Herausforderung

Shelter Garage in Madrid ist auf die Pflege und Aufbewahrung von Oldtimern und Sportwagen spezialisiert. Ursprünglich als Fahrzeuglager gegründet, bietet das Unternehmen mittlerweile Dienstleistungen wie Fahrzeugaufbereitung, Restaurationen, Folierung, Polieren, An- und Verkauf sowie Spezialaufbereitungen an. Angesichts von vier Standorten und steigender Nachfrage entwickelte sich der zentrale Übergabeprozess zu einem Engpass.

Vor der Einführung von Keycafe nutzte das Shelter-Team manuelle und improvisierte Methoden zur Verwaltung von Fahrzeugschlüsseln. Schlüssel wurden versteckt oder persönlich ausgetauscht, was zeitaufwendig war und das Risiko von Verlust oder Missverständnissen barg. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die Skalierbarkeit, verbesserte Sicherheit und die Beseitigung der Ineffizienzen im Zusammenhang mit dem physischen Schlüsselaustausch ermöglichte.

Schwachstellen

• Fehlende Transparenz: Es gibt keine Möglichkeit nachzuverfolgen, wann oder von wem auf die Schlüssel zugegriffen wurde.
• Zeitaufwand: Manuelle Koordination verzögerte den Fahrzeugzugang für Kunden und Mitarbeiter.
• Sicherheitsbedenken: Das Verstecken oder informelle Austauschen von Schlüsseln führte zu Risiken und Unsicherheit.
• Verzögerungen im Kundenservice: Die Mitarbeiter mussten auf die Kunden warten oder umgekehrt, was zu Reibungsverlusten und Zeitverschwendung führte.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte Shelter Garage das SmartBox-System von Keycafe in all seinen Einrichtungen. Die digitale Schlüsselverwaltungsplattform bot eine zentrale Steuerung und ermöglichte es dem Team, Schlüsselübergaben für Mitarbeiter und Kunden zuzuweisen, zu verfolgen und zu verwalten.

Der Onboarding-Prozess war einfach: Kunden erstellen ein Keycafe-Konto, erhalten eine Systemeinführung und können jederzeit auf ihre Fahrzeugschlüssel zugreifen. Intern nutzt das Team von Shelter Garage Keycafe als zentrale Logistikplattform für Schlüssel. Jeder Mitarbeiter weiß, wo er Schlüssel abholen oder zurückgeben kann, ohne einen Kollegen hinzuziehen zu müssen. Dieser klare Prozess reduziert Unterbrechungen und ermöglicht einen effizienteren Arbeitsablauf.

Umsetzung der Shelter Garage

• Einfache Kundeneinführung: Neue Kunden werden einmalig durch die Einrichtung geführt und können das System sofort selbstständig nutzen.
• Selbstbedienungszugang: Kunden können Schlüssel abgeben und abholen, ohne dass eine persönliche Abstimmung erforderlich ist.
• Zentraler Schlüsselverteiler: Mitarbeiter nutzen das SmartBox-System, um sicher auf Fahrzeugschlüssel für Serviceleistungen zuzugreifen.
• Kontrollierte Berechtigungen: Kunden haben nur Zugriff auf ihre Fahrzeuge, während Mitarbeiter je nach ihrer Rolle einen flexibleren Zugriff haben.

Ergebnis

Keycafe entwickelte sich schnell zu einem unverzichtbaren Werkzeug für den täglichen Betrieb von Shelter Garage. Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Schlüsselübergabe konnte das Team Ineffizienzen im manuellen System beseitigen und die volle Kontrolle über alle Interaktionen mit Kunden- und Mitarbeiterschlüsseln erlangen. Laut Guillermo Encina, COO von Shelter Garage, konnten die Betriebskosten für die Schlüsselverwaltung um 85 % gesenkt werden.

Das neue System gab Shelter Garage die Sicherheit, die Dienstleistungen auszuweiten, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen. Kunden und Mitarbeiter nahmen die Technologie problemlos an, und das System selbst wurde zu einem Verkaufsargument. Iván Fiestas bemerkte, dass die Kunden die Praktikabilität des Systems schätzten und dass dies „ein klarer Grund dafür war, warum sie sich für unsere Werkstatt entschieden“.

Das Team konnte seine Expansion mit Keycafe als Partner fortsetzen, indem es die neuesten SmartBox-Modelle implementierte und die Technologie an verschiedenen Standorten anpasste.

Das Ergebnis

• Operative Kontrolle: Volle Transparenz darüber, wer wann auf die Schlüssel zugegriffen hat, was hilft, Probleme schnell zu lösen und ein Verlegen zu vermeiden.
• Skalierbarkeit: Das Team kann nun mehr Kunden bedienen, ohne dass zusätzliche Koordination oder zeitaufwändige manuelle Aufgaben erforderlich sind.
• Verbesserte Kundenerfahrung: Kunden genießen die Unabhängigkeit und den Komfort des Selbstbedienungszugangs.
• Autonomie der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter sind nicht mehr aufeinander angewiesen, um Schlüssel zu finden oder darauf zuzugreifen, was die Effizienz der Arbeitsabläufe erhöht.
• Markendifferenzierung: Keycafe ist jetzt Teil des Wertversprechens beim Onboarding neuer Kunden.