Herausforderung

Hardy Realty war auf der Suche nach einem Schlüsselverwaltungssystem, das den Kunden eine bequeme Möglichkeit bieten würde, die Schlüssel bei der Besichtigung leerstehender Immobilien auszuleihen. In ihrem bisherigen Arbeitsablauf wurden die Kundenausweise manuell überprüft und fotokopiert, und die Kunden mussten angerufen werden, um sie an die Rückgabe der Schlüssel zu erinnern. Details wurden handschriftlich vermerkt, und Papierakten wurden nur 30 Tage lang aufbewahrt. Dieses System war nicht nur ineffizient, sondern während der Beschränkungen durch die COVID-19-Pandemie auch nicht praktikabel. Eine moderne Lösung war dringend erforderlich.

Lösung

Keycafe wurde als Lösung gewählt, weil es die Möglichkeit bietet, IDs innerhalb des Systems zu verifizieren und Kunden durch eine Benachrichtigungsfunktion an die Rückgabe der Schlüssel zu erinnern Hardy Realty war in der Lage, während der Pandemie selbstverwalteten Schlüsselzugang für Mietinteressenten anzubieten, die leerstehende Immobilien besichtigen. Der Kunde erhält einen eindeutigen Zugangscode und muss ein Foto seines Personalausweises hochladen, bevor er die Schlüssel an der SmartBox abholen kann. Nach der Besichtigung des Objekts gibt der Kunde den Schlüssel an die SmartBox zurück, die dann für den nächsten Kunden zur Abholung bereitsteht. Das Management wird jedes Mal benachrichtigt, wenn ein Schlüssel abgeholt und abgegeben wird, zusammen mit dem Ausweis des Kunden.

Ergebnis

Die Kundendienstabteilung von Hardy Realty erkannte sofort die Vorteile der Zusammenarbeit mit Keycafe, da die Immobilienvorführungen während der Pandemie ohne physischen Kontakt oder Kundeninteraktion im Hauptbüro fortgesetzt werden konnten. "Es ist schnell, einfach und bequem", bemerkte die Kundendienstassistentin. Tatsächlich können sogar noch mehr Mietinteressenten die Immobilien besichtigen, da Besichtigungen nun auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten möglich sind. Die Mitarbeiter, die normalerweise die Schlüsselübergabe erleichtern oder die Kunden zu den Objekten begleiten, können sich nun auf andere Aufgaben konzentrieren. Das Unternehmen hat festgestellt, dass nicht nur die betriebliche Effizienz gestiegen ist, sondern auch die Anzahl der Besichtigungen.