En septiembre de 2021, una estudiante universitaria de 19 años llamada Miya Marcano fue asesinada. A pesar de tener antecedentes penales, el asesino, Armando Caballero, era un empleado del complejo de apartamentos donde ella vivía y poseía una llave maestra de los apartamentos del complejo. Los datos del llavero muestran que accedió al apartamento de Marcano poco antes de que ella llegara a casa del trabajo, donde se cree que la tomó por sorpresa y la mató.

Es una historia espeluznante que pone de manifiesto los peligros del acceso no controlado a las llaves. Una gestión descuidada de las llaves puede poner en peligro tanto a los inquilinos como a tu propiedad.

La Ley de Miya

Si este trágico suceso tiene un lado positivo, puede ser el Proyecto de Ley del Senado (SB) 898, también conocido como Ley de Miya, que el gobernador de Florida firmó el 27 de junio de 2022. La Ley de Miya hace que los inquilinos y sus hogares sean más seguros al exigir a los propietarios y administradores de edificios que tomen medidas específicas sobre quién tiene acceso a sus viviendas.

En resumen, la ley obliga a los propietarios a:

• Comprobar los antecedentes penales de los empleados
• Avisar a los inquilinos con al menos 24 horas de antelación antes de entrar en una vivienda
• Llevar un registro de la entrega y devolución de todas las llaves
• Establecer políticas para la entrega, devolución y almacenamiento de todas las llaves

Esto obliga a los propietarios a asegurarse de que sólo las personas autorizadas tienen llaves de los apartamentos de los inquilinos y sólo en los momentos autorizados, y a llevar un registro detallado de quién tiene qué llaves y cuándo. Los propietarios que hasta ahora utilizaban hojas de registro de salida o guardaban las llaves en un cajón tendrán que actualizar rápidamente la seguridad de sus llaves si quieren estar al día con la nueva normativa.

La gestión de llaves de Keycafe mantiene registros y garantiza el acceso autorizado

Keycafe ofrece sistemas electrónicos de gestión de llaves que permiten a los propietarios gestionar, almacenar y controlar el acceso a las llaves. Cada llave se almacena en un sistema de compartimentos conectado a IoT llamado Keycafe Smartbox, y la llave se adjunta a un chip de seguimiento NFC anónimo. El sistema de gestión de llaves Keycafe mantiene un registro de quién tiene acceso, cuándo y dónde, y almacena las llaves en un lugar centralizado entre usos.

Keycafe es modular y puede crecer a la par de lo que necesites en términos de gestión de llaves. Tanto si posees un puñado de unidades, un edificio o un complejo entero, los planes flexibles de Keycafe te ayudarán a controlar tus llaves.

Keycafe ayuda a los propietarios a cumplir con las normas

Dos artículos de la ley son especialmente relevantes para la seguridad de las claves:

• El artículo 4(5)(b) obliga a los propietarios a "Llevar un registro de la entrega y devolución de todas las llaves de cada vivienda".
• El artículo 4(5)(c) exige a los propietarios "Establecer políticas y procedimientos para la entrega y devolución de las llaves de las viviendas y regular el almacenamiento y acceso a las llaves no entregadas".

Afortunadamente, las funciones de seguimiento de Keycafe facilitan el cumplimiento de las normas.

El sistema Keycafe mantiene las llaves físicamente guardadas en un compartimento conectado a IoT llamado SmartBox. Se registran todas las recogidas y entregas de llaves, y cada llave está asociada a un llavero que se escanea durante las entregas. El personal puede acceder a las llaves mediante un pin con autenticación de dos factores opcional, una aplicación para smartphone con sesión iniciada o tarjetas de autenticación de usuario.

En función del nivel de permiso del usuario, éste podrá acceder a algunas, a todas o sólo a una de las llaves. Los propietarios pueden conceder o revocar el acceso a las llaves a miembros individuales del personal, departamentos y contratistas en tiempo real para garantizar únicamente el acceso autorizado.

Como propietario o administrador de un edificio, tienes un estricto control sobre quién puede acceder a qué llaves y en qué momentos. Cada recogida y entrega de llaves se supervisa en tiempo real y se anota en registros descargables. Además, los filtros de búsqueda de llaves te permiten ver el estado de varias llaves a la vez y ver todas las llaves retiradas por un miembro concreto del personal. Si una llave no está donde se supone que debe estar, esta función puede ahorrar tiempo y permitir una resolución más rápida.

El historial de acceso completo te ayuda a cumplir con el requisito de mantener registros del paradero de tus llaves, mientras que la combinación de almacenamiento físico y acceso controlado te ayuda a establecer sistemas y políticas para todas las llaves de tu propiedad. La ley de Miya es tan nueva que no está claro qué se exigirá para la prueba anual de cumplimiento, sin embargo, el casillero físico para llaves con los registros descargables debería cumplir los requisitos de prueba.

Más allá de la ley de Miya

Sin embargo, las ventajas de utilizar Keycafe van más allá del mero cumplimiento de la nueva ley. El sistema Keycafe te hace la vida más fácil a ti, a tu personal y a tus inquilinos al agilizar el acceso a las llaves con funciones como:

Acceso a las llaves 24/7

El personal autorizado puede acceder fácilmente a las llaves, llaveros o tarjetas en cualquier momento, sin necesidad de contactar con los administradores del sistema o con la gerencia.

Atención al cliente 24/7

Los sistemas de Keycafe están respaldados por un servicio de atención al cliente global 24/7. Contacta con nosotros en cualquier momento con una rápida llamada telefónica o en nuestra plataforma de chat.

Permisos específicos

Los propietarios y administradores de edificios pueden especificar exactamente quién tiene acceso a qué llaves y en qué momentos. También pueden asignar permisos a usuarios autorizados en función de grupos de llaves.

Alertas programables

¿Las llaves no se devuelven a tiempo? Crea un mensaje de alerta personalizado y automatizado que se enviará a la persona que cogió las llaves, a un administrador o a cualquier otro usuario.

Aplicación para móvil

Puedes gestionar los permisos de forma remota y en tiempo real mediante la aplicación Keycafe desde cualquier lugar.

Automatización API integral

Puedes utilizar nuestra aplicación o nuestra API para integrar Keycafe directamente en el software que elijas.

Diseño modular

El SmartBox es altamente escalable, incluso en diferentes ubicaciones, por lo que es ideal para inversores inmobiliarios con múltiples propiedades. Empieza con ocho casilleros y amplíalos a cientos a medida que adquieras nuevas unidades.

Respaldo de la batería

No te preocupes si se va la luz. Nuestras baterías de reserva garantizarán que las personas autorizadas sigan teniendo acceso a las llaves correctas (y los demás no).

Auditoria del historial de llaves

Este sistema garantiza que se contabilice cada interacción en tu sistema, con una lista completa y autoactualizada de todas las entregas y retiros de llaves, según usuario y SmartBox.

¿Quieres más información?

Simplifica tu vida y -la de tus inquilinos- con el sistema de gestión de llaves de Keycafe. Contacta con nuestro equipo de ventas hoy mismo para enterarte cómo hacer que tus llaves estén en las manos correctas.

Para leer más sobre la Ley de Miya, consulta elProyecto de ley del Senado (SB) 898 de Florida.