Desafío

Student Factory opera 20 ubicaciones en Francia que atienden a estudiantes y visitantes de corta estancia que necesitan opciones de alojamiento flexibles. Si bien ofrecen apartamentos modernos con todos los servicios, las residencias no cuentan con recepción 24/7. Esta limitación supuso un importante problema logístico para la entrega de llaves, especialmente para los huéspedes que llegaban fuera del horario de oficina.

Con la llegada de huéspedes en horarios impredecibles, a menudo a altas horas de la noche, el sistema actual de entrega de llaves presencial ya no era sostenible. El personal tenía que permanecer en el hotel después del horario habitual o coordinar intercambios de llaves manuales y complejos. La falta de un proceso optimizado generaba fricción en la experiencia del huésped e ineficiencias operativas para el equipo.

Dificultades

• Sin mostrador de recepción 24 horas al día, 7 días a la semana: La imposibilidad de contar con personal de recepción las 24 horas del día creó una brecha en el servicio para los huéspedes que llegaban fuera del horario laboral.
• Interrupción operativa: El personal se veía interrumpido con frecuencia o se veía obligado a extender sus turnos para adaptarse a las llegadas tardías, lo que generaba problemas de programación e ineficiencias.
• Horarios de llegada impredecibles: Los huéspedes a menudo no cumplían con los horarios de llegada establecidos, lo que dificultaba la coordinación manual de entregas de llaves oportunas.

Solución

Para abordar estos desafíos, Student Factory implementó el sistema de gestión de llaves Keycafe en todas sus instalaciones. Keycafe destacó entre otras soluciones de gestión de llaves por su simplicidad, fiabilidad y capacidad para ofrecer acceso autónomo a las llaves a los huéspedes, sin necesidad de personal presente.

El flujo de trabajo ahora es muy ágil: tras confirmar la reserva, se genera un código único de recogida a través de la app de Keycafe. Este código se envía al huésped, quien lo utiliza para recoger su llave del SmartBox en el vestíbulo a su llegada, sin importar la hora. Al salir, los huéspedes pueden devolver la llave con el mismo código, dejarla en su habitación o entregársela directamente al personal.

Esta automatización ha permitido que el equipo de Student Factory siga siendo flexible y móvil, con la confianza de que los intercambios de claves se manejan de forma segura y eficiente.

Implementación de Student Factory

• Configuración de llaves antes de la llegada: El personal prepara tarjetas llave con anticipación según las fechas de reserva y asigna códigos únicos para su recogida mediante la aplicación de Keycafe.
• Autonomía del huésped: Los huéspedes reciben su código de acceso por correo electrónico o SMS y recuperan las llaves de forma independiente desde la Keycafe SmartBox a su llegada.
• Opciones de devolución flexibles: Los huéspedes pueden devolver las llaves colocándolas en el casillero de Keycafe, dejándolas en la habitación o entregándoselas al personal si está disponible.

Resultado

Desde la implementación de Keycafe, Student Factory ha eliminado la necesidad de personal fuera del horario laboral dedicado exclusivamente a la entrega de llaves, lo que se traduce en un ahorro operativo sustancial. Los huéspedes disfrutan de la comodidad de llegar a su propio ritmo sin esperas ni coordinación con el personal, lo que mejora la experiencia general.

El sistema ha demostrado ser fiable y sencillo tanto para los huéspedes como para el personal. Los huéspedes encuentran el proceso de recogida de llaves intuitivo y no tienen ningún problema para registrarse de forma independiente. Las consultas e inquietudes ahora se centran en la calidad del alojamiento y las comodidades, no en la logística, una clara señal de que la gestión de llaves ya no es un problema.

El resultado

• Costos de personal reducidos: Se eliminó la necesidad de contratar personal para el turno de noche para las entregas de llaves, lo que redujo significativamente los gastos de mano de obra.
• Experiencia mejorada para los huéspedes: Los huéspedes pueden acceder a su alojamiento en cualquier momento, lo que garantiza una experiencia de check-in sencilla independientemente de la hora de llegada.
• Eficiencia operativa mejorada: El personal puede concentrarse en la administración de la propiedad y los servicios a los huéspedes durante el horario comercial sin interrupciones relacionadas con la logística clave.