Herausforderung
Das Hôtel les Pieux liegt auf der Halbinsel Cotentin in der Normandie und ist ein Hotel mit 28 Zimmern, das ganzjährig viele Reisende empfängt. Für einen reibungslosen Gästeaufenthalt ist ein effizientes Zimmerkartenmanagement unerlässlich.
Vor der Einführung von Keycafe lagen die Zimmerschlüsselkarten an der Rezeption aus, wo die Gäste sie anhand einer Checkliste abholen konnten. Diese einfache Vorgehensweise barg jedoch betriebliche Risiken.
Gäste konnten versehentlich die falsche Zimmerkarte erhalten, was zu Verwirrung, Verzögerungen und zusätzlichem Korrekturaufwand für das Personal führte. Die Rezeption musste die Abholung der Zimmerkarten genau überwachen, um Fehler zu vermeiden, was die betriebliche Belastung während der Stoßzeiten erhöhte.
Das Hotel benötigte eine Lösung, die Fehler reduziert, die Sicherheit gewährleistet und die tägliche Ausgabe der Zimmerschlüsselkarten vereinfacht – ohne die vorhandenen Türbeschläge auszutauschen.
Schwachstellen
- Fehler der Gäste: Gäste könnten die falsche Zimmerkarte am Schalter genommen haben.
- Mangelnde Kontrolle: Manuelle Überwachung war erforderlich, um die ordnungsgemäße Schlüsselkartenabholung sicherzustellen.
- Operative Reibungsverluste: Die Arbeitszeit des Personals wurde für die Überwachung eines Prozesses aufgewendet, der reibungslos hätte ablaufen sollen.
- Eingeschränkte Backup-Flexibilität: Die Bereitstellung von Ersatz-Schlüsselkarten bei Verlust der Originalkarten erforderte zusätzlichen Aufwand.
Lösung
Das Hôtel les Pieux implementierte das SmartBox-System von Keycafe, um die Verteilung der Zimmerschlüsselkarten zu zentralisieren und zu automatisieren.
Jeden Morgen ordnet das Rezeptionsteam mithilfe der Keycafe-App – per Computer oder Mobilgerät – den Reservierungen des Tages die Zimmerkarten zu. Daraufhin wird automatisch eine E-Mail oder SMS mit den Zugangsdaten an den Gast gesendet. Bei Ankunft im Hotel kann der Gast seine Zimmerkarte dann mit seinem individuellen PIN-Code an der Keycafe SmartBox abrufen. Ebenso können Gäste ihre Zimmerkarten bei der Abreise innerhalb weniger Sekunden an die SmartBox zurückgeben. Die Mitarbeiter überwachen An- und Abreisen in Echtzeit und erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn eine Zimmerkarte abgeholt oder abgegeben wird.
Das System lässt sich nahtlos in den täglichen Betrieb integrieren und erfordert nur minimalen manuellen Aufwand. Darüber hinaus kann das Personal bei Verlust der Original-Zimmerkarte sofort eine Ersatzkarte ausstellen – das erhöht die Flexibilität ohne zusätzliche Komplexität.
Durch die Automatisierung der Schlüsselkartenverteilung bei gleichzeitiger Wahrung der vollen Transparenz über den Zugriff hat Keycafe einen manuellen und fehleranfälligen Prozess in einen sicheren, kontrollierten Arbeitsablauf verwandelt.
Umsetzung des Hôtel les Pieux
- Tägliche operative Integration: Die Rezeption weist jeden Morgen Zugangscodes zu und versendet diese per Mobiltelefon oder Desktop-PC.
- Automatische Zimmerkartenzuweisung: Gäste entnehmen der SmartBox nur die zu ihrer Reservierung gehörende Zimmerkarte.
- Backup-Schlüsselkartenfunktion: Ersatzschlüsselkarten können bei Bedarf schnell ausgestellt werden
„Dank Keycafe konnten wir die Fehlerquote deutlich senken. Die Gäste erhalten die richtige, ihrer Reservierung zugeordnete Schlüsselkarte, und wir können bei Bedarf auch eine Ersatzkarte bereitstellen.“
Ergebnis
Mit Keycafe konnte das Hôtel les Pieux Fehler bei der Ausgabe von Zimmerkarten eliminieren und den Bedarf an manueller Überwachung an der Rezeption reduzieren. Gäste profitieren nun von einem zuverlässigeren und sichereren Check-in-Prozess, auch außerhalb der Öffnungszeiten, während die Mitarbeiter von optimierten Abläufen und weniger Korrekturen profitieren.
Die Installation der SmartBox von Keycafe verbesserte die tägliche Effizienz, stärkte die Zugangskontrolle und stellte sicher, dass die Verwaltung der Zimmerschlüsselkarten keine betrieblichen Risiken mehr darstellte.
Das Ergebnis
- Verbesserte betriebliche Effizienz: Reduzierter Bedarf an manueller Überwachung an der Rezeption während des Check-ins.
- Mehr Kontrolle und Transparenz: Dank Echtzeitbenachrichtigungen in der Keycafe-App behalten die Mitarbeiter überall den Überblick über die Schlüsselkartenverteilung.
- Gästefehler beseitigt: Zimmerkarten sind korrekt zugewiesen und sicher zugänglich, Fehler sind ausgeschlossen.
- Verbessertes Gästeerlebnis: Ein reibungsloserer und zuverlässigerer Ankunftsprozess
