Herausforderung

Engel & Völkers ist ein weltweit tätiges Immobilienunternehmen mit Niederlassungen in über 30 Ländern, das erstklassige Immobiliendienstleistungen anbietet. In ihrem Madrider Büro wollten sie die internen Prozesse für die Verwaltung der von ihren Immobilienberatern genutzten Objektschlüssel optimieren. Das Ziel war klar: die Schlüsselübergabe zu automatisieren und die Effizienz im Tagesgeschäft zu steigern, ohne sich ausschließlich auf manuelle Prozesse zu verlassen.

Bisher erfolgte die gesamte Schlüsselverwaltung manuell durch die Mitarbeiter an der Rezeption, die die Schlüssel mithilfe eines analogen Systems erfassten und ausgaben. Dies führte zu Engpässen und einer hohen administrativen Belastung für das Team. Da die Mitarbeiter den ganzen Tag über regelmäßig Schlüssel ein- und auscheckten, suchte Engel & Völkers nach einem System, das die Verantwortlichkeit verbessern, menschliche Fehler reduzieren und die interne Koordination optimieren sollte.

Juan San Martin Rico, IT-Techniker im Büro in Madrid, erklärte das Problem: „Wir wollten diesen Prozess automatisieren, um die Sache zu beschleunigen, ohne dass es für unsere Mitarbeiter am Empfang oder sonst jemanden eine Belastung darstellt.“

Schwachstellen

• Manuelle Arbeitsbelastung des Personals: Das Personal an der Rezeption war ausschließlich für die Verwaltung und Nachverfolgung der Schlüsselübergaben verantwortlich.
• Lange Bearbeitungszeiten: Das Warten auf die Übergabe oder Entgegennahme von Schlüsseln durch die Mitarbeiter führte zu Verzögerungen für die Berater.
• Eingeschränkte Sichtbarkeit: Schwierigkeiten bei der Überwachung wichtiger Übergaben und der Sicherstellung einer konsistenten Rückgabe und des Abrufs.
• Fehlerrisiko: Manuelle Handhabung erhöhte die Wahrscheinlichkeit, dass Schlüssel verloren gehen oder verlegt werden.

Lösung

Um Effizienz und Transparenz zu verbessern, implementierte Engel & Völkers Madrid das Schlüsselverwaltungssystem Keycafe SmartBox in seinem Büro. Ziel war es, den Maklern einen direkten und sicheren Zugriff auf die Schlüssel zu ermöglichen und gleichzeitig die volle administrative Kontrolle zu gewährleisten.

Mit Keycafe können Mitarbeiter Schlüssel nun mithilfe persönlicher Zugangscodes oder Benutzerausweise abrufen und zurückgeben, ohne dass das Empfangspersonal eingeschaltet werden muss. Jede Aktion wird in Echtzeit protokolliert, sodass das Management die Nutzung überwachen und Arbeitsabläufe optimieren kann. Die Videoaufzeichnungsfunktion der SmartBox sorgt für zusätzliche Transparenz und liefert eine visuelle Bestätigung jeder Schlüsselinteraktion.

Umsetzung von Engel & Völkers

• Unabhängiger Zugriff: Agenten verwenden eindeutige Zugangscodes oder Ausweise, um Schlüssel ohne Unterstützung von Mitarbeitern abzuholen und zurückzugeben.
• Videoaufzeichnung: Jede Transaktion wird von der SmartBox zur besseren Nachverfolgung aufgezeichnet.
• Digitale Aufzeichnungen: Der Schlüsselzugriff wird in Echtzeit protokolliert, um eine bessere Nachverfolgung und Berichterstattung zu ermöglichen.
• Schlüsselverwaltung nur für Agenten: Nur autorisierte Teammitglieder verwalten die Schlüssel, wodurch eine vollständige interne Kontrolle und Rückverfolgbarkeit gewährleistet wird.

Ergebnis

Keycafe half Engel & Völkers Madrid, die Kontrolle über einen Kernbereich ihrer Geschäftstätigkeit zu erlangen: den Zugang zu den Objekten. Durch die Beseitigung der Engpässe bei der manuellen Schlüsselverwaltung konnten sie die Effizienz des Teams steigern und das Fehlerrisiko verringern.

„Die größten Vorteile, die wir bei der Nutzung von Keycafe erfahren haben, waren Geschwindigkeit, Verwaltung und Kontrolle“, erklärte Juan San Martin Rico.

Die Möglichkeit, Aktivitäten zu überwachen und die Abhängigkeit von Mitarbeitern bei jeder wichtigen Transaktion zu reduzieren, setzte wertvolle Ressourcen frei, während der digitale Prüfpfad die interne Verantwortlichkeit verbesserte. Makler haben nun selbstständigen Zugriff auf Schlüssel und können Besichtigungen ohne logistische Verzögerungen durchführen.

Das Ergebnis

• Zeitersparnis: Schnellere Schlüsselübergabe und -rückgabe reduzieren tägliche Unterbrechungen.
• Weniger Fehler: Die Automatisierung hat die manuelle Nachverfolgung überflüssig gemacht und minimiert so Fehler.
• Teamkoordination: Klare Nutzungsprotokolle verbessern Planung und Transparenz.
• Rechenschaftspflicht: Video- und digitale Aufzeichnungen schaffen Vertrauen und Transparenz.