Herausforderung

Das in Nara, der Hauptstadt Japans aus dem 8. Jahrhundert, gelegene Ehon Hotel („Bilderbuchhotel“ auf Japanisch) erweckt die Magie fantasievoller Geschichten und wunderschöner Illustrationen von Bilderbüchern aus aller Welt zum Leben. Kinder und Erwachsene genießen gleichermaßen Zugang zu Pop-up-Büchern, Badebüchern und Büchern zu Geschlechter- und Umweltthemen, viele davon aus Italien. Da diese in lokalen Bilderbüchern selten thematisiert werden, hofft das Ehon Hotel, seinen Gästen eine Verbindung zur Welt außerhalb Japans zu ermöglichen.

Viele Gäste reisen mit Kindern an und neigen dazu, zu spät zu den festgelegten Check-in-Zeiten zu kommen. Darüber hinaus akzeptiert das Hotel nur eine Gruppe von Gästen pro Tag, sodass es ineffizient war, Personal vor Ort nur für den Check-in-/Check-out-Vorgang einzuplanen. Damit sich das Personal vor Ort auf die Reinigungsaufgaben konzentrieren kann, wollte das Hotel, dass die Check-in-Vorgänge von Remote-Backoffice-Mitarbeitern abgewickelt werden. Es wurde darüber nachgedacht, ein Smartlock an der Tür anzubringen, diese Option war jedoch aufgrund des Türtyps nicht realisierbar.

Da eindeutig eine flexible Check-in-Option erforderlich war, begann das Hotel, sich mit verschiedenen Systemen auf dem Markt zu befassen. Für das Ehon Hotel standen Stabilität und Benutzerfreundlichkeit für die Gäste bei der Auswahl eines Systems im Vordergrund.

Lösung

Der benutzerfreundliche Online-Shop von Keycafe, die schnelle Lieferung und der einfache Installationsprozess waren allesamt ausschlaggebende Faktoren für die endgültige Entscheidung. Der Hauptgrund, warum sich das Ehon Hotel für Keycafe entschieden hat, war jedoch die Möglichkeit, Zutritte in Echtzeit aus der Ferne zu vergeben und zu bearbeiten, so dass das Personal auch außerhalb des Standorts arbeiten und den Gästen bei Bedarf trotzdem behilflich sein kann.

Das Ehon Hotel nutzt die Airbnb-Integration von Keycafe. Sobald eine Reservierung gebucht ist, wird automatisch ein eindeutiger Zugangscode erstellt und dem Gast kurz vor seinem Check-in-Datum zugesandt. Sobald der Gast im Hotel angekommen ist, kann er seinen Zimmerschlüssel mit dem Code an der Keycafe SmartBox abholen.

Bei jeder Stornierung oder Reservierungsänderung aktualisiert die Keycafe-Software den Zugang entsprechend. „Wir müssen uns keine Sorgen mehr darüber machen, ob wir den Gästen Schlüsselzugänge zusenden oder nicht, was eine große Erleichterung ist“, sagt Frau Hijiya, Managerin des Ehon Hotels.

Ergebnis

Als das Hotel im Dezember 2021 eröffnet wurde, war das Management-Team besorgt, ob sich ihre Kunden mit einem Self-Check-in-System wohlfühlen würden. Sie untersuchten andere Hotels mit ähnlichen Systemen und testeten wiederholt ihren eigenen Betrieb.

„Ehrlich gesagt waren wir eine Zeit lang besorgt, ob der Check-in für die Gäste reibungslos funktionieren würde. Es stellte sich heraus, dass alles gut funktionierte. Rückblickend hat die Pandemie die Digitalisierung von Dienstleistungen vorangetrieben und Self-Check-in-Prozesse wurden weit verbreitet und akzeptiert. Bisher hatten wir keine größeren Probleme und Keycafe ist zum Kernbestandteil unseres Betriebs geworden“, kommentierte Frau Hijiya.

„Wir sind nicht besonders gut im IT-Bereich, daher war die Einrichtung von Keycafe etwas einschüchternd. Zum Glück haben wir festgestellt, dass alle notwendigen Funktionen vorhanden sind und Keycafe sehr intuitiv ist.“