Herausforderung

Die Schlüsselverwaltung für Mehrfamilienhäuser stellt für Eiffage Construction eine große logistische Herausforderung dar. Bei Projekten mit bis zu 80 Wohnungen nutzte das Unternehmen bisher große Sperrholzplatten mit Schrauben zum Aufhängen der Schlüssel. Subunternehmer mussten die Schlüssel persönlich im Baustellenbüro abholen, manuell ausstellen und zur erneuten Unterschrift zurückbringen.

Dieser Prozess kostete die Bauleiter wertvolle Zeit, da sie bei jeder Schlüsselübergabe persönlich anwesend sein mussten. Zudem birgt er Sicherheitsrisiken: Ohne ordnungsgemäße Nachverfolgung konnten Schlüssel verloren gehen, und teure Schließzylinder mussten bei Verlust ausgetauscht werden. Zudem erhöhte das unverschlossene Wohnen während der Bauarbeiten das Risiko von Diebstahl, Vandalismus und Schäden an der installierten Einrichtung.

Das Fehlen eines funktionierenden Systems führte zu Verzögerungen bei der Arbeit der Subunternehmer, Frustration beim Personal und unnötigen Kosten für Eiffage Construction.

Schmerzpunkte

• Manuelle Schlüsselverfolgung: Ein umständlicher Anmelde-/Abmeldeprozess erforderte von den Site-Managern, unverhältnismäßig viel Zeit mit der Schlüsselverwaltung zu verbringen, anstatt sich auf die Projektkoordination zu konzentrieren.
• Mangelnde Verantwortlichkeit und Sicherheit: Ohne ein automatisiertes Schlüsselverwaltungssystem bestand die Gefahr von Schlüsselverlust, Diebstahl von Rohstoffen wie Kupfer und Schalttafeln sowie Vandalismus an Wohneinheiten.
• Produktivitätsverlust: Subunternehmer mussten häufig auf Schlüssel warten, was den Fortschritt in kritischen Bauphasen verlangsamte.

Lösung

Eiffage Construction prüfte mehrere Anbieter für Schlüsselverwaltung und entschied sich schließlich für Keycafe aufgrund der Kosteneffizienz, Benutzerfreundlichkeit und der Möglichkeit, alle betrieblichen Anforderungen innerhalb des Budgets zu erfüllen. Im Baustellenbüro wurde eine SmartBox installiert, die Subunternehmern und Mitarbeitern über persönliche NFC-Benutzerausweise den Selbstzugriff auf Schlüssel ermöglicht.

Wenn ein Subunternehmer auf der Baustelle eintrifft, scannt er einfach seinen Ausweis, wählt den Schlüssel einer bestimmten Einheit aus und holt ihn ohne Eingreifen des Managers ab. Diese Autonomie ermöglicht es ihm, sofort mit seinen Aufgaben fortzufahren. Die Schlüssel werden nach Gebrauch auf die gleiche Weise zurückgegeben, um Verlust zu vermeiden und die Verantwortlichkeit zu gewährleisten. Die Keycafe-Schlüsselkontrollsoftware protokolliert automatisch, wer welchen Schlüssel nimmt und zurückgibt, und gewährleistet so eine lückenlose und transparente Prüfliste.

Umsetzung von Eiffage Construction

• Automatisierter Schlüsselzugriff: Subunternehmer verwenden ihren Benutzerausweis, um auf den elektronischen Schlüsselschrank Keycafe im Büro vor Ort zuzugreifen, wodurch sie die Schlüssel für die ihnen zugewiesenen Einheiten selbstständig abrufen können.
• Sichere Schlüsselaufbewahrung: Das Keycafe-System bietet einen sicheren Ort für alle Schlüssel, wodurch das Verlustrisiko verringert und unbefugter Zugriff auf Wohneinheiten und Materialien auf der Baustelle verhindert wird.
• Verfolgung und Rechenschaftspflicht: Das System verfolgt, welche Subunternehmer die einzelnen 93 Schlüssel nehmen und zurückgeben, wodurch eine klare Darstellung der Mitarbeiteraktivitäten bereitgestellt und die Rechenschaftspflicht für alle Parteien sichergestellt wird.

Ergebnis

Seit der Einführung von Keycafe haben die Bauleiter bei Eiffage Construction jede Woche mehrere Stunden produktiver Zeit gewonnen. Subunternehmer arbeiten nun selbstständig, ohne auf die Schlüsselübergabe durch einen Vorgesetzten warten zu müssen. Das reduziert Ausfallzeiten und verbessert die Effizienz der Arbeitsabläufe insgesamt.

Auch die Sicherheit auf der Baustelle hat sich deutlich verbessert. Das System reduzierte die Zahl verlorener Schlüssel und Diebstähle und erspart dem Unternehmen so teure Ersatzbeschaffungen und Reparaturen. Schäden an abgeschlossenen Arbeiten gingen zurück, da Subunternehmer wissen, dass sie für die Bedingungen während ihrer Zugangszeiten zur Verantwortung gezogen werden.

Die Möglichkeit, dieselben SmartBoxen für mehrere Großprojekte wiederzuverwenden, hat das System kosteneffizient gemacht; die Kosten haben sich in den letzten zwei Jahren auf drei Baustellen amortisiert.

Das Ergebnis

• Erhebliche Zeitersparnis: Bauleiter verbringen deutlich weniger Zeit mit der Schlüsselverwaltung, sodass sie sich auf die Koordination des Kernprojekts konzentrieren können und Subunternehmer nicht länger warten müssen.
• Verbesserte Sicherheit: Diebstahl, Vandalismus und versehentliche Beschädigungen sind dank verschlossener Einheiten, Zugangsverfolgung und Verantwortlichkeit von Subunternehmern zurückgegangen.
• Langfristige Kosteneffizienz: Eine SmartBox wurde für drei Großprojekte verwendet, wodurch wichtige Managementvorteile auf mehrere Baustellen verteilt wurden.