Herausforderung
Angesichts der hohen Ersatzkosten für moderne elektronische Schlüssel für Fahrzeuge und Geräte war Signarama in Lawrenceburg, Indiana, klar, dass sich etwas ändern musste. Die bestehenden Prozesse zur Verwaltung der Logistik von Schlüsseln für LKWs, Anhänger und Geräte bereiteten erhebliche betriebliche Probleme. Geschäftsführer Bill Hall war besonders besorgt darüber, dass es keine Möglichkeit gab, zu bestätigen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt für einen Schlüssel verantwortlich war, und dass es daher niemanden gab, der im Falle eines Fahrzeugschadens oder eines verlorenen Schlüssels zur Verantwortung gezogen werden konnte. Dieses Problem verursachte nicht nur finanzielle Belastungen und beeinträchtigte die Effizienz des Teams, sondern förderte auch die Nachlässigkeit der Mitarbeiter in Bezug auf die Verantwortlichkeit.
Schmerzstellen
- Häufiger Schlüsselverlust: Führte zu betrieblichen Ineffizienzen und Verzögerungen.
- Hohe Ersatzkosten: Der Kauf und die Neuprogrammierung neuer Schlüssel und Fahrzeuganhänger setzen das Unternehmen finanziell unter Druck.
- Mangelnde Verantwortlichkeit: Bei auftretenden Problemen ist es schwierig nachzuverfolgen, wer für welchen Schlüssel verantwortlich war.
Lösung
Nachdem Bill von Keycafe an einem Signarama-Standort in Detroit gehört hatte, der zuvor mit ähnlichen Herausforderungen bei der Schlüsselverfolgung konfrontiert war, nahm er Kontakt zu Keycafe auf und installierte kurz darauf das Schlüsselverwaltungssystem SmartBox von Keycafe. Das Team am Standort Lawrenceburg war beeindruckt von der einfachen Einrichtung und davon, wie schnell Keycafe in den täglichen Betrieb integriert wurde. Dadurch entstand ein strukturierter Prozess, bei dem jedes Teammitglied nun einen einzigartigen Code hat, mit dem es Schlüssel abholen und zurückgeben kann. Mit ihren Codes haben sie nur Zugriff auf die Schlüssel, die sie verwenden dürfen, und jede Transaktion wird automatisch protokolliert. Dadurch wurde nicht nur eine klare Verantwortlichkeitslinie geschaffen, sondern auch die sichere und effiziente Verwaltung der Vermögenswerte von Signarama sichergestellt.
Signarama Lawrenceburgs Umsetzung
- PIN-Code-Authentifizierung: Mitarbeiter verwenden ihre einzigartigen, identifizierbaren Codes, um Schlüssel bei der SmartBox abzuholen und abzugeben.
- Unbestreitbare Verantwortlichkeit: Zugriffsverlaufsprotokolle ermöglichen eine genaue Nachverfolgung, wer wann welchen Schlüssel hatte.
- Schnelle Einarbeitung: Dank der einfachen Einrichtung und der benutzerfreundlichen Software konnte das Team das System sofort nutzen.
„Es ist einfach zu bedienen und wir wissen immer, wer welchen Schlüssel hat. Alle Schlüssel werden immer zurückgegeben und wir mussten keine Schlüssel ersetzen, was eine enorme Kostenersparnis bedeutet.“
Ergebnis
Vom ersten Tag an, an dem Signarama Lawrenceburg Keycafe zur Aufbewahrung, Verteilung und Nachverfolgung seiner Schlüssel nutzte, bemerkte das Unternehmen eine deutliche Verbesserung der allgemeinen Betriebseffizienz. Die intuitive Natur des Systems führte dazu, dass es schnell vom Team angenommen wurde, das die Transparenz und Verantwortlichkeit schätzte, die es seiner Arbeit brachte. Die neu gewonnene Sicherheit für das Management stand in krassem Gegensatz zu der ständigen Angst, die sie früher vor dem nächsten verlorenen Schlüssel – und den nächsten überraschenden Ersatzkosten – hatten. Dies hat nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern auch einen proaktiveren und verantwortungsvolleren Ansatz bei der Planung und Nutzung von Unternehmensanlagen gefördert.
Das Ergebnis
- 100 % Schlüsselrückgaberate: Seit der Einführung von Keycafe gab es im Unternehmen keinen einzigen Fall von verlorenen Schlüsseln.
- Kulturwandel hin zu mehr Verantwortlichkeit: Da die Mitarbeiter wissen, dass ihre Schlüsselnutzung verfolgt und ihnen zugeordnet wird, gehen sie jetzt vorsichtiger mit der ihnen anvertrauten Ausrüstung um.
- Proaktive Planung: Das Personal plant den Einsatz von LKWs und Geräten nun sorgfältiger, da ihre Nutzung protokolliert wird.
