Desafío

Ensis Groupe, con sede en Villeparisis, Francia, opera una flota de vehículos diversificada en sus filiales: Clamens, que recicla materiales de construcción, y STPS, una empresa de obras públicas que presta servicios a importantes proveedores de servicios públicos como GRDF (Gaz Réseau Distribution France) y EDF (Électricité de France). Con más de 90 vehículos y 480 empleados, sus operaciones requieren la coordinación diaria entre conductores, mecánicos y gerentes de múltiples departamentos y turnos, incluyendo guardias nocturnas y de emergencia.

La empresa dependía de un proceso manual para gestionar las llaves de los vehículos, mediante un tablero físico y taquillas en la oficina. Los conductores solían dejar las llaves en lugares informales, olvidarse de devolverlas o pasarlas de mano en mano, lo que generaba incertidumbre sobre la disponibilidad del vehículo. Cuando era necesario reasignar, reparar o despachar un camión con urgencia, no saber dónde estaba la llave (ni siquiera si estaba en el lugar) provocaba retrasos, fricciones internas e interrupciones del servicio.

Dificultades

• Falta de trazabilidad: Con frecuencia, las llaves se intercambiaban de manera informal entre conductores sin registros, lo que dificultaba el seguimiento del uso del vehículo y garantizar la responsabilidad.
• Llaves no devueltas o extraviadas: Las llaves se dejaron en casilleros personales o no se devolvieron en absoluto, lo que retrasó las reasignaciones de vehículos e interrumpió los horarios del taller.
• Acceso no controlado: El almacenamiento de claves dependía de tableros abiertos o puntos de entrega no seguros, sin posibilidad de restringir el acceso por rol, vehículo u hora del día.
• Carga administrativa: Los administradores de flotas a menudo debían resolver manualmente problemas clave, lo que agregaba tareas que consumían mucho tiempo a sus responsabilidades diarias.

Solución

Para estructurar y garantizar la seguridad de su gestión de llaves, Ensis Groupe implementó los sistemas Keycafe SmartBox en sus operaciones de Clamens y STPS. Conductores, personal de taller y gerentes de despacho ahora utilizan el sistema a diario para recuperar y devolver llaves mediante un acceso seguro y registrado.

A cada usuario se le asigna un código PIN único, vinculado a permisos específicos según su rol y responsabilidades. Por ejemplo, los conductores solo ven las llaves correspondientes a sus vehículos asignados, con acceso limitado a ciertos periodos de tiempo. Los equipos de taller pueden recuperar cualquier llave que necesiten para el mantenimiento, mientras que los despachadores pueden otorgar o revocar el acceso remotamente a través de la aplicación Keycafe.

Esta configuración garantiza que solo el personal autorizado gestione las llaves, con total visibilidad de cada transacción. El sistema SmartBox sustituyó las prácticas informales por un flujo de trabajo estandarizado y auditable, lo que mejoró la seguridad, la rendición de cuentas y el control operativo.

Implementación de Clamens y STPS

• Control de acceso basado en roles: Cada usuario se agrega al sistema Keycafe con permisos específicos según su rol; como conductores, personal de taller o gerentes, limitando el acceso solo a las llaves que necesitan.
• Ventanas de acceso programadas: Los horarios de acceso se personalizan para alinearse con el turno o las responsabilidades de cada usuario, lo que garantiza que las llaves solo estén disponibles cuando sean necesarias y mejora la supervisión.
• Administración remota: Los despachadores y el personal de TI usan la aplicación Keycafe en sus teléfonos y computadoras para administrar el acceso y solucionar problemas en tiempo real, incluso fuera del horario laboral.
• Uso compartido entre departamentos: Además de los conductores, el equipo del taller y el personal del turno de noche dependen del sistema para recuperar las llaves del vehículo sin necesidad de localizar a sus compañeros de trabajo o supervisores.

Resultado

Tras la implementación de Keycafe en sus operaciones de Villeparisis, Ensis Groupe logró una transformación completa en la gestión de llaves por parte de conductores, gerentes y personal de taller. Las entregas informales y los métodos de almacenamiento no seguros se reemplazaron por un sistema estructurado y rastreable que permitía a los usuarios acceder de forma independiente a las llaves que necesitaban, mientras que los administradores mantenían un control total sobre los permisos y los periodos de acceso. Esto resultó especialmente valioso para los turnos de noche y fin de semana, donde los equipos de guardia podían recuperar las llaves sin demora y continuar las operaciones sin necesidad de asistencia administrativa in situ.

El nuevo sistema también mejoró la coordinación entre equipos. Los despachadores pueden reasignar vehículos rápidamente según la disponibilidad, y el personal de mantenimiento puede recuperar las llaves para reparaciones según sea necesario, todo ello sin interrumpir los flujos de trabajo. Gracias a procedimientos claros y acceso centralizado, la gestión de llaves se volvió más rápida, segura y considerablemente más confiable para todos los involucrados.

El resultado

• Adopción total del sistema: El 100% de las claves ahora se depositan y recuperan a través de Keycafe, lo que elimina los intercambios informales entre el personal.
• Reducción drástica en la pérdida de llaves: Disminución de más del 80 % en llaves perdidas u olvidadas, lo que mejora significativamente la confiabilidad diaria.
• Ahorro de tiempo en las operaciones diarias: Se estima que un 30 % de reducción en el tiempo dedicado a gestionar el acceso y la coordinación de claves.
• Visibilidad y responsabilidad mejoradas: El seguimiento en tiempo real de los movimientos clave garantiza un acceso seguro y respalda la supervisión interna.