Herausforderung

Im Beherbergungsgewerbe kann die effiziente Entgegennahme von Schlüsseln einen großen Beitrag zur Verbesserung des Gesamterlebnisses der Gäste leisten. Das spanische Unternehmen I Dream Hostel wusste das und wollte den Check-in-Prozess in der schönen Stadt Salamanca so weit wie möglich vereinfachen, um die Kunden zufrieden zu stellen und sie zum Wiederkommen zu bewegen.

I Dream Hostel musste auch einen Weg finden, um bei der Schlüsselübergabe Zeit zu sparen. Das Warten auf Kunden, die zum Einchecken kommen, konnte sich als sehr zeitaufwändig erweisen, und mit nur drei Mitarbeitern im Unternehmen ist Zeitersparnis für sie entscheidend.

Lösung

I Dream Hostel entschied sich für eine Partnerschaft mit Keycafe, um den Check-in-Prozess zu automatisieren und den Kunden den Zugang zu den Schlüsseln zu ermöglichen, wann immer sie wollen. Dies machte nicht nur das Leben der Kunden viel einfacher, sondern verschaffte jedem der drei Mitarbeiter von I Dream Hostel wertvolle Zeit, sodass sie sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren konnten.

Wenn ein Gast eine Buchung vornimmt, erstellt das Personal einen Schlüsselzugang in der Keycafe-App und sendet dem Gast einen eindeutigen PIN-Code zu. Wenn der Gast ankommt, gibt er seinen Code an der SmartBox vor der Tür des Hostels ein und erhält so Zugang zu seinem Zimmerschlüssel. Wenn der Gast das Haus verlässt, gibt er den Schlüssel zurück, indem er den angebrachten Anhänger an der SmartBox scannt und ihn zurück ins Haus legt. Dies alles kann ohne Personal vor Ort geschehen, und das Management erhält jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein Schlüssel aus der SmartBox entnommen und wieder hineingelegt wird.

Für das I Dream Hostel war ein unerwarteter Vorteil der Nutzung von Keycafe die bequeme Terminplanung für das Reinigungspersonal. Sobald die Schlüssel von den Gästen an die SmartBox zurückgegeben werden, werden die Reinigungskräfte benachrichtigt und können die Zimmerschlüssel auf demselben Weg abholen und zurückgeben.

Die Alternative, die I Dream Hostel kurz in Erwägung zog, bestand darin, die Schlösser an allen Türen durch ein zentrales System zu ersetzen. Das war nicht nur viel teurer, sondern auch eine große logistische Herausforderung, die sehr zeitaufwendig gewesen wäre. Keycafe hingegen war in der Lage, beim Setup zu helfen und so Zeit und Geld zu sparen.

Ergebnis

Dank der Automatisierung des Check-in-Prozesses mit dem Keycafe-Schlüsselverwaltungssystem konnten die Kunden von I Dream Hostel einen viel entspannteren Aufenthalt genießen. Ihre Fähigkeit, die Schlüssel sofort zu holen und sie zu ihrer eigenen Zeit abzugeben, hat zu entspannteren Check-in- und Check-out-Zeiten geführt.

Ein weiterer wichtiger Vorteil, der sich aus der Möglichkeit ergibt, dass Kunden von sich aus einchecken können, ist, dass sie endlich auch sonntags anreisen und einchecken können. Vor dem Einsatz von Keycafe konnten sie sonntags keine Check-ins und Check-outs annehmen, weil sie kein Personal hatten. Mit der Keycafe SmartBox, die an sieben Tagen in der Woche in Betrieb ist, konnte das Unternehmen sein Geschäft ausweiten und bei den Buchungen flexibler sein.

Auf persönlicher Ebene ist das Leben für die Mitarbeiter des Unternehmens dadurch viel entspannter geworden. Der Herbergsbesitzer verbrachte früher bis zu 16 Stunden am Tag in der Herberge, jetzt sind es nur noch 20 Minuten. Er berichtet, dass Keycafe "meine Art zu arbeiten revolutioniert hat. Es ist fast ein neuer Job!"

Für ein kleines Unternehmen wie dieses kann sich jeder unnötige Zeitaufwand auf das Leben der Mitarbeiter außerhalb der Arbeit auswirken, und dies konnte dank des Schlüsselverwaltungssystems von Keycafe weitgehend beseitigt werden.