Herausforderung

Als Sicherheitsberatungsagentur bietet USTASC unter anderem nächtliche Patrouillen mit Fahrzeugen und Zugang zu Kundenstandorten an. Vor der Zusammenarbeit mit Keycafe hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, den Überblick darüber zu behalten, welcher Mitarbeiter welches Fahrzeug bediente und wer Zugang zu den verschiedenen Kundenstandorten hatte. Das veraltete System mit einfachen Schlüsselboxen und Abmeldeprotokollen war ungenau, vor allem nach Geschäftsschluss, wenn die Mitarbeiter den Vorgang abschlossen, bevor sie einen Schlüssel entgegennahmen. Dies war sowohl eine betriebliche Ineffizienz als auch ein Sicherheitsproblem, das behoben werden musste.

Lösung

USTASC entschied sich für das Keycafe-Schlüsselverwaltungssystem, weil es eine genaue Nachverfolgung der Schlüsselausgabe nach Feierabend ermöglicht, was für die Nachtschicht wichtig war. Den Mitarbeitern werden eindeutige PINs zugewiesen, die ihnen den Zugang zu den verfügbaren Fahrzeugschlüsseln ermöglichen, und wenn ein Schlüssel ausgeliehen wird, werden die ID des Mitarbeiters, der Name des Fahrzeugschlüssels und die Uhrzeit des Zugangs protokolliert. Es gibt keine Möglichkeit, auf einen Schlüssel zuzugreifen, ohne diesen Prozess zu durchlaufen, daher müssen sich alle Mitarbeiter mit ihrer PIN identifizieren, und die Geschäftsleitung kann die Zugangsprotokolle jederzeit einsehen.

Ergebnis

Am Tag, nachdem USTASC die SmartBox von Keycafe installiert und sich mit der App vertraut gemacht hatte, waren die Ergebnisse eindeutig. Das Management hatte nun eine zuverlässige Möglichkeit, die Mitarbeiter während ihrer Schichten mit den Fahrzeugen zu verbinden, und die Mitarbeiter hatten ein bequemes, einfach zu bedienendes System für den Zugriff auf die Fahrzeugschlüssel. Ein zusätzlicher, unerwarteter Vorteil war die Nachverfolgung von Fahrzeugschäden und -sauberkeit. Die Fahrer sind nun für den Zustand ihres Fahrzeugs am Ende einer Schicht verantwortlich, und USTASC hat eine Methode gefunden, um zu verfolgen, welche Fahrzeuge für den nächsten Einsatz gereinigt werden müssen.