Herausforderung

Das Hotel Gran Arena liegt am Rande des historischen Einkaufsviertels in Okinawa und ist sowohl bei Einheimischen als auch bei Touristen beliebt. Es gibt Bars und Restaurants in der Nähe und ein Mehrzweckstadion ist zu Fuß erreichbar, wo Einheimische Sportveranstaltungen und Konzerte besuchen. Für Touristen ist der einfache Zugang zum und vom Flughafen ein praktisches Verkaufsargument. Das neu eingerichtete und im Dezember 2019 wiedereröffnete Hotel bietet saubere, geräumige Suiten mit separaten Räumen für Bad und Toilette, die von japanischen Gästen sehr geschätzt werden.

Für das Managementteam war die Kontrolle der Arbeitskosten eines der größten Probleme bei der Planung der Wiedereröffnung des Hotels. Sie wollten die Betriebskosten auf ein Minimum beschränken, um für die Kunden erschwingliche Tarife aufrechtzuerhalten. Ein wesentlicher Bestandteil dieses Plans war eine unbesetzte Rezeption und ein unbesetzter Check-in/Check-out-Prozess.

Lösung

Keycafe wurde aufgrund der Kompatibilität mit dem von Airhost bereitgestellten Self-Check-in-System des Hotel Gran Arena ausgewählt. Die Zimmerschlüssel werden in einer Keycafe SmartBox in der Hotellobby aufbewahrt. Wenn Gäste ankommen, füllen sie auf einem Tablet ein Check-in-Formular aus. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird ihm sein einzigartiger Keycafe-Zugangscode angezeigt und er gibt den Code an der SmartBox ein, um seinen Schlüssel abzurufen.

Das Hotel Gran Arena beschäftigt sechs Mitarbeiter, die den Gästen bei Bedarf tagsüber gerne beim Self-Check-in behilflich sind. Wenn nachts Probleme mit der Schlüsselübergabe oder -abgabe auftreten, kann ein Manager die Situation mit der Keycafe-App lösen, auch wenn er nicht vor Ort ist. Mit der App kann ein Manager aus der Ferne Schlüsselkästen für Gäste öffnen, Schlüsselzugangsrechte erstellen und ändern und bei Bedarf den Schlüsselbestand in der SmartBox kontrollieren.

Die Wiedereröffnung des Hotels und die Einführung des Self-Check-in-Systems erfolgten nur einen Monat vor dem ersten gemeldeten Fall von COVID-19 in Japan. Keycafe kam sowohl bei den Gästen als auch beim Hotelpersonal gut an und wurde pünktlich zur Pandemie eingeführt.

Ergebnis

Die Möglichkeit, die SmartBox und Schlüsselzugänge in Echtzeit fernzusteuern, war neben den minimierten Arbeitskosten der größte Vorteil der Einführung von Keycafe. Die Pandemie hat die gesellschaftlichen Normen in Japan grundlegend verändert und Gäste schätzen nun die Privatsphäre, Sicherheit und den Komfort des Self-Check-ins.

Mit Keycafe hat sich der Check-in- und Check-out-Arbeitsaufwand für das Personal tagsüber spürbar verringert und das Management hat die Personalkosten für die Nachtschicht drastisch gesenkt. Diese Kosteneinsparungen wurden an die Gäste weitergegeben, sodass sie ein flexibles Check-in- und Check-out-Erlebnis nach eigenem Zeitplan genießen können, und das alles zu einem niedrigeren Preis im Vergleich zu Mitbewerbern, die eine herkömmliche Rezeption einsetzen.