Keycafe

Politique de confidentialité de Keycafe

Dernière mise à jour: 17 décembre 2025

Au sein du groupe de sociétés Keycafe (« nous », « nos », « notre », etc.), nous respectons votre vie privée et souhaitons que vous (« vous », « votre », « vos », etc.) compreniez comment nous collectons, utilisons et partageons les données vous concernant. La présente politique de confidentialité (« Politique de confidentialité ») couvre nos pratiques de collecte de données et décrit vos droits d’accès, de rectification ou de limitation de notre utilisation de vos données personnelles. Nous nous engageons à respecter diverses réglementations régionales en matière de protection de la vie privée, notamment le Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE » / « PIPEDA »), le California Consumer Privacy Act (« CCPA »), ainsi que toute autre loi de protection des données applicable. Les termes commençant par une majuscule ont la signification qui leur est donnée dans les Keycafe Terms of Service disponibles à l’adresse https://www.keycafe.com/keycafe-tos (les « Conditions Keycafe »), sauf définition contraire dans la présente Politique de confidentialité. Dans la présente Politique de confidentialité, le terme « Client » désigne le terme « Customer » tel que défini dans les Keycafe Terms of Service (en anglais).

Notre Politique de confidentialité explique :

Informations que nous collectons à votre sujet

Nous collectons des informations à votre sujet afin de vous fournir le Service. Le type d’informations que nous collectons peut varier en fonction de ce que vous nous fournissez et de la manière dont vous utilisez le Service.

Informations que vous fournissez

Nous collectons des informations lorsque vous enregistrez un compte ou utilisez le Service.

  • Données d’identification. Votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone mobile et vos identifiants d’authentification.
  • Données de facturation. Si vous vous abonnez ou effectuez un achat, des informations telles que les numéros de carte de paiement, l’adresse de facturation ou les informations de compte bancaire.
  • Informations de configuration. Si vous utilisez le Service, des informations relatives aux clés, aux lieux, aux armoires à clés, à d’autres types de matériel d’accès, etc., ainsi que des informations de configuration telles que les noms associés, les métadonnées, les adresses et les paramètres que nous stockons et utilisons pour faire fonctionner le Service conformément à vos spécifications.
  • Informations relatives aux transactions. Lorsque vous utilisez notre Service, nous collectons des informations sur les accès que vous créez ou auxquels vous participez, y compris les coordonnées des utilisateurs, des invités et les paramètres associés aux accès, le moment et le lieu où les accès ont lieu, les parties concernées, les appareils et méthodes utilisés pour réaliser les transactions, les frais de facturation correspondants et d’autres données connexes.
  • Autres informations que vous fournissez. Les informations que vous nous fournissez volontairement, y compris, sans s’y limiter, les interactions commerciales et de service client (y compris les enregistrements et transcriptions vocales, par chat et par e-mail), les informations relatives à votre entreprise, vos préférences de communication et de confidentialité, vos réponses à des enquêtes, vos réponses à des demandes de retour d’information, vos suggestions d’amélioration, vos parrainages ou toute autre donnée que vous fournissez lors de l’utilisation du Service.

Informations que nous collectons lors de votre utilisation de notre Service

Nous collectons des informations à votre sujet et à propos des appareils que vous utilisez pour accéder au Service, tels que votre ordinateur, votre téléphone mobile ou votre tablette. Les informations que nous collectons incluent notamment :

  • Informations sur l’appareil. Des informations sur votre appareil, y compris le modèle matériel, le système d’exploitation et sa version, le nom de l’appareil, l’identifiant unique de l’appareil, les informations sur le réseau mobile et des informations sur l’interaction de l’appareil avec notre Service.
  • Données d’utilisation. Des informations sur la façon dont vous utilisez notre Service, y compris vos heures d’accès, les informations de « connexion » et de « déconnexion », le type et la langue du navigateur, le pays et la langue paramétrés sur votre appareil, l’adresse de protocole Internet (« IP »), le nom de domaine de votre fournisseur d’accès à Internet, d’autres attributs liés à votre navigateur, votre appareil mobile et votre système d’exploitation, chaque page spécifique que vous visitez sur notre plateforme, le contenu que vous consultez, les fonctionnalités que vous utilisez, la date et l’heure de votre visite ou de votre utilisation du Service, le site web que vous avez visité avant de visiter ou d’utiliser le Service, des données concernant la manière dont vous interagissez avec notre Service, d’autres données de parcours numérique (« clickstream ») et des informations relatives aux transactions que vous effectuez ainsi que toute information que vous fournissez aux SmartBox.

Informations que nous collectons auprès d’autres sources

Nous collectons également des informations vous concernant auprès de tiers spécialisés dans l’enrichissement de données des Clients et combinons ces données avec les informations que nous détenons déjà à votre sujet, afin de pouvoir enrichir l’application avec des photos de clients, mettre à jour, étendre et analyser l’exactitude de nos dossiers, identifier des clients potentiels et communiquer des produits et services susceptibles de vous intéresser.

Comment nous utilisons vos informations

Nous pouvons utiliser des informations vous concernant sur la base de la nécessité contractuelle, de notre intérêt légitime, du respect d’obligations légales ou de votre consentement explicite, pour un certain nombre de finalités, notamment :

Fournir, améliorer et développer notre Service

  • Traiter, prendre en charge, enregistrer et afficher les accès aux clés et autres transactions, produits et fonctionnalités que vous choisissez d’utiliser.
  • Fournir, maintenir et optimiser notre Service pour votre utilisation.
  • Personnaliser et faciliter votre utilisation de notre Service, par exemple en optimisant le site web selon votre langue, votre devise, votre pays, etc.
  • Mesurer, suivre et analyser les tendances d’utilisation et les performances de votre utilisation du Service.
  • Développer de nouveaux produits et fonctionnalités.

Communiquer avec vous au sujet de notre Service

  • Résoudre toute demande de support que vous adressez via le Service.
  • Réaliser des communications proactives concernant la gestion de votre compte.
  • Vous envoyer les informations nécessaires telles que les avis de sécurité, les notifications techniques, de compte, de support et administratives (par exemple des codes de connexion, des alertes de facturation, les résultats de parrainage, des notifications de fermeture d’emplacement, des notifications liées aux clés, des rappels de compte, etc.).
  • Vous envoyer des informations que nous pensons susceptibles de vous être utiles, telles que des mises à jour sur les produits et services.
  • Mener des enquêtes et collecter des commentaires sur notre Service.

Protéger nos Services et maintenir un environnement de confiance

  • Enquêter, détecter ou prévenir les fausses déclarations, les violations de sécurité, les incidents ou d’autres activités potentiellement interdites, ou contribuer autrement à protéger votre compte.
  • Protéger les droits ou les biens des Clients ou la sécurité ou l’intégrité de notre Service.
  • Appliquer les Conditions Keycafe ou d’autres accords ou politiques applicables.
  • Vérifier votre identité.
  • Respecter toute loi ou réglementation applicable, ou répondre à des demandes légales d’informations émanant des pouvoirs publics ou dans le cadre de procédures juridiques.
  • Vous contacter pour résoudre des litiges, percevoir des frais et vous fournir une assistance en lien avec notre Service.

Publicité et marketing

  • Assurer la commercialisation de nos produits et services, y compris communiquer avec vous au sujet d’opportunités, de concours, de promotions, de réductions, d’incitations et de programmes de récompenses proposés par nous et certains partenaires sélectionnés.

Comment nous partageons vos informations

Nous pouvons partager des informations vous concernant comme suit :

Avec d’autres utilisateurs du Service avec lesquels vous interagissez

  • Avec d’autres Clients du Service avec lesquels vous interagissez par l’utilisation du Service. Par exemple, nous pouvons afficher votre photo, vos informations personnelles et votre activité à d’autres Clients avec lesquels vous interagissez afin d’enrichir leur expérience, et afficher vos coordonnées pour résoudre des problèmes liés au Service.

Avec des tiers

  • Avec des sous-traitants chargés du traitement des données et d’autres prestataires de services tiers afin de fournir, maintenir et améliorer notre Service, y compris des prestataires qui accèdent à des informations vous concernant ou les reçoivent pour exécuter des services en notre nom, tels que les fournisseurs d’hébergement cloud, les prestataires de facturation, les services d’e-mail et de SMS, les transporteurs, les solutions de gestion de la relation client, les plateformes marketing, les services d’analyse, et d’autres prestataires similaires.
  • Avec des plateformes de technologies de l’information utilisées par nos équipes pour interagir avec vous ou entre elles, et qui peuvent, de ce fait, stocker des données liées à vous ou à votre compte. Par exemple : des outils de calendrier, de visioconférence, des messageries électroniques personnelles, des services de chat et d’autres plateformes. Ces outils sont utilisés dans des contextes limités pour soutenir les communications avec les clients et les communications internes, et ne sont pas conçus pour traiter systématiquement les données clients. À ce titre, ces outils ne sont pas répertoriés comme sous-traitants et peuvent dans certains cas continuer à conserver des informations clients dans des formats non structurés, déconnectés du traitement centralisé.
  • Avec des tiers qui organisent des campagnes publicitaires, des offres spéciales ou d’autres événements ou activités en notre nom ou en lien avec nos Services.
  • Nous pouvons également partager avec des tiers des informations agrégées et anonymisées qui ne permettent pas de vous identifier spécifiquement, ni d’identifier un Client individuel de notre Service.
  • Sur notre Trust Center (https://trust.keycafe.com), vous pouvez trouver des informations sur chaque sous-traitant de Keycafe, y compris son rôle et sa fonction dans nos opérations, des détails sur notre politique de conservation des données, nos politiques de sécurité et notre niveau de sécurité. Veuillez noter que Keycafe utilise des fournisseurs d’infrastructure IoT et réseau (tels que Cloudflare et Hologram) pour transmettre vos données de manière sécurisée sur le web et, dans certains cas, nous transmettons vos informations à des plateformes qui fournissent un service après lequel nous supprimons immédiatement ces données. Nous n’incluons pas dans notre liste de sous-traitants les prestataires qui n’ont pas un accès persistant à vos données.

Transferts d’entreprise et changements de structure

  • À un propriétaire, co-propriétaire ou exploitant ultérieur de notre Service ; ou
  • Dans le cadre (y compris, sans limitation, pendant la phase de négociation ou de diligence raisonnable) d’une fusion, consolidation ou restructuration d’entreprise ; de la vente de la quasi-totalité de nos actions et/ou actifs ; d’un financement, d’une acquisition, d’une cession ou dissolution de tout ou partie de notre entreprise ; ou de tout autre changement de structure d’entreprise.

Sécurité et conformité avec la loi

  • Si nous estimons que la divulgation est raisonnablement nécessaire (i) pour respecter toute loi, réglementation, procédure légale ou demande gouvernementale applicable (par exemple, émanant d’autorités fiscales, d’organismes d’application de la loi, etc.) ; (ii) pour faire appliquer ou respecter nos Conditions Keycafe ou tout autre accord ou politique applicable ; (iii) pour protéger les droits ou les biens de nos Clients, ou la sécurité ou l’intégrité de nos Services ; ou (iv) pour nous protéger, ainsi que les Clients ou le public, contre un préjudice, une fraude ou des activités potentiellement interdites.

Avec votre consentement

  • Par exemple, selon vos instructions ou tel que décrit au moment où vous acceptez de partager vos informations, ou lorsque vous autorisez une application ou un site web tiers à accéder à vos informations.

Comment nous sécurisons, stockons et conservons vos informations

Comment et où vos données sont sécurisées et stockées

Nous suivons des normes généralement reconnues pour stocker et protéger les données que nous collectons, tant pendant leur transmission qu’une fois reçues et stockées, notamment en utilisant le chiffrement lorsque cela est approprié. Nous utilisons Drata pour la surveillance continue et la vérification de conformité de nos politiques et pratiques de sécurité. Vous pouvez en savoir plus sur nos mesures de sécurité, nos certifications et nos efforts de conformité en consultant notre Trust Center à l’adresse : https://trust.keycafe.com.

Notre siège social se situe à Vancouver, au Canada, et nous ne traitons pas vos données sur site. Nous faisons appel à des fournisseurs de services cloud tiers de premier plan pour traiter et stocker vos informations en notre nom. Nos principales activités de stockage et de traitement des données sont domiciliées dans l’Union européenne, bien que certains prestataires traitent, stockent ou transmettent une partie de vos informations aux États-Unis, au Canada et dans d’autres pays. Nous avons vérifié que ces prestataires disposent de programmes de conformité au RGPD et à d’autres lois sur la protection de la vie privée et avons conclu avec eux des accords de traitement des données qui encadrent et limitent leur traitement de vos données en notre nom.

En visitant ou utilisant nos Services, vous consentez au transfert, au stockage et au traitement de vos données par nous et nos sous-traitants, ce qui peut entraîner le traitement de vos données en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »).

Keycafe agit principalement en qualité de responsable de traitement pour les données personnelles collectées directement auprès de nos Clients et utilisateurs, et non en qualité de sous-traitant. Toutefois, si vous utilisez Keycafe pour gérer des données et activités d’utilisateurs finaux à grande échelle et estimez que Keycafe agit comme sous-traitant de données en votre nom, nous mettons à disposition un Accord de traitement des données (« DPA ») sur notre Trust Center pour que vous puissiez l’examiner et, le cas échéant, le signer.

Notre base pour le stockage et la conservation des données

Nous conservons les données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire pour: vous fournir le Service, vous informer de l’évolution des fonctionnalités de notre Service, et répondre à d’autres besoins juridiques ou commerciaux légitimes, notamment lorsque :

  • la loi, un contrat ou des obligations similaires applicables à nos activités nous y obligent ;
  • cela est nécessaire pour préserver, résoudre, défendre ou faire valoir nos droits juridiques ou contractuels ;
  • cela est nécessaire pour maintenir des dossiers commerciaux et financiers adéquats et exacts.

Notre politique de conservation

Keycafe applique plusieurs règles automatisées pour supprimer définitivement des e-mails internes, conversations et fichiers de données après une certaine période, contribuant ainsi à ce que les données non structurées susceptibles de se rapporter à vous soient continuellement supprimées de notre système. En ce qui concerne vos données à caractère personnel et les bases de données utilisées pour permettre le fonctionnement de votre compte, notre politique est la suivante :

Nous continuerons à stocker vos données à caractère personnel :

Si vous êtes un utilisateur enregistré dans un rôle principal de propriétaire de clés ou de SmartBox : jusqu’à 30 jours après que votre compte est resté inactif pendant 1 an et que vous n’êtes plus membre d’une autre organisation de compte active, ou jusqu’à 30 jours après que vous avez annulé votre compte ou envoyé une demande formelle à privacy@keycafe.com pour supprimer vos informations.

Si vous êtes un utilisateur invité d’un compte en rôle principal: jusqu’à ce que les informations du compte en rôle principal associé soient supprimées, ou jusqu’à 30 jours après l’envoi par vous d’une demande formelle à privacy@keycafe.com pour supprimer vos informations.

Veuillez noter certaines limites concernant la suppression de vos données: (i) avant que Keycafe ne supprime vos informations à l’expiration d’une période de conservation indiquée ci-dessus, nous pouvons vous en informer et/ou exiger une confirmation de votre part ; (ii) la suppression de vos données à caractère personnel ne signifie pas que toutes vos données seront supprimées (que nous pouvons conserver à des fins statistiques et d’intégrité du système), mais uniquement qu’elles ne peuvent plus être identifiées dans notre base de données comme vous appartenant ; (iii) certaines de vos données peuvent continuer à apparaître dans les historiques de transactions des Clients avec lesquels vous avez interagi, car vous « possédez » tous deux ces données ; (iv) il est possible que des Clients avec lesquels vous avez interagi ou des tiers que vous avez autorisés à accéder à votre compte aient récupéré et stocké des données vous concernant ; ces activités ne peuvent pas être inversées et échappent à notre contrôle ; vous devez contacter ces parties si vous souhaitez qu’elles ne conservent plus vos données ; et (v) certains de nos prestataires de services tiers peuvent avoir des obligations légales distinctes de conserver vos données (par exemple, les prestataires de facturation).

Cookies et autres technologies similaires

Nous utilisons CookieYes pour gérer la conformité en matière de cookies, vous offrant la possibilité d’accepter ou de refuser les cookies et de modifier vos paramètres de cookies à tout moment. Les cookies nous aident à mémoriser vos préférences, à offrir une expérience utilisateur cohérente et à recueillir des données d’utilisation pour améliorer notre Service. Nous pouvons également collecter des informations au moyen de pixels invisibles (ou « web beacons »). Ces pixels sont des images électroniques qui peuvent être utilisées dans notre Service ou dans nos e-mails. Nous les utilisons pour distribuer des cookies, suivre le nombre de visites sur notre site web et nos applications, comprendre l’utilisation et l’efficacité des campagnes et déterminer si un e-mail a été ouvert et a donné lieu à une action.

La présente Politique de confidentialité ne s’applique pas aux cookies, web beacons ou autres technologies de suivi de tiers, dont le traitement est régi par les politiques de confidentialité de ces tiers. Pour plus d’informations, nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de ces tiers afin de connaître leurs pratiques en matière de vie privée.

Vous pouvez gérer vos paramètres de cookies en cliquant sur le lien de consentement aux cookies disponible sur notre site web. Vous pouvez également en savoir plus sur les cookies en consultant le site http://www.allaboutcookies.org, qui contient des informations supplémentaires utiles sur les cookies et sur la manière de les bloquer sur différents types de navigateurs et d’appareils mobiles.

Veuillez noter que certains cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de notre Service et que la désactivation de ces cookies peut affecter votre expérience.

Vos choix

Paramètres de communication

Nous vous informons au moment de votre inscription qu’en fournissant vos informations et en vous inscrivant, vous acceptez de recevoir des communications liées à votre sécurité et à votre compte, ainsi qu’à des mises à jour de produits et de services et à des demandes de retour d’information, et que vous pouvez modifier vos paramètres après l’enregistrement de votre compte. Nous ne vous inscrivons pas automatiquement aux communications marketing et offres de Keycafe, mais nous espérons que vous choisirez d’y adhérer pour rester en contact !

Vous pouvez vous désabonner de certaines communications dans la zone des paramètres de communication de nos applications et/ou en cliquant sur les liens de désabonnement figurant dans les messages que vous recevez. Si nous vous envoyons une communication automatisée par e-mail qui n’est pas obligatoire, celle-ci contiendra un lien de désabonnement vous permettant de vous « désinscrire » de futures communications de ce type. Cette option vous désabonnera de cette catégorie de communication.

Annulation de votre compte

Si vous souhaitez désactiver votre compte, vous pouvez le faire en vous connectant à votre compte Keycafe et en utilisant l’option « Annuler le compte » (ou « Cancel Account ») dans la zone des paramètres de votre compte.

Consultation de vos données

Vous avez le droit de consulter vos données. Si vous souhaitez voir les données que nous conservons à votre sujet ou demander une copie de vos données dans un format structuré et lisible par machine (portabilité des données), envoyez un e-mail à privacy@keycafe.com et nous vous répondrons dans un délai de 30 jours. Vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée personnelle inexacte ou incomplète que nous détenons, afin de garantir que vos informations sont exactes et à jour Veuillez noter que Keycafe est encore une petite entreprise avec des ressources d’ingénierie limitées. Nous pouvons vous demander de cesser d’utiliser le Service si vous formulez un nombre de demandes constituant une charge excessive.

Modifications de cet avis de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps à autre en publiant une version révisée et en mettant à jour la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus. Sauf indication contraire de notre part, toute version révisée prendra effet 30 jours après la date de dernière mise à jour. Nous vous informerons de manière raisonnable des modifications importantes de la Politique de confidentialité, notamment par e-mail si vous nous avez fourni une adresse e-mail. Si vous n’êtes pas d’accord avec ces modifications, vous pouvez annuler votre compte à tout moment. Votre utilisation continue de notre Service constitue votre consentement à toute modification de la présente Politique de confidentialité.

Contact

Notre Délégué à la protection des données (« DPO ») peut être contacté pour toute question ou préoccupation relative à la protection de la vie privée. Veuillez contacter notre DPO ou notre service de confidentialité pour toute demande, question ou préoccupation concernant la présente Politique de confidentialité à l’adresse suivante :

privacy@keycafe.com
Keycafe Inc., 102 - 329 Railway Street, Vancouver, BC V6A 1A4, Canada

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. Si vous avez une demande ou une réclamation concernant nos pratiques de traitement des données, veuillez inclure les détails de votre préoccupation et nous enquêterons et vous répondrons dans un délai de 30 jours. Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires concernant votre préoccupation et pourrons être amenés à consulter d’autres parties afin d’enquêter et d’y répondre. Nous pouvons conserver des traces de votre demande et de toute résolution apportée.

Fermer