Desafío

Operado por la Corporación de Bienestar Social Nagatanagasaki, Kindergarten Sumire es un programa preescolar y extraescolar centrado en el desarrollo emocional de niños de 0 a 5 años. La empresa se enorgullece de ser el segundo hogar para niños pequeños y ofrece lecciones de habla y audición en inglés, nutrición a través de lecciones de cocina, lecciones de Eisar (danza tradicional de las islas de Okinawa) y planes de estudios de arte. Kindergarten Sumire prioriza a los padres que trabajan, siempre esforzándose por beneficiar a los padres mientras brinda servicios educativos a los niños.

En el jardín de infancia, el objetivo operativo es mejorar la eficiencia y la seguridad a través de la tecnología de la información y las comunicaciones. Para lograrlo, cada miembro del personal cuenta con un iPad para realizar diversas tareas. Keycafe se introdujo inicialmente para facilitar el intercambio de claves entre los maestros de los turnos temprano y tardío y para implementar la responsabilidad por el uso de llaves en áreas y vehículos sensibles.

Solución

Las llaves de puertas de entrada, cerraduras de seguridad, vehículos y un almacén se guardan en la SmartBox de Kindergarten Sumire. Todo el personal está registrado con su propia cuenta de Keycafe y el acceso a los grupos de claves se establece según la antigüedad y las responsabilidades del personal. Por ejemplo, sólo los conductores y otro personal que necesita conducir periódicamente tienen permiso para las llaves de los vehículos, lo que impide el acceso no autorizado a los autobuses escolares y otros vehículos. Del mismo modo, las llaves de zonas sensibles del campus sólo serán accesibles al personal autorizado y con la autorización requerida.

El personal usa la aplicación Keycafe en sus iPads para iniciar la recogida y entrega de llaves en el SmartBox y para verificar el estado activo de cualquier llave. Esto les permite ver si una clave está disponible o en uso antes de intentar recogerla. Keycafe también proporciona registros que muestran quién usó una clave por última vez y a qué hora, de modo que siempre se pueden rastrear las claves extraviadas.

Antes de implementar Keycafe, Kindergarten Sumire centralizó las notificaciones de varios software en Slack, por lo que, naturalmente, utilizaron la API simple de Keycafe para integrar las notificaciones de administración de claves de la misma manera. Esto permitió que todo el equipo tuviera siempre la información más reciente sobre la ubicación o el estado de cualquier clave.

Resultado

Desde la implementación de Keycafe, Kindergarten Sumire ha experimentado mejoras significativas en la eficiencia de la gestión de claves. Con Keycafe SmartBox y la aplicación en sus iPads, los miembros del personal pueden acceder rápidamente a las llaves que necesitan, eliminando la pérdida de tiempo buscando llaves extraviadas. El sistema de gestión transparente, con seguimiento en tiempo real y registros de usuarios, ha creado una cultura de responsabilidad entre los miembros del personal, lo que ha resultado en menos llaves perdidas o extraviadas y una mayor eficiencia operativa general. El acceso a las áreas sensibles y a los vehículos de la escuela ahora está estrictamente limitado al personal autorizado, lo que reduce los riesgos asociados con el uso no autorizado.

La integración de la API de Keycafe con la plataforma de comunicación Slack de la escuela ha facilitado una coordinación perfecta entre el equipo. Cualquier movimiento de teclas se comunica instantáneamente a todo el equipo, lo que mejora aún más la responsabilidad de cada miembro. Este sistema también permite una respuesta rápida en casos de emergencias o actividad clave inusual, lo que contribuye a la seguridad general y al funcionamiento eficiente del jardín de infancia. Con Keycafe, Kindergarten Sumire ha logrado su objetivo de aprovechar la tecnología para aumentar la eficiencia y la seguridad en sus operaciones, brindando más tranquilidad tanto al personal como a los padres.

“Además de las recogidas y entregas de claves diarias, la creación y terminación de acceso a claves cuando el personal se fue o se unió se volvió mucho más sencilla. Fue una ventaja inesperada”, afirmó Momoo, director general de la guardería.