Herausforderung

Biotix Environmental Solutions, ein in Quebec ansässiges Umweltberatungsunternehmen, hatte mit einem hartnäckigen Problem zu kämpfen: fehlende Schlüssel und keinerlei Transparenz hinsichtlich der Schlüsselverwendung. Marianne Boivin, die Assistentin der Geschäftsleitung bei Biotix, war selbst Zeugin der Auswirkungen, die dies auf den täglichen Betrieb hatte. Bei einem 19-köpfigen Team führten verlegte Schlüssel zu Einrichtungen und Fahrzeugen zu Verzögerungen und Frustration. Zeitverschwendung bei der Suche nach Schlüsseln war eine erhebliche Ineffizienz in einer ansonsten gut geölten Maschine. Biotix brauchte eine Lösung, die sowohl Verantwortlichkeit als auch einfachen Zugriff bot, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.

Schmerzstellen

• Schlüsselengpässe: Verlorene oder verlegte Schlüssel führten zu Verzögerungen beim Erreichen der Kundenstandorte.
• Rechenschaftslücke: Es gab kein System zur Verfolgung des Schlüsselzugriffs in Echtzeit und in der Vergangenheit.
• Vergeudete Produktivität: Zeit wurde mit der Suche nach fehlenden Schlüsseln statt mit produktiven Aufgaben verbracht.

Lösung

Biotix probierte zunächst seine eigenen Methoden aus – einen Notizblock neben den Schlüsseln und Apple AirTags. Benutzer vergaßen oder ignorierten jedoch häufig, ihre Nutzung zu protokollieren, und obwohl die AirTags das Auffinden verlorener Schlüssel ermöglichten, konnten sie das Verlegen nicht verhindern.

Nach einem Vergleich verschiedener Schlüsselverwaltungssysteme entschied sich Biotix für Keycafe als optimale Lösung. Sie waren von der Zweckmäßigkeit und Erschwinglichkeit im Vergleich zu anderen Optionen beeindruckt und wussten, dass sie die Antwort gefunden hatten. Keycafe bot eine umfassende Lösung für alle ihre Schlüsselverwaltungsprobleme – ein praktisches, zugängliches und nachverfolgbares System. Um einen Schlüssel abzuholen, identifiziert sich das Personal, indem es seinen individuellen Zugangscode in die SmartBox eingibt. Daraufhin wird eine Liste der Schlüssel angezeigt, für deren Verwendung es eine Erlaubnis erhalten hat. Die Schlüsselrückgabe erfolgt mit demselben Code und die Details jeder Transaktion werden protokolliert.

Durch die Implementierung des SmartBox-Schlüsselverwaltungssystems von Keycafe erhielt Biotix eine vollständige Rückverfolgbarkeit für jeden Schlüssel und zeichnete automatisch auf, wer ihn wann genommen hatte. Dieses Maß an Verantwortlichkeit und Effizienz war genau das, was Biotix brauchte. Darüber hinaus stellten sie fest, dass die Benutzerfreundlichkeit des Systems es sogar ihren nicht technisch versierten Mitarbeitern ermöglichte, ihren neuen Arbeitsablauf schnell zu verstehen.

Implementierung von Biotix Environmental Solutions

• Der Keycafe-Vorteil: Biotix hat sich aufgrund der überlegenen Funktionen, des benutzerfreundlichen Designs und der niedrigen Kosten im Vergleich zu konkurrierenden Schlüsselverwaltungssystemen für Keycafe entschieden.
• Nachverfolgbar und transparent: Schlüsselzugriff, der eine Authentifizierung erfordert, und detaillierte Nutzungsprotokolle sorgen für Sicherheit beim Biotix-Management.
• Schnelle Einführung durch die Mitarbeiter: Dank intuitiver Software und Arbeitsabläufen konnten sowohl Benutzer als auch Administratoren das System vom ersten Tag an nutzen.

Ergebnis

Nach zwei Monaten mit Keycafe meldete Biotix einen deutlichen Rückgang verlorener Schlüssel – von mehrmals pro Woche auf höchstens einmal pro Monat. Darüber hinaus werden verlorene Schlüssel jetzt viel schneller gefunden, da sie bis zum letzten Benutzer zurückverfolgt werden können. Diese drastische Reduzierung schlüsselbezogener Probleme führte zu reibungsloseren Abläufen und machte zahllose Stunden, die zuvor mit Suchen und Warten verschwendet wurden, überflüssig.

Für Biotix gingen die Vorteile über Schlüssel hinaus. Sie entdeckten unerwartete Vorteile wie ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter und die Idee, Firmenkreditkarten in der SmartBox zu platzieren. Das Buchhaltungsteam kann nun leicht herausfinden, welcher Mitarbeiter einen Einkauf getätigt hat (und wen es wegen einer Rechnung kontaktieren muss!).

Das Ergebnis

• Betriebseffizienz: Die Gesamteffizienz wurde durch die deutlich reduzierte Zeit, die mit der Schlüsselsuche und dem Zusammenstellen einer Beweiskette verbracht wurde, gesteigert.
• Verantwortlichkeit des Personals: Detaillierte Zugangsprotokolle erhöhten die Sicherheit und führten dazu, dass das Personal seine Fahrzeuge bewusster nutzte.
• Vorteile, die über Schlüssel hinausgehen: In der SmartBox platzierte Kreditkarten werden auf die gleiche Weise wie Schlüssel verfolgt, was zu einer transparenteren Verwaltung der Mitarbeiterausgaben führt.