Desafío

Ubicado en la Costa de Gaspé, el Motel Impérial opera en un mercado turístico con alta estacionalidad. Si bien el establecimiento necesitaba ofrecer un registro de entrada fluido y confiable durante todo el año, su ubicación dependía exclusivamente de llaves físicas en lugar de cerraduras digitales.

Como explica la copropietaria Nadia Minassian, gestionar esas llaves físicas de forma segura y a la vez mantener la flexibilidad para los huéspedes se volvió especialmente difícil fuera de la temporada alta de turismo. Mantener la recepción con personal completo todo el año no siempre era viable, y cerrarla implicaba limitar las reservas.

Al mismo tiempo, los propietarios querían una solución que les permitiera gestionar las llaves físicas hoy y dejar la puerta abierta al acceso digital futuro, sin tener que reemplazar su sistema de gestión de llaves más adelante.

Dificultades

• Flexibilidad limitada: Los cierres de recepción restringieron la posibilidad de alquilar habitaciones durante la temporada baja.
• Sin sistema de seguimiento de llaves: Se requieren llaves físicas para un seguimiento seguro tanto para el acceso del personal como de los huéspedes.
• Gastos generales operativos: Los procesos manuales aumentaron la dependencia de la disponibilidad del personal.
• Escalabilidad futura: Un sistema de gestión de llaves obsoleto haría que fuera difícil y costoso cambiar posteriormente a cerraduras y tarjetas de acceso digitales.

Solución

Motel Impérial implemented Keycafe’s SmartBox system and leveraged the Mews integration to centralize key management and automate the check-in process.

Gracias a la integración, las reservas confirmadas en Mews generan automáticamente una clave de acceso en Keycafe. El código de acceso único de la reserva se envía al huésped, junto con los detalles de la misma. Esto permite a los huéspedes recibir instrucciones claras y recuperar sus llaves de forma segura sin necesidad de recepción, garantizando al mismo tiempo el acceso a las fechas de estancia correctas.

Keycafe permite al equipo gestionar las llaves físicas de forma segura, a la vez que ofrece a los huéspedes una opción de registro automático. Para el personal, el sistema proporciona visibilidad en tiempo real del uso de las llaves y una clara rendición de cuentas. Para los huéspedes, ofrece una experiencia sencilla e intuitiva, tanto si la recepción está abierta como cerrada.

Implementación del Motel Impérial

• Check-in automatizado de huéspedes: Los huéspedes utilizan un código para recuperar las llaves de forma segura sin asistencia de recepción.
• Seguimiento de llaves del personal: El acceso de los empleados a las llaves se registra y monitorea en tiempo real.
• Integración con Mews: Conexión perfecta entre las reservas y el acceso con llave.

Resultado

Con Keycafe, Motel Impérial obtuvo la flexibilidad de operar más allá de la temporada alta de turismo, manteniendo la seguridad y el control. El registro automatizado redujo la necesidad de personal de recepción constante, y tanto los huéspedes como los empleados se adaptaron rápidamente al sistema. "Nuestros clientes siempre quedan muy satisfechos al utilizar Keycafe", afirmó Nadia.

La solución agilizó las operaciones diarias, mejoró la experiencia del cliente y permitió a la propiedad escalar sus operaciones de manera más sostenible durante todo el año.

El resultado

• Temporada turística extendida: Posibilidad de mantener el alquiler de habitaciones durante períodos de baja demanda.
• Sistema confiable: Visibilidad total del uso de las llaves por parte del personal y los huéspedes.
• Eficiencia operativa: Reducción de las necesidades de personal sin sacrificar el servicio.
• Satisfacción del huésped: La experiencia de check-in, sencilla e intuitiva, siempre ha sido bien recibida.