Herausforderung

Hôtes en Nord, ein Concierge-Service für Airbnb-Unterkünfte in Lille, nutzte bisher traditionelle Schlüsselübergabemethoden für die Ankunft seiner Gäste. Vor der Einführung von Keycafe setzte das Team auf mechanische Schlüsseltresore oder die persönliche Schlüsselübergabe. Diese Methoden erfüllten zwar ihren Zweck, waren aber arbeitsintensiv und schränkten die Flexibilität der Check-in-Zeiten für die Gäste ein.

Das Personal musste häufig zu festgelegten Zeiten zu den Objekten fahren, nur um die Schlüssel zu übergeben. Dies führte zu Verzögerungen und Stress sowohl für die Teammitglieder als auch für die Reisenden, insbesondere bei sich ändernden Ankunftszeiten. Diese manuellen Aufgaben kosteten Zeit und Ressourcen, erhöhten das Risiko verpasster Termine und erschwerten die Skalierung des Betriebs.

Die steigende Nachfrage der Reisenden nach Self-Check-in verstärkte den Bedarf an einem effizienteren, automatisierten und zuverlässigeren Schlüsselkontrollsystem zusätzlich.

Schwachstellen

• Personalaufwand und Reisekosten: Das Team musste die Schlüssel persönlich an die Gäste ausliefern, was Zeitverschwendung und zusätzliche Personalkosten verursachte.
• Stress beim Gästeerlebnis: Reisende waren mit Verzögerungen und begrenzten Check-in-Zeiten konfrontiert, was sich negativ auf die Zufriedenheit auswirkte.
• Manuelle Fehler und eingeschränkte Öffnungszeiten: Menschliches Versagen bei der Weitergabe von Schließfachcodes und eingeschränkte Zugriffszeiten führten zu betrieblichen Risiken und Problemen im Kundenservice.

Lösung

Hôtes en Nord entdeckte Keycafe über das Airbnb-Co-Host-Netzwerk und erkannte schnell, dass es die ideale Lösung für ihre Bedürfnisse war. Im Gegensatz zu anderen Systemen, die sie zuvor ausprobiert hatten, bot Keycafe einen höheren Automatisierungsgrad und eine direkte Integration mit Plattformen wie Airbnb.

Durch den Einsatz zweier strategisch platzierter elektronischer Schlüsselsafes (SmartBoxes) in verschiedenen Stadtteilen von Lille hat Hôtes en Nord ein reibungsloses und flexibles Check-in-Erlebnis geschaffen. Nachdem die Reinigungsteams die Unterkunft vorbereitet haben, deponieren sie die Schlüssel in der SmartBox. Gäste erhalten dann nach Bestätigung ihrer Airbnb-Buchung einen automatisch generierten, zeitlich begrenzten Code per SMS, mit dem sie die Schlüssel bequem abholen können.

Die Airbnb-Integration von Keycafe war für diese Transformation von zentraler Bedeutung, da sie sichere, einzigartige Zugangscodes generiert, die an Reservierungszeiten gekoppelt sind, manuelle Eingriffe überflüssig macht und die Sicherheit erhöht.

Umsetzung von Hôtes en Nord

• Selbstbedienungs-Schlüsselabholung: Gäste erhalten automatisch Codes, um rund um die Uhr Schlüssel aus Schlüsselschließfächern abzuholen. Dies bietet Flexibilität und reduziert den Koordinierungsaufwand für Termine.
• Arbeitsablauf des Reinigungsteams: Die Mitarbeiter legen die Schlüssel nach der Reinigung wieder in die SmartBox zurück, um die Verfügbarkeit der Schlüssel für den nächsten Gast zu gewährleisten.
• Airbnb-Integration: Ermöglichte eine reibungslose Einrichtung und Automatisierung ohne die Notwendigkeit eines dedizierten Empfangsmitarbeiters.

Ergebnis

Die Wirkung von Keycafe war sofort spürbar, da das Team von Hôtes en Nord die Vorteile der automatisierten Schlüsselübergabe schnell erkannte. Heute nutzen 96 % der 50 Hotels das Self-Check-in-System, wodurch der Reise- und Koordinationsaufwand für das Personal deutlich reduziert wird. Nur in zwei Hotels ist gelegentlich noch ein persönlicher Check-in erforderlich; hierfür steht Keycafe weiterhin als Backup zur Verfügung.

Das System hat nicht nur die betriebliche Effizienz gesteigert, sondern durch flexible Ankunftszeiten auch zu besseren Gästebewertungen beigetragen. CEO Charles Versaille schätzt vor allem die Sicherheit, die Keycafé bietet: „Der größte Vorteil von Keycafé ist für uns die Sicherheit, die es uns gibt, da wir Prozesse automatisieren können. Dadurch sparen wir viel Zeit bei manuellen Aufgaben wie dem Erstellen und Versenden von Codes. Fehler werden vermieden, sodass es mit dieser Lösung keine betrieblichen Belastungen oder Probleme vor Ort mehr gibt.“

Das Ergebnis

• 96 % Nutzung des Self-Check-In: 48 von 50 Hotels nutzen jetzt Keycafe für den autonomen Gästezugang, wodurch die Notwendigkeit einer persönlichen Übergabe entfällt.
• Kosten- und Zeitersparnis: Die Mitarbeiter müssen nicht mehr für den Schlüsselaustausch reisen, was wöchentlich Stunden an Arbeitszeit spart und Stress reduziert.
• Neue Geschäftsmöglichkeiten: Inspiriert vom Erfolg von Keycafe plant das Unternehmen, SmartBox-Mietgeräte für lokale Unternehmen anzubieten, die eine sichere Schlüsselübergabe benötigen.