Herausforderung

Als Hotelbetrieb, der Wert auf Praktikabilität und Komfort legt, stand Miralago Locarno Easy Rooms vor einem großen betrieblichen Engpass: der Wartezeit auf Gäste, die zu spät oder außerhalb der regulären Check-in-Zeiten anreisten. Die Mitarbeiter mussten häufig Überstunden leisten und die Personalkosten dadurch erhöhen.

Das Hotel wollte Gästen, die außerhalb der Rezeptionszeiten anreisten, insbesondere ohne Nachtschicht, einen Self-Check-in ermöglichen. Ohne eine entsprechende Lösung kämpfte man mit Unvorhersehbarkeit, erhöhten Personalkosten und eingeschränkten Möglichkeiten, die Zimmerauslastung außerhalb der Öffnungszeiten zu maximieren. Dem Team wurde klar, dass ein flexibles, automatisiertes Schlüsselübergabesystem diese Probleme lösen könnte.

Schwachstellen

• Überstunden und erhöhte Arbeitskosten: Die Mitarbeiter mussten auf verspätete Gäste warten, was zu unnötigen Überstundenzahlungen und unregelmäßigen Arbeitszeiten führte.
• Eingeschränkte Flexibilität für Gäste: Ohne ein Self-Check-in-System waren die Gäste an strikte Ankunftszeiten gebunden, was zu Frustration und geringerem Komfort führte.
• Unterausgelastetes Zimmerangebot außerhalb der Öffnungszeiten: Da kein Personal für den persönlichen Check-in zur Verfügung stand, konnten die Zimmer nicht ohne Weiteres verkauft oder belegt werden, was das Umsatzpotenzial einschränkte.

Lösung

Das Managementteam von Miralago Locarno Easy Rooms war von der Einfachheit, der Automatisierung und dem guten Ruf von Keycafe sofort beeindruckt. Das SmartBox-System und die Gästekommunikationssoftware von Keycafe ermöglichten eine einfache, kontaktlose Schlüsselübergabe, sodass Gäste jederzeit ohne Anwesenheit von Personal einchecken konnten.

The hotel now uses Keycafe to automatically issue key access codes to guests before arrival. Integrated with the hotel’s property management system, Mews, guests retrieve their keys from the SmartBox at their convenience, even outside of reception hours. The system is also used internally to manage staff, technical, and restaurant keys efficiently.

Das Keycafe hat sich zu einem Eckpfeiler des Hotelbetriebs entwickelt, ermöglicht Kosteneinsparungen und verbessert das Gästeerlebnis.

Implementierung von Easy Room in Miralago Locarno

• Automatisierter Check-in außerhalb der Öffnungszeiten: Gäste erhalten einen Keycafe-Code, mit dem sie ihren Zimmerschlüssel jederzeit sicher aus der SmartBox entnehmen können, wodurch die Notwendigkeit entfällt, dass das Rezeptionspersonal länger an der Rezeption bleiben muss.
• Integration mit Mews PMS: Durch die Integration von Keycafe und Mews werden automatisch Zugangscodes generiert und an die Gäste gesendet, sobald eine Reservierung bestätigt wurde.
• Mehrfache Nutzung für Personal und Einrichtungen: Das System verwaltet den Zugang nicht nur zu Gästezimmern, sondern auch zu Mitarbeiterschlüsseln und eingeschränkten Bereichen wie Abstellräumen und dem Restaurant.

„Uns wurde sofort klar, dass wir dadurch viele Arbeitsstunden einsparen, weil die Mitarbeiter nicht mehr an der Rezeption auf Gäste warten müssen.“

Antonio Coppola
Empfangsleiter

Ergebnis

Die Einführung von Keycafe hatte unmittelbare Auswirkungen. Die Mitarbeiter mussten nicht mehr auf verspätete Gäste warten, was zu einer deutlichen Reduzierung der Überstunden und planbareren Schichtplänen führte. Die Betriebskosten sanken, während die Gästezufriedenheit dank der flexiblen Ein- und Auscheckmöglichkeiten stieg.

Angespornt vom Erfolg installierte SH Swiss Hospitality – das Team hinter den Easy Rooms im Miralago Locarno – Keycafe in einem weiteren Hotel, das ohne Rezeption auskommt und vollständig auf Automatisierung setzt. Das Ergebnis ist ein skalierbareres, effizienteres und moderneres Hotelerlebnis.

Durch die Verbesserung sowohl der internen Abläufe als auch des Komforts für die Gäste ist das Keycafe zu einem unverzichtbaren Bestandteil der täglichen Effizienz des Hotels und des langfristigen Kostenmanagements geworden.

Das Ergebnis

• Reduzierte Personalkosten: Der Bedarf an Nachtschichten und Überstunden wurde beseitigt, was zu messbaren Einsparungen bei den Lohnkosten führte.
• Erhöhte Zimmerverkäufe während unbesetzter Zeiten: Ermöglichte Buchungen und Check-ins auch dann, wenn das Hotel unbesetzt war, wodurch die Auslastung und der Umsatz maximiert wurden.
• Höhere Gästezufriedenheit und Mitarbeitereffizienz: Die Gäste schätzten die Möglichkeit, bequem einzuchecken, während die Mitarbeiter von regelmäßigen Arbeitszeiten und weniger Druck profitierten.