Herausforderung

Die Verwaltung dutzender Schlüssel in mehreren Mehrfamilienhäusern stellte Lodgeur vor logistische und sicherheitstechnische Herausforderungen. Herkömmliche Schlüsseltresore waren unzuverlässig und boten keine Transparenz: Die Codes wurden nicht regelmäßig geändert, und es gab keine Aufzeichnungen darüber, wer wann auf einen Schlüssel zugegriffen hatte. Persönliche Kontrollen verursachten zusätzliche Betriebskosten und Aufwand, während die Installation von Smart Locks in jeder Wohnung aufgrund der Hardwarekosten pro Tür und der laufenden Integrationsgebühren zu teuer war.

Lodgeur benötigte eine skalierbare, zentralisierte Lösung für die Verwaltung physischer Schlüssel, die einen 24/7-Gästezugang und vollständige Nachvollziehbarkeit ermöglicht, ohne dass Personal vor Ort erforderlich ist.

Schwachstellen

• Sicherheitsrisiken: Die Schließfächer waren nicht transparent und nachvollziehbar.
• Operative Ineffizienz: Manuelle Check-ins erhöhten den Arbeits- und Koordinierungskosten.
• Skalierbarkeitsbeschränkungen: Hardwarebasierte Lösungen waren nicht wirtschaftlich skalierbar.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte Lodgeur das SmartBox-System von Keycafe inklusive API-Integration in seine internen Arbeitsabläufe. Dadurch konnten sie die Erstellung, Verteilung und den Entzug von Schlüsselzugängen automatisieren – vollständig synchronisiert mit ihren Reservierungs- und Gästeprüfungssystemen.

Automated Access Creation: When a booking enters Lodgeur’s system, a one-time Keycafe access code is generated via the API. The code remains locked until the guest completes ID verification, after which it is automatically released - or revoked - based on workflow triggers.

System Orchestration: The current setup runs on an email trigger → Parsio → Zapier → Keycafe API workflow, which writes the access code back into their guest management platform, Track. Lodgeur maintains mapping between listings and key IDs using Zapier Tables, with plans to migrate orchestration to Make + Supabase for greater scalability.

Vollständige Transparenz: Sowohl Gäste als auch Betriebsteams können den Status der Behälter und einen Echtzeit-Prüfprotokoll der wichtigsten Bewegungen einsehen. Dies ermöglicht Fernsupport und eine schnellere Problemlösung. Die zukünftige Integration cloudfähiger Kameras wird die Nachvollziehbarkeit und die Zugriffssicherheit weiter verbessern.

Lodgeurs Umsetzung

• Automatisierte Zugangskontrolle: API-generierte Einmalcodes, die an die Ergebnisse der Gästeprüfung gekoppelt sind.
• Echtzeit-Updates: Sofortige Einsicht in Schlüsselabhol- und Rückgabeereignisse.
• Benutzerdefinierte Integrationen: Automatisierte Workflows, die mit der Zapier- und Keycafe-API erstellt wurden.
• Fernverwaltung: Volle Kontrolle ohne Eingriff von Mitarbeitern vor Ort.

Ergebnis

Mit Keycafe bietet Lodgeur seit 2019 einen kontaktlosen Self-Check-in rund um die Uhr an. Tausende sichere Schlüsselübergaben finden jedes Jahr ohne Personal vor Ort statt, unterstützt durch Echtzeit-Transparenz und vollständige Nachvollziehbarkeit.

Die Lösung erhöhte die operative Widerstandsfähigkeit, verbesserte das Gästeerlebnis und sparte dem Unternehmen erhebliche Kosten sowohl bei der Entwicklung als auch bei wiederkehrenden Abonnements.

Das Ergebnis

• 24/7 Self-Check-in: Kontinuierlicher Zugang für Gäste ohne Anwesenheit von Personal.
• Operative Transparenz: Echtzeit-Prüfprotokoll schafft Vertrauen und Verantwortlichkeit.
• Kosteneinsparungen: Vermeidung von ~5.000 US-Dollar an kundenspezifischen Integrationskosten und jährliche Einsparungen von >10.000 US-Dollar.
• Automatisierungseffizienz: API-basierte Workflows minimieren manuelle Eingriffe.
• Erhöhte Glaubwürdigkeit: Nachgewiesene Zuverlässigkeit und Professionalität gegenüber Immobilienpartnern.