Desafío

Antes de adoptar Keycafe, Fuji Auto almacenaba las llaves en estuches organizados por marca y orden alfabético. El proceso no estaba automatizado y dependía en gran medida de la atención del personal. Con frecuencia, las llaves se colocaban en el estuche equivocado, se cambiaban por error o se extraviaban por completo. Cuando se perdía una llave, era imposible saber quién la había cogido ni dónde podría estar.

“El principal problema fue encontrar la llave, pero también el tiempo perdido buscándola”, explicó la analista de operaciones Letizia Merlo. “Nunca supimos quién tenía la llave ni dónde estaba”.

Como las llaves se movían con frecuencia entre departamentos y, a veces, fuera del concesionario, estos problemas causaban demoras y frustración diarias.

Dificultades

• Tiempo perdido: El personal dedicó mucho tiempo a buscar las llaves faltantes
• Sin visibilidad: No hay un registro claro de quién tenía una llave o dónde estaba
• Errores manuales: Teclas colocadas en el caso incorrecto o cambiadas accidentalmente
• Retrasos operativos: Las ventas, el servicio y el movimiento de vehículos se ralentizaron debido a la falta de llaves

Solución

Fuji Auto adoptó Keycafe para centralizar el almacenamiento y el seguimiento de llaves en todo el concesionario. Cuando un vehículo nuevo llega al concesionario, su llave se registra en la app de Keycafe y se conecta a un llavero antes de ser escaneada y colocada en la SmartBox. El personal accede a las llaves mediante códigos personales, lo que permite registrar automáticamente cada recogida y entrega.

Las llaves se mueven con frecuencia entre departamentos, como administración, ventas, taller y carrocería. Con Keycafe, cada movimiento se registra en un solo sistema. Cuando se vende un vehículo, el técnico final devuelve el llavero a administración, donde se retira y se reutiliza para el siguiente vehículo.

Todas las claves se almacenan en una ubicación segura, lo que hace que sea rápido localizarlas y fácil administrarlas.

Implementación de Fuji Auto

• Seguimiento centralizado de claves: Todas las claves están registradas y visibles en un solo sistema
• Acceso controlado: El personal usa códigos personales para recoger y devolver las llaves
• Soporte de flujo de trabajo diario: Las claves se mueven sin problemas entre departamentos
• Reutilización de llaveros: Los llaveros se reasignan cuando se venden los vehículos, lo que mantiene el sistema simple

Resultado

Fuji Auto experimentó mejoras inmediatas tras la implementación de Keycafe. El tiempo dedicado a buscar llaves se redujo significativamente. Con la aplicación de Keycafe, el personal ahora puede localizar cualquier llave en segundos y ver quién la usó por última vez. Esta visibilidad aumentó la responsabilidad entre los equipos y redujo la confusión durante las horas punta.

“Al principio, algunos empleados se mostraron escépticos”, añade Letizia. “Pero después de unas semanas, estaban mucho más satisfechos con este sistema que con el que teníamos antes”. La gestión de llaves se volvió predecible, más rápida y más sencilla.

Al alejarse de los casos clave, Fuji Auto ahora gestiona un gran volumen de vehículos con claridad y control, utilizando un sistema que respalda el ritmo del trabajo diario del concesionario en lugar de ralentizarlo.

El resultado

• Ahorro de tiempo: Las búsquedas de claves se redujeron de una hora a segundos
• Responsabilidad mejorada: Los registros claros muestran quién tiene cada clave
• Menos llaves perdidas: El almacenamiento central redujo la pérdida de llaves
• Operaciones más fluidas: Los equipos de ventas y servicio se mueven más rápido y con menos interrupciones