dass keine Schlüssel verloren gehen. Durch die Implementierung von Keycafe konnte Nicole Competizione seine Sicherheit weiter erhöhen und für absolute Sicherheit sorgen.

Das Ergebnis

• Verbesserte Betriebseffizienz: Durch die jederzeit eindeutige Identifizierung des Schlüsselstandorts und die Vermeidung von Zeitverschwendung bei der Schlüsselsuche konnten reibungslosere tägliche Betriebsabläufe erreicht werden.
• Verantwortlichkeit des Personals: Echtzeitaufzeichnungen zeigen genau, wer welchen Fahrzeugschlüssel genommen und wann er zurückgegeben wurde, wodurch die Verantwortung des Benutzers geklärt wird.
• Verstärkte Sicherheit: Jeder Schlüssel wird in einem eigenen Fach aufbewahrt und nur autorisiertes Personal mit entsprechenden Benutzerberechtigungen hat Zugriff darauf. Dadurch wird sichergestellt, dass robuste Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sind.