Herausforderung

Als Kurator des John Ball Zoos stand Tim Sampson vor der großen Herausforderung, die Sicherheit der Tiere und der Tierpfleger zu gewährleisten, da die Schlüssel für die Tierkäfige von den Mitarbeitern manuell verwaltet wurden. Der Prozess war zeitaufwändig, fehleranfällig und stellte eine Gefahr für die Tiere dar. Das Management musste die Personalschlüssel, die am Ende jeder Schicht in einer Dropbox abgelegt wurden, manuell nachweisen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter sicher eingecheckt hatten. Dies war für 200 Mitarbeiter ein zeitaufwändiger und ineffizienter Prozess.

Außerdem könnten verlorene Schlüssel kostspielig sein, und einige Mitarbeiter fühlten sich nicht wohl dabei, ihre Schlüssel vor Ort zu sichern, wenn sie nicht bei der Arbeit waren, sagt Tim.

Tim und sein Führungsteam erkannten, dass sie eine bessere Lösung brauchten, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Es wurde ein automatisiertes System benötigt, das es den Mitarbeitern ermöglichte, ihre Schlüssel einfach und ohne zusätzliche Kontrolle auszuleihen und zurückzugeben. Außerdem brauchten sie eine Möglichkeit, das Management zu benachrichtigen, wenn Schlüssel zurückgegeben wurden, und vor allem, wenn Schlüssel nicht zurückgegeben wurden.

Lösung

Bei einer Internetrecherche entdeckten sie Keycafe, das sich durch seine automatisierten Arbeitsabläufe und Warnmeldungen sowie durch seine anpassbaren zeitbasierten Schlüsselberechtigungen auszeichnete. Die Mitarbeiter müssen nun ihren eindeutigen, identifizierenden NFC-Ausweis scannen, um Zugang zum Keycafe-System zu erhalten, wodurch sichergestellt wird, dass nur befugtes Personal Zugang zu den Schlüsseln hat.

„Die Mitarbeiter checken die Schlüssel zu Beginn und am Ende jeder Schicht aus und wieder ein, wobei bestimmte geschulte Mitarbeiter Zugang zu speziellen Schlüsselgruppen haben, wenn es der Zeitplan erfordert“, erklärt Tim. Die Schlüssel zu den Tierkäfigen sind nur während der festgelegten Zeitschichten zugänglich, und es wird ein Alarm ausgelöst, wenn die Schlüssel nicht rechtzeitig zurückgegeben werden, was die Sicherheit von Personal und Tieren erhöht.

Bei einer Gruppe von besonders wichtigen Tierkäfigschlüsseln wird 15 Minuten nach der Abholung eine Benachrichtigung gesendet, da die Tierpfleger normalerweise nicht länger als diese Zeit Zugang benötigen. In Notfällen, wenn ein Tier außerhalb der normalen Schichten dringend versorgt werden muss, werden einmalige Buchungen vorgenommen, damit ein Mitarbeiter Zugang zum Käfig des Tieres erhält.

Ergebnis

Seit dem Einsatz von Keycafe hat das Team des John Ball Zoo keine Schlüssel mehr vergessen oder verloren, wodurch Zehntausende von Dollar für die Neuvergabe von Schlüsseln eingespart werden konnten. Die Teamleiter wissen es auch zu schätzen, dass sie benachrichtigt werden, wenn alle Mitarbeiter ihre Schlüssel zurückgegeben und ihren Tag sicher beendet haben - ohne dass sie persönlich anwesend sein müssen, um die Schlüsselrückgabe zu überwachen.

Viele Mitarbeiter fühlen sich jetzt wohler, wenn sie ihre Schlüssel vor Ort in den SmartBoxen aufbewahren und nicht mehr für sie verantwortlich sind, wenn sie nicht bei der Arbeit sind. Zu Beginn und am Ende ihres Arbeitstages ist der Prozess der Schlüsselabholung und -abgabe unkompliziert und schnell, mit wenig bis gar keinen Auswirkungen auf ihren Zeitplan.

Keycafe bietet John Ball Zoo eine sichere und effiziente Lösung für die Schlüsselverwaltung der Mitarbeiter und die Gewährleistung der Sicherheit der Teammitglieder am Ende jeder Schicht. Der automatisierte Check-In- und Check-Out-Prozess hat die betriebliche Effizienz des Zoos verbessert und spart ihm Zeit und Geld. Als Kurator können sich Tim Sampson und sein Team nun auf ihre Aufgabe konzentrieren, die Gäste für Tiere und die Natur zu begeistern, ohne sich um die zeitraubende manuelle Schlüsselverwaltung der Mitarbeiter kümmern zu müssen.