Desafío

Antes de adoptar Keycafe, Garage Maro intentaba rastrear e identificar llaves mediante un sistema anticuado basado en etiquetas de papel adheridas a las llaves. Las etiquetas podían romperse, mojarse o desprenderse en el bolsillo de alguien. Cuando una etiqueta se desprendía, el equipo a menudo tenía que dedicar tiempo a identificar qué llave pertenecía a qué vehículo.

Según David Doise, empleado de posventa, el mayor problema era simple: las llaves se perdían constantemente. "Queríamos asegurarnos de no perder tantas llaves como antes. Eso lleva mucho tiempo y no es práctico".

Esto generó demoras en todo el concesionario, especialmente cuando era necesario mover un vehículo rápidamente o un técnico necesitaba una llave para continuar trabajando.

Dificultades

• Llaves perdidas: Las llaves desaparecían regularmente durante las operaciones diarias
• Tiempo perdido: El personal perdió tiempo buscando las llaves faltantes
• Sin seguimiento claro: No había una forma confiable de saber quién tuvo una clave por última vez
• Problemas de etiquetado: Las etiquetas de papel se rompían fácilmente, lo que causaba confusiones.

Solución

Garage Maro instaló un sistema Keycafe para sustituir las etiquetas de papel por llaveros NFC y la app Keycafe, lo que facilitó la identificación y el seguimiento de cada llave. Cuando llega un coche nuevo, el equipo recibe las llaves, las separa para tener una de repuesto a mano y coloca un llavero Keycafe antes de colocar la llave en la Keycafe SmartBox. Cada llave se etiqueta en la app Keycafe con el VIN, la matrícula o el número de vehículo, para que siempre se pueda identificar el coche correcto.

Una vez guardadas las llaves, el equipo puede localizarlas al instante en el sistema y ver quién las retiró por última vez. Esto facilita el seguimiento de vehículos, evita confusiones y permite un seguimiento rápido cuando una llave no está donde debería estar.

Implementación de Garage Maro

• Descripción general de la flota digital: Todas las claves son visibles en un solo panel
• Etiquetas basadas en vehículos: Las llaves se etiquetan en el sistema Keycafe usando el VIN o la matrícula para evitar confusiones.
• Seguimiento del historial de llaves: El personal puede ver instantáneamente quién usó una llave por última vez
• Acceso para todo el equipo: Tanto los técnicos como los vendedores usan el sistema a diario

Resultado

Garage Maro notó mejoras rápidamente tras instalar Keycafe. Desde el cambio, el equipo informa que no ha perdido ninguna llave y que los empleados ya no pierden tiempo buscándolas a lo largo del día. Ahora, el personal puede localizar las llaves al instante en el sistema de Keycafe, ver quién las prestó por última vez y hacer un seguimiento rápido cuando algo no está donde debería estar.

El manejo de llaves también se volvió más uniforme en todo el concesionario. Al usar el mismo sistema tanto técnicos como vendedores, el proceso es más claro y predecible, lo que reduce las confusiones que solían surgir por las etiquetas de papel y las llaves extraviadas.

Garage Maro también destacó el apoyo de Keycafe como una parte positiva de la experiencia, ayudando a garantizar una incorporación y una implementación sin problemas.

El resultado

• Sin llaves perdidas: El equipo no ha perdido ninguna llave desde que se cambió a Keycafe
• Menos tiempo perdido: El personal ya no pierde tiempo buscando llaves perdidas
• Responsabilidad clara: El sistema muestra quién retiró cada clave por última vez
• Flujo de trabajo diario más fluido: El manejo de llaves está organizado y es consistente en todo el concesionario.
• Soporte cuando sea necesario: El equipo puede obtener ayuda rápidamente cuando surgen preguntas