Desafío

Para el proveedor de energía solar SunVena Solar, con sede en Florida, gestionar las llaves de su creciente flota de vehículos en tres oficinas regionales era confuso y propenso a errores. La empresa utilizó inicialmente un sistema básico de ganchos en un tablero y, más tarde, una caja de seguridad tradicional, pero estos sistemas resultaron insuficientes. Carecían de la rendición de cuentas adecuada, ya que se proporcionaba una hoja de registro, pero rara vez se completaba, lo que provocaba problemas frecuentes, como la pérdida de llaves y el uso no autorizado de vehículos.

Las ineficiencias de este sistema manual se hicieron evidentes a medida que la empresa fue creciendo. Los empleados tenían dificultades para localizar las llaves, pues a menudo las encontraban perdidas o registradas incorrectamente, lo que generaba demoras para los clientes y una mala gestión de los recursos. Este enfoque desorganizado no solo afectaba las operaciones diarias, sino que también planteaba riesgos de seguridad, ya que no había una forma fiable de rastrear quién tenía acceso a las distintas llaves. En ocasiones, los empleados incluso olvidaban las llaves en sus bolsillos y las llevaban a casa después de un turno.

Puntos de dolor

• Falta de responsabilidad: El proceso de pago manual dificultaba el seguimiento del uso de las llaves, lo que generaba llaves perdidas y confusión sobre quién había usado el vehículo por última vez.
• Preocupaciones de seguridad: Los sistemas tradicionales de cajas de seguridad y ganchos no impedían suficientemente el acceso no autorizado.
• Sin gestión remota: La imposibilidad de localizar rápidamente las llaves y gestionar las asignaciones de vehículos desde fuera del sitio generó demoras e ineficiencias que afectaron los cronogramas del proyecto.

Solución

El gerente de seguridad Pete Kelting descubrió Keycafe y reconoció de inmediato que era una solución de gestión de llaves confiable, en particular por sus sólidas funciones de seguridad, su facilidad de uso y la capacidad de monitorear el uso de las llaves de forma remota. La instalación de SmartBox de Keycafe fue sencilla. En 30 minutos, el sistema estaba instalado y en funcionamiento. “La integración y el servicio de atención al cliente de Keycafe son los mejores con los que he tratado”.

La transición a Keycafe permitió un flujo de trabajo simple en el que los empleados comienzan su turno autenticándose en la SmartBox con una credencial NFC y retiran las llaves de sus vehículos del día. Al final de su turno, devuelven las llaves de la misma manera. Cada transacción se registra y monitorea, y los gerentes reciben una notificación si no se devuelven las llaves. Como beneficio adicional, las tarjetas de crédito para gasolina también se guardan en la SmartBox, por lo que se contabilizan todos los gastos.

Para Pete, la posibilidad de ver y gestionar de forma remota las llaves en las tres sucursales de Sunvena ha sido inestimable. “La aplicación móvil te da acceso instantáneo para ver todo. Puedo ver el historial de las llaves. Puedo ver quién las usó por última vez, cuándo las dejó, cuándo las recogió, la fecha y la hora”.

Implementación de SunVena Solar

• Fácil configuración e incorporación: Solo tomó 30 minutos instalar las SmartBoxes y el personal comprendió rápidamente cómo usar el sistema.
• Acceso seguro a llaves: Los usuarios autorizados pueden retirar llaves y tarjetas de gasolina con solo tocar una credencial, y ahora se sienten seguros de que las llaves que necesitan están realmente allí.
• Monitoreo remoto: La aplicación Keycafe permite a los administradores monitorear transacciones clave en tiempo real, brindando una descripción general inmediata del uso de claves en diferentes ubicaciones.

Resultado

Desde que implementó Keycafe, SunVena Solar ha experimentado una notable mejora en la eficiencia de la gestión de llaves y la confiabilidad de la disponibilidad de los vehículos. La capacidad de la empresa para rastrear y gestionar las llaves de forma remota ha permitido una total rendición de cuentas y ha reducido los casos de llaves extraviadas. Este sistema también ha proporcionado tranquilidad, ya que se evita el uso no autorizado de los vehículos de la flota y, cuando se pierde una llave, se sabe exactamente qué conductor la tuvo por última vez.

En definitiva, el uso de Keycafe ha permitido que los empleados accedan a las llaves y al equipo que necesitan sin problemas y ha reducido los retrasos en el trabajo. “Ha ahorrado muchísimo tiempo y ha reducido la frustración de los empleados cuando intentan conseguir sus llaves. No sabemos qué haríamos sin Keycafe”.

El resultado

• Seguridad mejorada: Todos los accesos se registran y graban con la cámara de video incorporada. Se evita el acceso no autorizado a los vehículos de la flota gracias a los permisos personalizados.
• Tiempo ahorrado: Saber dónde están las llaves en todo momento ha eliminado el problema de que el personal comenzara su turno, esperara conducir un vehículo en particular y no pudiera encontrar las llaves.
• Horarios de trabajo optimizados: Al observar cuándo los equipos devuelven sus llaves, la administración puede determinar la duración ideal de los horarios de trabajo y los horarios de inicio seguros para el día siguiente.