Herausforderung
Der Kindergarten Sumire wird von der Social Welfare Corporation Nagatanagasaki betrieben und ist ein vorschulisches und außerschulisches Programm, das sich auf die emotionale Entwicklung von Kindern im Alter von 0 bis 5 Jahren konzentriert. Das Unternehmen ist stolz darauf, das zweite Zuhause für kleine Kinder zu sein und bietet Unterricht in den Bereichen Englisch sprechen/hören, Ernährung durch Kochkurse, Eisar-Unterricht (traditioneller Tanz von den Okinawa-Inseln) und Kunstlehrpläne. Im Kindergarten Sumire stehen berufstätige Eltern an erster Stelle und ist stets bestrebt, den Eltern zu helfen und gleichzeitig den Kindern Bildungsdienstleistungen anzubieten.
Im Kindergarten liegt der betriebliche Fokus auf der Verbesserung von Effizienz und Sicherheit durch Informations- und Kommunikationstechnologie. Um dies zu erreichen, wird jedem Mitarbeiter ein iPad zur Verfügung gestellt, mit dem er verschiedene Aufgaben erledigen kann. Keycafe wurde ursprünglich eingeführt, um den Austausch von Schlüsseln zwischen Frühschicht- und Spätschichtlehrern zu erleichtern und die Verantwortung für die Verwendung von Schlüsseln für sensible Bereiche und Fahrzeuge zu übernehmen.
Lösung
Schlüssel für Eingangstüren, Sicherheitsschlösser, Fahrzeuge und ein Lagerhaus werden alle in der SmartBox des Kindergartens Sumire aufbewahrt. Alle Mitarbeiter sind mit ihrem eigenen Keycafe-Konto registriert und der Zugriff auf Schlüsselgruppen wird entsprechend dem Dienstalter und den Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter festgelegt. Beispielsweise haben nur Fahrer und andere Mitarbeiter, die regelmäßig fahren müssen, die Erlaubnis für Fahrzeugschlüssel, wodurch unbefugter Zugriff auf Schulbusse und andere Fahrzeuge verhindert wird. Ebenso sind Schlüssel zu sensiblen Bereichen des Campus nur für autorisiertes Personal mit der erforderlichen Freigabe zugänglich.
Mitarbeiter nutzen die Keycafe-App auf ihren iPads, um die Schlüsselabholung und -abgabe an der SmartBox zu veranlassen und den Live-Status jedes Schlüssels zu überprüfen. Dadurch können sie sehen, ob ein Schlüssel verfügbar oder in Gebrauch ist, bevor sie versuchen, einen Schlüssel abzuholen. Keycafe stellt außerdem Protokolle zur Verfügung, aus denen hervorgeht, wer zu welcher Zeit zuletzt einen Schlüssel verwendet hat, sodass verlegte Schlüssel jederzeit aufgespürt werden können.
Vor der Implementierung von Keycafe zentralisierte Kindergarten Sumire Benachrichtigungen aus verschiedenen Softwareprogrammen in Slack und nutzte daher natürlich die einfache API von Keycafe, um Schlüsselverwaltungsbenachrichtigungen auf die gleiche Weise zu integrieren. Dies ermöglichte es dem gesamten Team, immer über die neuesten Informationen über den Standort und Status jedes Schlüssels zu verfügen.
Ergebnis
Seit der Implementierung von Keycafe hat der Kindergarten Sumire erhebliche Verbesserungen bei der Effizienz der Schlüsselverwaltung erlebt. Mit der Keycafe SmartBox und der App auf ihren iPads können Mitarbeiter schnell auf die benötigten Schlüssel zugreifen und verschwenden so keine Zeit mit der Suche nach verlegten Schlüsseln. Das transparente Managementsystem mit Echtzeitverfolgung und Benutzerprotokollen hat eine Kultur der Verantwortlichkeit unter den Mitarbeitern geschaffen, was zu weniger verlorenen oder verlegten Schlüsseln und einer höheren Gesamtbetriebseffizienz geführt hat. Der Zugang zu den sensiblen Bereichen und Fahrzeugen der Schule ist nun streng auf autorisiertes Personal beschränkt, wodurch das Risiko einer unbefugten Nutzung verringert wird.
Die Integration der API von Keycafe in die Slack-Kommunikationsplattform der Schule hat eine nahtlose Koordination im Team erleichtert. Jede Schlüsselbewegung wird sofort dem gesamten Team mitgeteilt, wodurch die Verantwortlichkeit jedes einzelnen Mitglieds weiter gestärkt wird. Dieses System ermöglicht auch eine schnelle Reaktion bei Notfällen oder ungewöhnlichen Schlüsselaktivitäten, was zur allgemeinen Sicherheit und zum effizienten Betrieb des Kindergartens beiträgt. Mit Keycafe hat der Kindergarten Sumire sein Ziel erreicht, Technologie zu nutzen, um sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit in seinen Abläufen zu steigern und so mehr Sicherheit für Mitarbeiter und Eltern zu bieten.
„Zusätzlich zur täglichen Abholung und Rückgabe von Schlüsseln verlief die Erstellung und Beendigung des Schlüsselzugangs beim Ausscheiden oder Beitreten von Mitarbeitern viel reibungsloser. Das war ein unerwarteter Bonus“, sagte Herr Momoo, Geschäftsführer des Kindergartens.
