Herausforderung
Die Zimmer im Villenstil der Luxe Tech Villa Ashitoku bieten absolute Privatsphäre und ermöglichen den Gästen einen direkten Zugang von außen. Ursprünglich war jede Tür mit einem numerischen Touchpad-Schloss ausgestattet, doch wiederholte Fehlfunktionen – nicht reagierende Tasten und unerwartete Fehler – wurden zu einem ernsthaften Problem. Das heiße und feuchte Klima der Insel, das die Elektronik stark beansprucht, wurde als Ursache identifiziert. Es führte zu Kondensation und häufigen Ausfällen des elektronischen Schlosses.
Als im Sommer 2024 ein neues Gebäude mit einem gemeinsamen Lobbybereich eröffnet wurde, entschied das Team, dass es Zeit für ein zuverlässigeres Schließsystem war. Sie wechselten zu herkömmlichen Türschlössern und Schlüsseln, um das Risiko eines Ausfalls elektronischer Schlösser zu vermeiden, und suchten nach einer Schließfachlösung für den Innenbereich, die mit ihrem Self-Check-in-System kompatibel war. Die Integration mit der Reservierungsplattform HotelSmart war ebenfalls entscheidend, um ein vollautomatisches und reibungsloses Gästeerlebnis zu gewährleisten.
Schmerzpunkte
- Häufige Ausfälle elektronischer Schlösser: Touchpad-Schlösser für Zimmer funktionieren aufgrund von Hitze und Feuchtigkeit oft nicht richtig, sodass Gäste ihre Zimmer nicht betreten können.
- Frustration der Gäste: Bei einem beworbenen Self-Check-in-System musste das Personal häufig eingreifen, wenn die Schlösser versagten, was zu Verzögerungen beim Check-in und einer Belastung des Personals führte.
- Integration des Reservierungssystems: Es wurde eine zuverlässige Lösung benötigt, die automatisch mit dem vorhandenen Reservierungssystem synchronisiert wurde.
Lösung
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat die Luxe Tech Villa Ashitoku das Schlüsselverwaltungssystem SmartBox von Keycafe eingeführt und mit HotelSmart integriert. So können Gäste während ihres gesamten Aufenthalts alles selbst erledigen – von der Buchung und dem Check-in über die Abholung und Rückgabe der Schlüssel bis hin zum Check-out.
Gäste checken über ein Tablet im Lobbybereich ein und erhalten einen automatisch generierten Zugangscode, mit dem sie ihren Zimmerschlüssel aus der SmartBox holen können. Die Schlüsselrückgabe funktioniert ebenso einfach: Gäste scannen den an ihrem Schlüssel befestigten Anhänger an der SmartBox und werfen ihn in den sich öffnenden Behälter.
Dem Reinigungspersonal werden Zugangsberechtigungen für alle Räume zugewiesen, während das Managementteam Protokolle überwachen, Schlüsselzugriffsverläufe überprüfen und die SmartBox bei Bedarf fernsteuern kann.
Umsetzung der Luxe Tech Villa Ashitoku
- Echtes Self-Check-In-Erlebnis: Dank der vollständigen Systemintegration können Gäste jeden Schritt von der Reservierung bis zum Check-out selbstständig erledigen.
- Check-In-Systemintegration: Zugangscodes für Zimmerschlüssel werden bei der Buchungsbestätigung automatisch generiert und sind zeitlich auf die Dauer des Aufenthalts beschränkt.
- Flexibles Personalmanagement: Reinigungspersonal erhält ständige Zugangsberechtigung, während das Verwaltungspersonal über Fernsteuerungs- und Überwachungsmöglichkeiten verfügt.
Ergebnis
Seit der Einführung von Keycafe sind die Zahl der Schlüsselprobleme und Gästebeschwerden drastisch zurückgegangen. Da es keine Ausfälle mehr bei elektronischen Schlössern gibt, müssen sich Gäste keine Sorgen mehr um den Zimmerzugang machen. Die Möglichkeit, den Status der Schlüsselrückgabe in Echtzeit zu überwachen, hat zudem den Checkout-Prozess optimiert und die Arbeitsbelastung des Personals deutlich reduziert.
„Beim Self-Check-in sind Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Schon eine einzige Fehlfunktion kann das Gästeerlebnis ruinieren und dem Personal zusätzlichen Aufwand verursachen. Deshalb haben wir uns für ein System entschieden, dem wir voll und ganz vertrauen können“, sagt Herr Ikeda vom Managementteam.
"Keycafe war genau das – unglaublich zuverlässig, lief immer reibungslos und war sogar mit einer Notstromversorgung für den Fall von Ausfällen ausgestattet. Außerdem ist es so intuitiv, dass Gäste es ohne Bedenken nutzen können. Wir sind wirklich zufrieden mit unserer Wahl."
Das Ergebnis
- Seelenfrieden: Dank der zuverlässigen Leistung der SmartBox und der integrierten Backup-Systeme muss sich das Management keine Sorgen mehr um den Gastzugriff machen.
- Müheloses Erlebnis für Gäste: Das intuitive, benutzerfreundliche Design macht den Self-Check-in für Gäste einfach und angenehm, selbst für diejenigen, die nicht technisch versiert sind.
- Geringerer Wartungsaufwand: Weniger Probleme mit Schlüsseln, verbesserte Raumnutzung und geringere Arbeitsbelastung für das Personal.
