Herausforderung

Morgan Sindall Construction, ein in Großbritannien ansässiges Bauunternehmen mit einem riesigen Netzwerk lokaler Niederlassungen, stand bei der Schlüsselverwaltung für eines seiner neuen Wohnbauprojekte in London vor einer großen Herausforderung. Traditionell beauftragten sie einen engagierten Mitarbeiter vor Ort mit der Überwachung der Schlüsselverwaltung bei großen Projekten wie diesem, bei denen Schlüssel manuell an- und abgemeldet werden mussten. Dieser Prozess war nicht nur kostspielig, sondern auch zeitaufwändig und es fehlte eine konsistente Spur des Schlüsselzugangs, insbesondere wenn Schäden an Wohneinheiten oder Geräten auftraten.

Schmerzstellen

• Kostspieliger und zeitaufwändiger manueller Anmelde-/Abmeldevorgang mit Schlüssel
• Schwierigkeiten beim Beschränken des Zugangs zu sensiblen Bereichen der Website
• Keine zuverlässige und konsistente Protokollierung der Schlüsselzugriffe
• Oftmals gibt es keine Haftung für Schäden

Lösung

Als Morgan Sindall Construction Keycafe entdeckte, sah es eine Chance, seinen Schlüsselverwaltungsprozess zu modernisieren und zu automatisieren. Keycafe war im Vergleich zu anderen Optionen auf dem Markt die klare Wahl. Der Bauleiter des Projekts, Rob Harrison, erklärte: „Wir hatten zwei andere Lösungen angeboten, die erheblich teurer und weniger benutzerfreundlich waren.“

Das System von Keycafe ermöglicht es ihnen, den Zugang zu verschiedenen Wohnungen und anderen Bereichen zu beschränken und gleichzeitig aufzuzeichnen, wer wann welchen Ort betreten hat. Subunternehmer erhalten Zugriff auf bestimmte Schlüsselgruppen, während Teammitglieder von Morgan Sindall Zugriff auf alle Schlüssel haben. Durch dieses System entfällt die Notwendigkeit, dass eine physische Person die Schlüssel an- und abmelden muss, und bietet Subunternehmern die Flexibilität, Schlüssel nach Bedarf zu erhalten.

Ergebnis

Die Implementierung von Keycafe brachte unmittelbare und greifbare Vorteile. Die Bauleiter erlebten eine drastische Reduzierung des Zeitaufwands für die morgendliche Schlüsselübergabe an Subunternehmer. Das System verbesserte auch die Rechenschaftspflicht, was zu weniger Schäden in den Wohnungen führte. Ein unerwarteter Vorteil war die Bevorzugung des automatisierten Systems durch Subunternehmer, da es ihnen ermöglichte, auf Schlüssel zuzugreifen, ohne auf die Ankunft eines bestimmten Mitarbeiters warten zu müssen. Insgesamt empfanden die Mitarbeiter von Morgan Sindall Keycafe als eine wesentliche Verbesserung ihrer täglichen Abläufe.

Das Ergebnis

• Kosteneinsparungen: geschätzte Reduzierung der Personalkosten um 3.000 £ pro Monat
• Zeitersparnis: Bauleiter müssen bei der Schlüsselübergabe nicht mehr anwesend sein
• Flexibilität für Subunternehmer, die jetzt die Abholung und Rückgabe von Schlüsseln selbst verwalten können
• Erhöhte Nachvollziehbarkeit: Alle Schlüsselzugriffe werden aufgezeichnet, so dass etwaige Schäden auf den Verantwortlichen zurückgeführt werden können