Herausforderung

Vor der Einführung von Keycafe nutzte Price is Right Rental für den Fahrzeugzugang der Kunden herkömmliche Schlüsseltresore und die persönliche Schlüsselübergabe. Die Verwaltung der Codes erforderte eine Tabellenkalkulation und wöchentliche manuelle Programmierung. An drei Standorten verbrachte COO Joel Price jeden Monat Stunden damit, mehrere Tresore manuell zu aktualisieren, da es keine Möglichkeit zur Fernverwaltung gab.

Kunden suchten häufig die alten Schlüsseltresore auf, um Schlüssel zurückzugeben, mussten aber feststellen, dass die Codes nicht mehr funktionierten. Dies führte zu Verzögerungen und Frustration. Das Team hatte zudem mit gelegentlichen Ausfällen der Schlüsseltresore zu kämpfen, die den Betrieb unterbrachen. Dies beeinträchtigte nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern erforderte auch Mehrarbeit für die Mitarbeiter und zusätzlichen Aufwand in Stoßzeiten.

Durch den manuellen Prozess war es zudem schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Schlüssel verfügbar waren, was während der Hauptmietzeiten zu Unsicherheiten führte und den Fahrzeugwechsel verlangsamte.

Schwachstellen

• Zeitverlust: Monatlich manuelle Programmierung von Codes für mehrere Schließfächer.
• Komplizierter Prozess: Kein Fernzugriff, ständige Nachverfolgung, zu welcher Woche jeder Code gehörte.
• Verwirrung bei den Gästen: Stammkunden griffen oft zu veralteten Schlüsseltresoren mit falschen Codes.
• Betriebsunterbrechungen: Vereinzelte Schließfächer funktionierten nicht, was zu Problemen in letzter Minute führte.

Lösung

Price is Right Rental entschied sich für Keycafe aufgrund der Fernverwaltungsfunktionen und des praktischen, kundenfreundlichen Designs. Das System ermöglicht die unkomplizierte Abholung und Rückgabe von Mietwagenschlüsseln ohne Wartezeiten. Für jede Fahrzeugbuchung wird ein individueller Code generiert, der an die Kunden gesendet wird. Diese geben ihren Code dann an der SmartBox ein, um ihren Fahrzeugschlüssel zu erhalten oder zurückzugeben.

Die Außenverkleidung bietet Witterungsbeständigkeit und ermöglicht es Kunden, die Keycafe-Einheit jederzeit zu erreichen. Dies unterstützt Vermietungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf, auch wenn das Team außer Haus ist oder an anderen Standorten arbeitet. Die Mitarbeiter werden benachrichtigt, sobald ein Schlüssel zurückgegeben wird; bei Bedarf ist eine Videobestätigung möglich. „Es ist ein tolles Gefühl, mit Keycafe zusammenzuarbeiten und zu wissen, dass wir jederzeit Zugang erhalten können“, sagte COO Joel Price und brachte damit das Vertrauen des Teams in den neuen Prozess zum Ausdruck.

Umsetzung von Price is Right Rental

• Zentralisierte Nachverfolgung: Jeder neue Fahrzeugschlüssel wird dem Keycafe-Dashboard hinzugefügt, sodass die Schlüsselaktivitäten an einem Ort bleiben.
• Zugang im Außenbereich: Die Einheit befindet sich in einem wettergeschützten Gehäuse, sodass die Gäste jederzeit sicheren Zugang haben.
• Rückgabebenachrichtigungen: Die Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen, wenn Schlüssel abgegeben werden, sodass sie stets über ankommende Fahrzeuge informiert sind.
• Videoaufzeichnungen: Die integrierte Videoaufzeichnung zeigt, wer welchen Schlüssel zurückgegeben hat und sorgt so für Klarheit bei auftretenden Fragen.

Ergebnis

Keycafe hat den manuellen Aufwand für die Verwaltung der Schlüsseltresorcodes eliminiert und dem Team so mehr Zeit für die Fahrzeugvorbereitung und Kundenbetreuung verschafft. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit monatlicher Programmierung, Ausfällen der Schlüsseltresore oder Unklarheiten bezüglich der wöchentlichen Code-Zeitpläne auseinandersetzen.

Die Umstellung hat auch das Mieterlebnis für Kunden verbessert, da Fahrzeugabholung und -rückgabe nun ohne Verzögerungen ablaufen. Zudem hat das neue System das Vertrauen in die Geschäftstätigkeit des Unternehmens gestärkt. Joel sieht im Keycafe einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil und bemerkt: „Im Vergleich zu allen anderen Mietwagenanbietern und -unternehmen heben wir uns allein schon durch unser Keycafe deutlich ab.“

Das Ergebnis

• Operative Vorteile: Der Arbeitsablauf verbesserte sich innerhalb der ersten zwei Monate, wobei der Zeitaufwand für die Übergabe der Gästeschlüssel um 80 % reduziert wurde.
• Zuverlässiges System: Keine Probleme mit Keycafe SmartBoxes gemeldet, im Vergleich zu zwei Problemen pro Monat zuvor.
• Besseres Kundenerlebnis: Kunden empfinden den Prozess als schnell und modern und reagieren oft überrascht, wie einfach er ist.
• Stärkeres Erscheinungsbild: Das Keycafe-Setup präsentiert einen ausgefeilteren und organisierteren Prozess als bisherige Methoden.
• Zukunftspläne: Das Unternehmen plant, Keycafe auf alle Standorte auszuweiten, sobald diese wachsen.