Desafío

A medida que Assia UNA expandía sus servicios de atención médica domiciliaria, la gestión del acceso a su flota de vehículos se volvió cada vez más compleja. Con hasta 100 vehículos distribuidos en cuatro sucursales de servicio independientes, la coordinación y la supervisión eran cruciales para las operaciones diarias.

Anteriormente, no existía un sistema estructurado de gestión de llaves. Las llaves de los vehículos eran de libre acceso, sin seguimiento ni rendición de cuentas. Si bien era viable a menor escala, este enfoque se volvió rápidamente insostenible a medida que la organización superaba los 500 empleados.

Cada mañana, los cuidadores y enfermeros debían recoger las llaves de sus vehículos antes de salir de ronda. Algunos vehículos se guardaban durante varios días consecutivos, según los horarios. Sin visibilidad en tiempo real, los gerentes no tenían forma de saber con claridad quién tenía qué vehículo en cada momento.

Esta falta de control generó ineficiencias operativas y problemas de seguridad, especialmente con trabajadores temporales, reemplazos y personal con contratos temporales que requerían acceso. La gestión de llaves en cuatro ubicaciones independientes incrementó aún más el desafío logístico.

Assia UNA necesitaba un sistema seguro, estructurado y fácil de usar capaz de brindar visibilidad y consistencia a la gestión de vehículos en todos los sitios.

Dificultades

• Sin gestión de claves estructurada: Las claves eran de libre acceso
• Falta de visibilidad: No hay seguimiento en tiempo real del uso del vehículo
• Riesgos de seguridad: Especialmente con personal temporal o de corto plazo
• Complejidad de varios sitios: Cuatro ramas de servicio independientes

Solución

Tras realizar un exhaustivo estudio de mercado de proveedores de sistemas de gestión de llaves, Assia UNA seleccionó Keycafe por su equilibrio entre simplicidad, funcionalidad y rentabilidad. Se implementaron SmartBoxes en las cuatro sucursales de servicio, estandarizando la gestión de llaves en toda la organización. Cada llave de vehículo se almacena de forma segura en una SmartBox y se organiza por sucursal y departamento, garantizando así que los empleados solo accedan a los vehículos asignados a su equipo.

Los permisos de acceso se gestionan directamente a través de la plataforma. Los administradores asignan derechos de usuario según su rol y departamento, con la posibilidad de otorgar, modificar o revocar el acceso con solo unos clics: una función esencial para trabajadores temporales y personal de reemplazo. Cada enfermero o cuidador recibe un código de acceso personal; al llegar, lo introduce en la SmartBox, visualiza los vehículos que está autorizado a usar y la taquilla correspondiente se abre automáticamente en segundos, sin supervisión de un supervisor.

Si un vehículo permanece asignado durante varios días, el sistema continúa rastreando la asignación en tiempo real. Los gerentes pueden ver al instante quién tiene qué vehículo, cuándo se lo llevaron y si se ha devuelto. Esta configuración estructurada combina la autonomía del personal con la supervisión centralizada, ofreciendo una solución escalable, segura y fácil de usar que respalda las operaciones diarias y se adapta al crecimiento futuro.

Implementación de Assia UNA

• SmartBoxes distribuidos en 4 ubicaciones: Se instalaron SmartBoxes en las cuatro sucursales de servicio para estandarizar y centralizar la administración de claves.
• Acceso seguro para más de 500 empleados: Las llaves de los vehículos están organizadas por sucursal y departamento, lo que garantiza que el personal solo acceda a los vehículos asignados a su equipo.
• Acceso controlado para personal temporal y de reemplazo: Los permisos se asignan por rol y departamento y se pueden otorgar o revocar instantáneamente a medida que cambia el personal.
• Recogida y devolución de llaves diarias simplificadas: Las enfermeras y los cuidadores utilizan códigos de acceso personales para recuperar llaves autorizadas en segundos, sin supervisión.
• Seguimiento de asignación de vehículos en tiempo real: Los gerentes pueden ver instantáneamente quién tiene qué vehículo, incluidas las asignaciones de varios días, en todas las ubicaciones.

Resultado

La implementación de Keycafe proporcionó estructura y control inmediatos a las operaciones vehiculares de Assia UNA. Lo que antes era un sistema de acceso abierto ahora está completamente organizado, seguro y rastreable en las cuatro ubicaciones. El personal solo tiene acceso a los vehículos específicos que está autorizado a usar, eliminando así los riesgos del acceso sin restricciones a las llaves.

La organización ahora se beneficia de la visibilidad de la flota en tiempo real, lo que permite a los gerentes ver al instante quién tiene cada vehículo, incluso en asignaciones de varios días. Esta transparencia ha mejorado la coordinación y reducido la incertidumbre operativa diaria.

La distribución matutina de llaves es más rápida y eficiente, lo que ahorra tiempo administrativo y permite al personal concentrarse en la atención médica. Con más de 500 empleados, incluyendo personal temporal y de reemplazo, el acceso controlado y rastreable ha fortalecido significativamente la seguridad y la rendición de cuentas.

En general, la solución proporciona un sistema escalable y confiable que respalda el crecimiento de Assia UNA al tiempo que refuerza la eficiencia operativa y el profesionalismo.

El resultado

• Gestión de claves estructurada y segura: Se reemplazaron las claves de acceso abierto con un sistema controlado basado en permisos en todas las ubicaciones.
• Visibilidad completa de la asignación de vehículos: Los gerentes pueden ver instantáneamente quién tiene qué vehículo en cualquier momento, incluidas las asignaciones de varios días.
• Ahorro de tiempo en las operaciones diarias: Una distribución de claves más rápida reduce la carga de trabajo administrativo y agiliza las salidas matutinas.
• Riesgo reducido con personal temporal: Los derechos de acceso se asignan por rol y se pueden ajustar instantáneamente, lo que garantiza el uso seguro del vehículo.
• Mayor eficiencia operativa en 4 ubicaciones: Los procesos estandarizados mejoran la coordinación y el control en todas las sucursales de servicio.