Desafío

Gringhub es una empresa con sede en Vélizy-Villacoublay, a las afueras de París, que apoya a los proveedores de reparto de última milla en su transición a vehículos eléctricos. Ofrece infraestructura de carga y alquiler de vehículos eléctricos a las empresas de reparto. Su objetivo es proporcionar una ubicación fiable y centralizada donde los conductores puedan empezar y terminar su jornada con un vehículo completamente cargado y un soporte continuo.

A medida que las operaciones se expandían, surgió un obstáculo importante: la entrega de llaves. Con múltiples clientes alquilando vehículos y diferentes conductores usándolos a diario, la distribución manual de llaves se volvió insostenible. El personal de Gringhub tenía que estar presente en las instalaciones en todo momento solo para gestionar los intercambios de llaves; un proceso lento, ineficiente y vulnerable a errores humanos. No había una forma fiable de rastrear quién había accedido a cada vehículo, lo que generaba fricción operativa y problemas de seguridad.

Dificultades

• Entrega manual de llaves: Se requería que el personal estuviera en el lugar en todo momento solo para distribuir y recoger las llaves.
• Falta de visibilidad: No había una forma confiable de rastrear qué conductor había accedido a un vehículo o cuándo.
• Riesgos de seguridad: En ocasiones las llaves se extraviaban o se dejaban en los vehículos, lo que aumentaba el riesgo de pérdida o robo.
• Retrasos operativos: Si un conductor olvidaba o no devolvía una llave, el siguiente conductor no podía usar el vehículo, lo que provocaba tiempo de inactividad.

Solución

Gringhub recurrió a Keycafe para resolver su problema de gestión de llaves. El sistema SmartBox proporcionó una forma segura y rastreable de gestionar el acceso a las llaves de los vehículos, permitiendo a los conductores recoger y devolver las llaves de forma independiente al inicio y al final de sus turnos. Cada entrega de llave se registra digitalmente de forma automática, lo que proporciona un historial de acceso completo y mejora la gestión integral.

Keycafe también permitió a Gringhub ofrecer un flujo de trabajo de autoservicio 24/7 para sus clientes. Las llaves de los vehículos se pueden recoger o entregar en cualquier momento, incluso cuando el personal de Gringhub no está en las instalaciones. Para una empresa basada en la eficiencia en la rotación de vehículos y la flexibilidad para los clientes, este nivel de automatización fue una importante incorporación para escalar las operaciones futuras.

Implementación de Gringhub

• Acceso a llaves de autoservicio: Los conductores de los clientes recuperan y devuelven las llaves sin necesidad de personal en el lugar, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Autorización remota: Los administradores de clientes pueden autorizar claves de forma remota a través de la aplicación Keycafe para realizar cambios de permisos en tiempo real en el sitio.
• Punto central de entrega de llaves: Los conductores dejan las llaves después de las rutas diarias cuando los vehículos se devuelven para cargar.
• Visibilidad completa: Cada interacción se registra digitalmente, lo que permite el seguimiento y la responsabilidad en tiempo real.

Resultado

Keycafe permitió a Gringhub gestionar su proceso de entrega de vehículos sin personal, un cambio que transformó su modelo operativo. Las llaves ahora son siempre accesibles, pero solo para usuarios autorizados, lo que elimina un importante punto de fricción tanto para Gringhub como para sus clientes.

La automatización proporcionó a Gringhub visibilidad completa sobre el uso de su flota compartida y redujo el riesgo de pérdida u olvido de llaves. También obtuvieron una nueva ventaja en la facturación: usar la actividad de SmartBox para verificar qué vehículos estaban en el lugar les permitió facturar a los clientes con precisión.

Gringhub informó que, una vez que un cliente adoptó el sistema, otros lo siguieron rápidamente, al ver cuánto tiempo y coordinación ahorraba. Lo que comenzó como una solución clave para la gestión se convirtió en un componente fundamental de la oferta de valor de Gringhub.

“A los clientes les encanta el sistema. Es práctico y les da una razón más para elegir nuestro centro de carga”, explicó Kamel Fekhart, director ejecutivo de Gringhub.

El resultado

• Costos laborales reducidos: Ya no es necesario que el personal esté presente para entregas clave, lo que generó una mayor rentabilidad.
• Supervisión de la flota: El personal de Gringhub rastrea la actividad del conductor y el estado del vehículo de forma remota a través de la aplicación Keycafe.
• Precisión de facturación: La actividad de SmartBox confirma la presencia del vehículo y admite una facturación precisa al cliente.
• Mayor valor del servicio: Keycafe se convirtió en un punto de venta para los servicios de alquiler y carga de vehículos de Gringhub, atrayendo a clientes que vieron el ahorro de tiempo de sus competidores.