Herausforderung
Paul Davis Restoration bietet Dienstleistungen zur Sanierung und Reparatur von Wohn-, Gewerbe- und institutionellen Gebäuden, die durch Wasser, Feuer, Schimmel, Sturm oder andere Katastrophen beschädigt wurden. Es überrascht nicht, dass es eine schwierige Zeit für Besitzer von Immobilien ist, die schwere Schäden erlitten haben, und die Mitarbeiter von Paul Davis sind stolz darauf, Immobilienbesitzern bei der Bewältigung von schwerwiegenden Beeinträchtigungen zu helfen. Rechtzeitige, gut organisierte Sanierungsmaßnahmen sind Teil unseres Jobs.
Das Unternehmen ist auf seinen Fuhrpark angewiesen, um Spezialgeräte und Reinigungsexperten zu den Einsatzorten zu bringen. Leider gingen die Fahrzeugschlüssel immer wieder verloren. Dies beeinträchtigte nicht nur die Fähigkeit des Unternehmens, effizient auf Anrufe zu reagieren, weil die Fahrzeuge nicht genutzt werden konnten, sondern es kostete das Unternehmen bei jedem Schlüsselersatz auch viel Geld.
„Wir brauchten eine Möglichkeit, nachzuverfolgen, wer die letzte Person war, die den zugewiesenen Schlüssel hatte und wann er zuletzt verwendet wurde“, sagt Calvin Hamilton, Vizepräsident für den Betrieb des Unternehmens.
Lösung
Als Hamilton von Keycafe erfuhr, erkannte er, dass die Technologie genau das Richtige für sein Unternehmen sein könnte und beschloss, sie auszuprobieren. Das Unternehmen installierte eine SmartBox und nutzte die anpassbaren Funktionen von Keycafe, um ein System zu erstellen, das genau auf seine Bedürfnisse zugeschnitten war.
Jedem Mitarbeiter wird eine eindeutige PIN zugewiesen, die ihm nur Zugang zu bestimmten, von seinem Vorgesetzten festgelegten Fahrzeugen gewährt. Jeden Morgen geben die Fahrer ihre PIN an der SmartBox ein und wählen den Fahrzeugschlüssel aus, den sie für den Tag benötigen. Am Ende der Schicht wird der an jedem Schlüssel angebrachte Anhänger gescannt und wieder in die SmartBox eingecheckt. In der SmartBox werden auch Ersatzschlüssel aufbewahrt, falls ein Schlüssel verloren geht.
Für eine einfache Verwaltung nutzt Paul Davis Restoration die Gruppenfunktion von Keycafe, mit der sich Schlüssel in Gruppen wie Schichten oder Abteilungen einteilen lassen, um schnell Berechtigungen zu erhalten.
Ergebnis
Laut Hamilton waren die Ergebnisse der Einführung des Keycafe-Systems sofort erkennbar. Da die Verantwortung nun nicht mehr bestritten werden kann, lassen sich die Schlüssel problemlos verfolgen und wiederfinden. Anhand der Zugangsprotokolle für jeden Schlüssel und jeden Mitarbeiter kann die Geschäftsleitung genau nachvollziehen, wann ein Schlüssel entnommen und von welchem Mitarbeiter er benutzt wurde.
Seit der Einführung von Keycafe sind die Kosten für den Ersatz von Schlüsseln fast auf Null gesunken. Firmenfahrzeuge stehen nicht mehr still, und die Frustration über verlorene Schlüssel gehört der Vergangenheit an.
