Herausforderung
Aransas Pass, Texas, ist mit knapp 10.000 Einwohnern eine kleine Stadt, aber das bedeutet nicht, dass die Polizeibehörde nicht beschäftigt ist. Zweiunddreißig Beamte, neun Fernmeldebeamte, zwei Beamte für die Tierkontrolle, zwei Verwaltungsangestellte und eine Handvoll Freiwilliger bekämpfen Verbrechen, stellen Hilfsbeamte für Schulen, informieren die Gemeinde über neue Verordnungen, sind für den Tierschutz zuständig und bieten Selbstverteidigungskurse für Zivilisten an.
Da die Mitarbeiter des Aransas Pass Police Department viel zu tun haben, um die Sicherheit der Gemeinde zu gewährleisten, müssen sie keine Zeit mit der Suche nach Schlüsseln verschwenden. Es wurden nicht nur Schlüssel verlegt, sondern auch die Kreditkarten der Abteilung gingen verloren, was zu Frustration und Zeitverschwendung führte. Es wurde ein Check-out-Protokoll in Papierform verwendet, das aber meistens einfach ignoriert wurde. Hinzu kam, dass alle Schlüssel und Kreditkarten allen Mitarbeitern zur Verfügung standen, was die Vergabe von Berechtigungen und die Organisation zu einem Albtraum machte.
Lösung
Die Keycafe SmartBox erwies sich als die perfekte Lösung.
"Unsere Streifenwagenschlüssel werden in der Box aufbewahrt", sagt David Offalter, IT-Manager der Polizei. "Wenn die Beamten zur Schicht kommen, finden sie den Schlüssel zu ihrem Fahrzeug in der Keycafe-App und holen ihn aus der Box. Am Ende ihrer Schicht geben sie ihn über das Touch-Display an der Box zurück." Da jeder Beamte über sein Keycafe-Konto identifiziert wird, während er in der mobilen App angemeldet ist, kann die digitale Aufzeichnung nicht ignoriert werden, wie es bei der Papieraufzeichnung der Fall war.
Das Büro kämpfte auch damit, die Kreditkarten der Abteilung sicher aufzubewahren und sie gleichzeitig autorisierten Mitarbeitern bei Bedarf zugänglich zu machen. In den SmartBox-Schließfächern können neben Schlüsseln auch kleine Gegenstände aufbewahrt werden, so dass sich die Verwendung für Kreditkarten geradezu anbot. Jetzt sind alle Abteilungsschlüssel mit einem Keycafe-Anhänger versehen, und jedes Mal, wenn ein Schlüssel oder eine Kreditkarte aus dem Schließfach abgeholt oder zurückgegeben wird, wird ein Datensatz erstellt. Darüber hinaus können Schlüssel und Kreditkarten jetzt auf Mitarbeiter beschränkt werden, die zur Nutzung berechtigt sind, so dass das Risiko einer unbefugten Nutzung ausgeschlossen ist.
"Keycafe war die einzige Lösung, die wir gefunden haben, die eine Lösung im Stil von Schließfächern bietet", sagt Offalter. "Es ist so konzipiert, dass es sich flexibel an die Bedürfnisse des Kunden anpassen lässt."
Ergebnis
Die Polizeibeamten und andere Mitarbeiter müssen sich nicht mehr abmühen, wenn Kreditkarten oder Schlüssel für Dienstfahrzeuge verloren gehen. Vor dem Einsatz von Keycafe musste die Abteilung eine Massen-E-Mail verschicken und auf die Antwort der Mitarbeiter warten. Dank der vom Keycafe-System automatisch erstellten Datensätze weiß man nun immer, wer zuletzt einen Schlüssel abgeholt hat. Laut Polizeichef, Eric Blanchard, "ist die Verärgerung der Abteilung über diese Probleme so gering wie nie zuvor".
"Alle lieben das System", sagt Offalter. "Es hat uns viel Zeit bei der Suche nach Schlüsseln gespart. Wenn jetzt ein Schlüssel fehlt, wissen wir genau, wo wir ihn suchen müssen."
