Défi

CAM Industrial Solutions était aux prises avec le défi de gérer efficacement l'utilisation des véhicules sur place dans une usine de fabrication en Ontario. L’absence d’un système centralisé pour surveiller et contrôler l’accès des véhicules a conduit à une mauvaise utilisation des véhicules et à l’oubli des clés dans les véhicules. Cette situation présentait un risque important, surtout en dehors des heures d'ouverture, non seulement en termes de sécurité mais également en termes de gestion de la responsabilité des dommages aux véhicules.

Chaque incident de mauvaise utilisation ou de dommage à un véhicule entraînait une augmentation des coûts opérationnels et une perte de temps pour enquêter et résoudre ces problèmes. La nécessité d'un système capable de s'intégrer de manière transparente à leurs opérations et de susciter une culture de responsabilité et d'efficacité était évidente. CAM Industrial Solutions avait cruellement besoin d’une solution transformatrice pour reprendre le contrôle et la surveillance de sa flotte de véhicules.

Points douloureux

• Accès incontrôlé aux véhicules : Les clés étaient souvent laissées dans les véhicules, ce qui entraînait un accès et une utilisation non surveillés.
• Manque de responsabilisation : Aucun système en place pour savoir qui a utilisé les véhicules, surtout après les heures d'ouverture, et aucun recours en cas de dommages inexpliqués aux véhicules.
• Inefficacité opérationnelle : Perte de temps considérable pour retrouver les clés et résoudre les problèmes liés à l'utilisation du véhicule.

Solution

CAM Industrial Solutions s'est tourné vers Keycafe pour relever ces défis. Par rapport aux produits concurrents, l'équipe a constaté que la solution de Keycafe offrait un moyen plus rentable et plus efficace de gérer l'utilisation des véhicules. En attribuant des véhicules à des groupes de travail spécifiques et en qualifiant les conducteurs principaux et suppléants au sein de chaque groupe, l'utilisation de Keycafe garantissait que seul le personnel autorisé pouvait accéder aux véhicules pendant leur quart de travail. La facilité d'utilisation du système, soutenue par une application pour smartphone et une interface Web, ainsi qu'un support client réactif, ont rendu l'intégration transparente et efficace.

Au début de son quart de travail, le conducteur récupère la clé du véhicule qu'il a été autorisé à utiliser par la SmartBox Keycafe à l'aide de son code PIN, ce qui crée un journal de la récupération de la clé. À la fin du quart de travail, il rend simplement la clé à la SmartBox en utilisant le même code PIN, qui enregistrera à nouveau la clé rendue, créant ainsi un enregistrement complet de l'utilisation du véhicule pour la journée.

Implémentation de CAM Industrial Solution

• Accès contrôlé : Véhicules affectés à des groupes spécifiques avec des conducteurs principaux et suppléants désignés, garantissant un accès contrôlé mais flexible.
• Enregistrements à accès complet : Le système Keycafe permettait aux conducteurs de déconnecter eux-mêmes les clés du véhicule au début de leur quart de travail et de les restituer à la fin, créant ainsi un journal des transactions.
• Support réactif : L'équipe d'assistance Keycafe a été facilement joignable et a aidé à résoudre rapidement les requêtes, garantissant une configuration et un fonctionnement fluides.

Résultat

L'adoption de Keycafe par CAM Industrial Solutions a conduit à des résultats immédiats et percutants. Le système a non seulement simplifié la gestion de l'utilisation des véhicules, mais a également considérablement amélioré la responsabilisation et réduit le temps consacré aux enquêtes sur les dommages causés aux véhicules. La capacité de suivre et d'identifier qui a retiré les clés du véhicule s'est avérée inestimable, marquant une amélioration substantielle de l'efficacité opérationnelle et de la sécurité.

Les employés ont d'abord hésité, s'attendant à un nouveau processus lent et ardu pour le retrait des clés, mais ils se sont rapidement adaptés après la première récupération des clés, réalisant à quel point c'était rapide. Tout le monde était d’accord et appréciait la transparence et l’efficacité que cela apportait à leur quotidien. Le chef de projet Rocky Ellison a trouvé que Keycafe était un complément parfait à la panoplie d'outils de l'entreprise : "La responsabilisation globale a été meilleure que prévu. La possibilité d'attribuer immédiatement un accès à un nouvel utilisateur à partir de mon téléphone a permis de gérer sans problème les appels en dehors des heures d'ouverture."

Le résultat

• Réduction des dommages aux véhicules : Une réduction notable des dommages aux véhicules a été observée, Keycafe permettant une identification précise de qui a utilisé les véhicules et quand, réduisant ainsi le temps consacré aux enquêtes.
• Transformation culturelle et opérationnelle : Adoption rapide et appréciation de l'impact du système sur la transparence et l'efficacité.
• Responsabilisation accrue : La responsabilisation globale a dépassé les attentes.