Herausforderung

Während einer Reise nach New York bemerkte Jordan Maréchaux, CEO des Kurzzeitvermietungsunternehmens Les 3 Concierges, dass Touristen ihre Schlüssel an einer in einem Café installierten Keycafe SmartBox abholten und wieder zurückgaben. Jordan erkannte das Potenzial für sein eigenes Unternehmen. Les 3 Concierges stand mit seinem bestehenden Check-in- und Check-out-Prozess für Airbnb-Gäste vor erheblichen Herausforderungen. Die von ihnen verwendeten mechanischen Schlüsselschließfächer wurden häufig zerstört, was zu Sicherheitsbedenken und Unannehmlichkeiten für die Gäste führte. Der manuelle Charakter des Prozesses erforderte zudem einen erheblichen Verwaltungsaufwand, was den Betrieb zusätzlich komplizierte.

Schmerzstellen

• Komplexer Schlüsselrückgabeprozess: Gäste hatten Probleme mit dem vorhandenen manuellen System und benötigten häufig das Eingreifen des Personals.
• Mechanische Schlüsselschließfächer: Anfällig für Vandalismus und können nicht aus der Ferne verwaltet werden.
• Hoher Verwaltungsaufwand: Es wurde viel Zeit und Mühe darauf verwendet, Gästen Wegbeschreibungen zu erklären, Codes zu ändern und Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten zu bearbeiten.

Lösung

Um diese Probleme zu lösen, beschloss Jordan, das Schlüsselverwaltungssystem SmartBox von Keycafe auszuprobieren, in der Hoffnung, das nachzuahmen, was er in New York gesehen hatte. Durch die Integration von Keycafe in ihre Check-ins und Check-outs, insbesondere durch die Nutzung der Airbnb-Integrationvon Keycafe, optimierten sie den Ankunfts- und Abreiseprozess der Gäste. Nachdem eine Buchung in Airbnb bestätigt wurde, wird automatisch ein Keycafe-Zugangscode für die Dauer der Buchung generiert und an den Gast gesendet. Der Gast kommt dann zur SmartBox, gibt seinen Code ein und holt den Schlüssel zu seiner Einheit ab.

Les 3 Concierges installierten ihre SmartBoxen an der Außenseite ihres Anwesens und nutzten die Außengehäuse von Keycafe, um die Systeme vor den Elementen zu schützen. Um die visuelle Attraktivität zu steigern und die Markenkonsistenz zu wahren, beauftragten sie den lokalen Künstler Thibaut Rodriguez , auffällige Grafiken für die Gehäuse zu erstellen. Diese auf Mona Lisa und Van Gogh basierenden Designs halfen den Gästen dabei, zu erkennen, in welcher Box sich ihre Schlüssel befanden, und verliehen den praktischen Installationen einen Hauch von Kunst.

Umsetzung von Les 3 Concierges

• Airbnb-Integration: Anweisungen zum Schlüsselzugang werden automatisch erstellt und dem Gast bei der Buchungsbestätigung mitgeteilt.
• Außeninstallation: Zum Schutz vor der Witterung wurden die maßgeschneiderten Außengehäuse von Keycafe verwendet.
• Änderungen in letzter Minute: Änderungen an der Reservierung erfolgen sofort und können außerhalb des Standorts mithilfe der Keycafe-App vorgenommen werden, sodass Gäste nie warten müssen.

Ergebnis

Die Implementierung von Keycafe brachte Les 3 Concierges unmittelbare Vorteile. Der Verwaltungsaufwand, der zuvor für die Verwaltung des Schlüsselaustauschs aufgewendet wurde, wurde erheblich reduziert, sodass sich das Team auf andere wichtige Aspekte seines Geschäfts konzentrieren konnte. Mithilfe der SmartBoxen wissen die Gäste nun genau, wo und wie sie ihre Schlüssel abholen können, und das Team von Les 3 Concierges wird sofort benachrichtigt, wenn ein Gast ein- oder ausgecheckt hat. Das positive Feedback der Gäste hob die Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit des neuen Systems hervor, und Jordan und sein Team waren auch von der Betreuung durch das Kundenerfolgsteam von Keycafe beeindruckt, das einen reibungslosen und unterstützenden Übergang zu ihrem neuen System gewährleistete.

Das Ergebnis

• Vereinfachte Abläufe: Durch die Airbnb-Integration von Keycafe wird viel weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben wie das Senden von Anweisungen an Gäste und persönliche Besuche von Schließfächern aufgewendet.
• Positives Gästefeedback: Gäste loben regelmäßig die einfache Handhabung bei der Schlüsselübergabe und -rückgabe.
• Unterstützendes Onboarding Das Team schätzte die kontinuierliche Unterstützung und Nachbetreuung durch das Keycafe Customer Success-Team.