Herausforderung

Das DoubleTree by Hilton Hotel in Windsor Locks, CT, hatte mit einer kritischen Herausforderung zu kämpfen. Dass Schlüssel zu sensiblen Bereichen des Hotels in die falschen Hände geraten, war ein allgegenwärtiges Problem, wobei das Problem der Schlüsselverwaltung im Mittelpunkt stand. Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, mussten jeden Tag Schlüssel an das 90-köpfige Team des Hotels verteilt und dort abgeholt werden. Ohne ein robustes System zur Überwachung und Kontrolle dieses Austauschs war das Hotel jedoch angreifbar. Das Risiko, dass Schlüssel verlegt wurden, war hoch, was eine ständig drohende Gefahr für die Räumlichkeiten darstellte und möglicherweise hohe Rechnungen für den Austausch von Schlössern verursachte.

Die Herausforderung bestand aus zwei Gründen: Gewährleistung eines Mechanismus zum Aufbewahren von Schlüsseln bei Nichtgebrauch und präzise Verfolgung der Schlüsselausgabe und -rückgabe. Letzteres war nicht nur für die Minimierung des Diebstahlrisikos von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Festlegung einer klaren Verantwortlichkeit. Ihr bestehendes System war umständlich und es fehlten die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen, um unbefugten Zugriff oder Missbrauch zu verhindern. Infolgedessen konnte das Managementteam nicht feststellen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt über einen bestimmten Schlüssel verfügte, was es schwierig machte, eine Sicherheitsverletzung bis zu ihrer Quelle zurückzuverfolgen. Das Fehlen eines wirksamen Systems beeinträchtigte die betriebliche Effizienz und stellte ernsthafte Sicherheitsrisiken dar, die eine dringende Lösung erforderlich machten.

Lösung

Nachdem das Managementteam von einem Schwesterhotel von Hilton von Keycafe gehört hatte, beschloss es, eine SmartBox für eine sichere und effiziente Schlüsselverwaltung auszuprobieren. Mit diesem System können die Mitarbeiter die Schlüsselübergabe und -abgabe zu Beginn und am Ende ihrer Schicht mithilfe von PIN-Codes selbst verwalten, ohne dass eine administrative Aufsicht erforderlich ist. Dies schafft ein Verantwortungsbewusstsein bei den Mitarbeitern und stellt sicher, dass sie für die in ihrem Besitz befindlichen Schlüssel zur Verantwortung gezogen werden.

Die Echtzeit-Tracking-Funktion von Keycafe verbesserte das System weiter und lieferte eine umfassende Aufzeichnung der Schlüsselnutzung. Die Lösung ermöglichte es dem Team, zu jedem Zeitpunkt zu überwachen, wer welchen Schlüssel hatte, und sorgte so für mehr Transparenz bei seinen Abläufen. Dies verschaffte ihnen nicht nur den Schutz der Schlüssel, sondern auch ein zuvor fehlendes Gefühl der Kontrolle.

Darüber hinaus sorgte die benutzerfreundliche Oberfläche von Keycafe für einen reibungslosen Übergang für die Mitarbeiter und ermöglichte ihnen eine schnelle Eingewöhnung in das neue System. „Wir wissen genau, wer welchen Schlüssel hatte und wer nicht, was uns die vollständige Kontrolle über unser Gebäude gibt“, sagt Mohamed Anwer, Director of Food and Beverage bei DoubleTree Hardford.

Ergebnis

Die Einführung von Keycafe in den Betrieb des DoubleTree by Hilton Hotel führte zu einer radikalen Veränderung. Die unmittelbare Wirkung der Lösung war offensichtlich und wurde vom gesamten Team begrüßt, das über das Maß an Kontrolle, das sie über jede einzelne Taste bot, erstaunt war. Der zentrale Managementprozess des Hotels, der einst Anlass zur Sorge gab, war nun ein Musterbeispiel für Effizienz.

Die Mitarbeiter sind jetzt stärker verantwortlich, da sie wissen, dass ihre Schlüsselnutzung verfolgt und aufgezeichnet wird. Dies führte insgesamt zu einer Verbesserung ihrer Verantwortlichkeiten und zu einer Verringerung der Fälle verlegter Schlüssel. Die Lösung war so benutzerfreundlich und effizient, dass sie schnell zu einem festen Bestandteil der täglichen Routine aller Mitarbeiter wurde.

Die Zeit und Ressourcen, die zuvor für die Schlüsselverwaltung aufgewendet wurden, werden nun für die Verbesserung des Gästeerlebnisses und andere wichtige Vorgänge verwendet. „Keycafe ist ein unverzichtbares Tool. Jetzt haben wir ein System, das funktioniert“, schloss Mohamed.