Herausforderung

Die Verwaltung dutzender Schlüssel in mehreren Mehrfamilienhäusern stellte Lodgeur vor logistische und sicherheitstechnische Herausforderungen. Herkömmliche Schlüsseltresore waren unzuverlässig und boten keine Transparenz: Die Codes wurden nicht regelmäßig geändert, und es gab keine Aufzeichnungen darüber, wer wann auf einen Schlüssel zugegriffen hatte. Persönliche Kontrollen verursachten zusätzliche Betriebskosten und Aufwand, während die Installation von Smart Locks in jeder Wohnung aufgrund der Hardwarekosten pro Tür und der laufenden Integrationsgebühren zu teuer war.

Lodgeur benötigte eine skalierbare, zentralisierte Lösung für die Verwaltung physischer Schlüssel, die einen 24/7-Gästezugang und vollständige Nachvollziehbarkeit ermöglicht, ohne dass Personal vor Ort erforderlich ist.

Schwachstellen

• Sicherheitsrisiken: Die Schließfächer waren nicht transparent und nachvollziehbar.
• Operative Ineffizienz: Manuelle Check-ins erhöhten den Arbeits- und Koordinierungskosten.
• Skalierbarkeitsbeschränkungen: Hardwarebasierte Lösungen waren nicht wirtschaftlich skalierbar.

Lösung

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, implementierte Lodgeur das SmartBox-System von Keycafe inklusive API-Integration in seine internen Arbeitsabläufe. Dadurch konnten sie die Erstellung, Verteilung und den Entzug von Schlüsselzugängen automatisieren – vollständig synchronisiert mit ihren Reservierungs- und Gästeprüfungssystemen.

Automatische Zugangsgenerierung: Sobald eine Buchung im Lodgeur-System eingeht, wird über die API ein einmaliger Keycafe-Zugangscode generiert. Der Code bleibt gesperrt, bis der Gast die Identitätsprüfung abgeschlossen hat; danach wird er je nach den Workflow-Auslösern automatisch freigegeben – oder widerrufen.

Systemkoordination: Der derzeitige Ablauf basiert auf einem Workflow mit E-Mail-Trigger → Parsio → Zapier → Keycafe-API, der den Zugangscode zurück in die Gästeverwaltungsplattform „Track“ schreibt. Lodgeur verwaltet die Zuordnung zwischen Inseraten und Schlüssel-IDs mithilfe von Zapier Tables und plant, die Koordination auf Make + Supabase zu migrieren, um eine höhere Skalierbarkeit zu erreichen.

Vollständige Transparenz: Sowohl Gäste als auch Betriebsteams können den Status der Behälter und einen Echtzeit-Prüfprotokoll der wichtigsten Bewegungen einsehen. Dies ermöglicht Fernsupport und eine schnellere Problemlösung. Die zukünftige Integration cloudfähiger Kameras wird die Nachvollziehbarkeit und die Zugriffssicherheit weiter verbessern.

Lodgeurs Umsetzung

• Automatisierte Zugangskontrolle: API-generierte Einmalcodes, die an die Ergebnisse der Gästeprüfung gekoppelt sind.
• Echtzeit-Updates: Sofortige Einsicht in Schlüsselabhol- und Rückgabeereignisse.
• Benutzerdefinierte Integrationen: Automatisierte Workflows, die mit der Zapier- und Keycafe-API erstellt wurden.
• Fernverwaltung: Volle Kontrolle ohne Eingriff von Mitarbeitern vor Ort.

Ergebnis

Mit Keycafe bietet Lodgeur seit 2019 einen kontaktlosen Self-Check-in rund um die Uhr an. Tausende sichere Schlüsselübergaben finden jedes Jahr ohne Personal vor Ort statt, unterstützt durch Echtzeit-Transparenz und vollständige Nachvollziehbarkeit.

Die Lösung erhöhte die operative Widerstandsfähigkeit, verbesserte das Gästeerlebnis und sparte dem Unternehmen erhebliche Kosten sowohl bei der Entwicklung als auch bei wiederkehrenden Abonnements.

Das Ergebnis

• 24/7 Self-Check-in: Kontinuierlicher Zugang für Gäste ohne Anwesenheit von Personal.
• Operative Transparenz: Echtzeit-Prüfprotokoll schafft Vertrauen und Verantwortlichkeit.
• Kosteneinsparungen: Vermeidung von ~5.000 US-Dollar an kundenspezifischen Integrationskosten und jährliche Einsparungen von >10.000 US-Dollar.
• Automatisierungseffizienz: API-basierte Workflows minimieren manuelle Eingriffe.
• Erhöhte Glaubwürdigkeit: Nachgewiesene Zuverlässigkeit und Professionalität gegenüber Immobilienpartnern.