Desafío

BGA Location es una empresa de alquiler de vehículos que opera en la región de Burdeos y gestiona una flota de aproximadamente 300 a 400 coches y vehículos utilitarios distribuidos en varias agencias. Su actividad principal se centra en ofrecer servicios de alquiler flexibles y fiables tanto a particulares como a profesionales. Con múltiples ubicaciones y una gran cantidad de vehículos que gestionar, la empresa se enfrentó rápidamente a retos logísticos y operativos que perjudicaron la eficiencia y la experiencia del cliente.

Antes de implementar Keycafe, la empresa dependía completamente de la gestión manual de llaves, lo que generaba una fuerte dependencia del personal in situ. Las recogidas y devoluciones de vehículos estaban estrictamente sujetas al horario de oficina, lo que limitaba la flexibilidad de los clientes y generaba cuellos de botella en la programación. Cada alquiler requería la presencia del personal para la entrega y recogida de llaves, lo que aumentaba la carga de trabajo y ralentizaba las operaciones. Además, la falta de visibilidad en tiempo real de las devoluciones de vehículos dificultaba el seguimiento preciso de la flota. Estos desafíos afectaron la eficiencia operativa, la autonomía y, en última instancia, la experiencia del cliente, lo que puso de manifiesto la necesidad de una solución más automatizada y flexible.

Dificultades

• Alta dependencia del personal: Los empleados tenían que estar presentes para gestionar las transferencias clave
• Horario de acceso restringido: Los clientes estaban limitados por los horarios de apertura de la agencia.
• Sin seguimiento de llaves: No hay visibilidad sobre quién recogió o devolvió las llaves
• Brechas de seguridad: No hay prueba de devolución de la llave o entrega del vehículo
• Operaciones ineficientes: Los procesos manuales ralentizaron los alquileres y las devoluciones

Solución

BGA Location implementó el sistema de gestión de llaves SmartBox de Keycafe para automatizar completamente el proceso de gestión de llaves de sus vehículos.

Una vez establecido un contrato de alquiler, el equipo envía al cliente:

• Un resumen del alquiler
• Un código de acceso único generado por Keycafe

Los clientes pueden recoger su vehículo de forma independiente introduciendo el código en la SmartBox, que abre la taquilla donde se encuentra la llave. Cada llave del vehículo se guarda en un llavero Keycafe que la identifica, lo que permite un seguimiento seguro durante todo el alquiler.

Al devolver el vehículo, el cliente simplemente escanea el llavero Keycafe en la SmartBox. La taquilla se abre automáticamente y la llave se deposita sin intervención del personal.

Implementación de la ubicación de BGA

• Recogida y entrega automatizadas: Los clientes recogen y devuelven las llaves de forma independiente
• Acceso 24/7: Sin dependencia del horario de apertura ni del personal en el sitio
• Seguimiento inteligente de llaves: Cada llave está vinculada a un llavero Keycafe que identifica la llave al recogerla y entregarla.
• Notificaciones instantáneas:
  • Nombre del cliente
  • Matrícula del vehículo
  • Hora de regreso
  • Prueba en vídeo del depósito de llaves
• Control centralizado: Visibilidad total entre agencias y flotas

Resultado

Keycafe transformó significativamente el modelo operativo de BGA Location.

La empresa redujo drásticamente su dependencia del personal in situ, lo que permite que los alquileres y las devoluciones se realicen de forma autónoma. Todo el proceso de alquiler está ahora automatizado, desde la validación del contrato hasta la devolución del vehículo.

Este cambio proporcionó:

• Ahorro de tiempo claro
• Mayor libertad operativa
• Un retorno de la inversión medible
• Una experiencia de cliente más fluida y profesional

Keycafe también proporcionó visibilidad total de la flota, lo que permitió al equipo saber dónde están los vehículos, quién los usa y cuándo los devuelve: una mejora importante con respecto a su sistema manual anterior.

El resultado

• Limitaciones de personal reducidas: Menor necesidad de presencia en el sitio
• Control total de la flota: Visibilidad en tiempo real sobre el uso del vehículo
• Seguridad mejorada: Depósitos de claves verificados con prueba de video
• Experiencia del cliente mejorada: Alquileres más rápidos, sencillos y totalmente automatizados