Herausforderung

Von der Einrichtung von Pop-up-Stores bis zur Lagerung, vom Aufbau von Exponaten bis zur Erstellung maßgeschneiderter Banner - E-Demonstrations ist stolz auf seine Fähigkeit, auf jeden noch so kurzfristigen Bedarf im Zusammenhang mit Veranstaltungen zu reagieren. Mit Sitz in Antwerpen, Belgien, bietet E-Demonstrations so ziemlich alles, was eine Organisation bei der Durchführung eines Events benötigen könnte, von Bühnenbildern über Lebensmittel bis hin zu maßgeschneiderten Event-Apps.

Autos und Lastwagen spielen eine große Rolle bei den Dienstleistungen des Unternehmens, zu denen reguläre Veranstaltungsfahrzeuge, "White-Label"-Fahrzeuge, die mit einer individuellen Marke versehen werden können, Anhänger und mehr gehören. Insgesamt verfügt das Unternehmen über eine Flotte von mehr als 90 Fahrzeugen. Darüber hinaus wurde das Unternehmen kürzlich von der Stadt Antwerpen mit dem Bau von Notunterkünften für ukrainische Flüchtlinge beauftragt.

Geschäftsführer, Yo Engelen, sagt: "Wir mussten zehn oder mehr Kollegen anrufen, um herauszufinden, wer die Schlüssel für ein bestimmtes Fahrzeug hat, verloren gegangene Schlüssel, keine klare Vorstellung davon, wer wann welche Schlüssel genommen hatte ...", wenn Schlüssel verloren gingen.

Es war klar, dass eine Lösung benötigt wurde.

Lösung

E-Demonstrations investierte in das Keycafe SmartBox-System. "Wir haben keine anderen Optionen in Betracht gezogen", sagt Engelen. "Uns gefiel die Benutzerfreundlichkeit von [Keycafe] und die sehr schnelle Beantwortung unserer Fragen."

Das Unternehmen hat einen maßgeschneiderten Arbeitsablauf implementiert, der für sie perfekt funktioniert: "Unser Administrator erstellt für jeden Mitarbeiter ein Benutzerprofil und kümmert sich auch um die tägliche Verwaltung der Schlüssel. Wenn unserer Flotte ein neues Fahrzeug zugewiesen wird, kennzeichnet sie auch die Schlüssel und fügt sie dem Keycafe-System hinzu".

Jeder Mitarbeiter verwendet die Keycafe-App, um auf die Schlüssel zuzugreifen, für die er eine Berechtigung erhalten hat. Jedes Mal, wenn sie einen Schlüssel abholen oder abgeben, werden ihre ID sowie die Zeit und der Ort des Schlüsselzugriffs protokolliert, so dass das Management im Falle eines verlorenen Schlüssels einen Schlüsselzugriffsweg hat. Der Administrator kann die Berechtigungen der Mitarbeiter jederzeit und von überall aus über die Keycafe-App verwalten.

Ergebnis

Die Klarheit über die Zugriffsrechte und die Möglichkeit, zu verfolgen, wer welche Schlüssel benutzt hat, hat E-Demonstrations viel Zeit und Frustration erspart. "Früher mussten wir mehrere Mitarbeiter kontaktieren, um herauszufinden, wer einen Schlüssel nicht zurückgegeben hatte", sagt Engelen. "Jetzt können wir, wenn ein Schlüssel nicht zurückgegeben wurde, leicht herausfinden, wer ihn zuletzt ausgeliehen hat."

Engelen lobt auch die Einfachheit des Systems und betont, dass weniger verlorene Schlüssel bedeuten, dass das Unternehmen Geld spart, da es keine neuen Schlüssel mehr anfertigen lassen muss. Da die Schlüssel organisiert sind, kann E-Demonstrations leichter auf die Bedürfnisse seiner Kunden eingehen.