課題：

コネチカット州ウィンザーロックスのダブルツリー by ヒルトン ホテルは、大きな課題に直面していました。ホテル運営に関わる鍵をどのようにして安全に管理するか、という問題は長らく解決されておらず、鍵の紛失、盗難のリスクを常に抱えた状態でした。スムーズなホテル運営の為には、毎日、90 人のホテル運営スタッフに鍵を渡し、回収する必要があります。鍵の受け渡しを管理し、履歴を追う強固なシステムは存在せず、鍵が紛失されると、高額な費用が発生する状況でした。

課題は 2 つありました。使用されていない鍵を安全に保管するメカニズムを確保することと、鍵の受け取り・返却を正確に把握することです。後者は、盗難のリスクを最小限に抑えるだけでなく、明確な説明責任を確立するためにも重要でした。既存システムは扱いにくく、不正アクセスや悪用を防ぐために必要な防御手段が欠落していました。管理チームはいつ誰がどの鍵を利用したのか確認できず、早急に状況を改善したいと考えていました。

Keycafe導入：

ヒルトンの系列ホテルから Keycafe について聞いた経営チームは、安全かつ効率的な鍵管理のために SmartBox を試してみることにしました。スタッフはPIN コードを使用してシフトの開始時と終了時に鍵の受け取りと返却を自己管理します。これにより、スタッフの間に責任感が生まれ、また、管理チームが鍵の受け渡しを現場で確認する必要も無くなりました。

Keycafe のリアルタイムでの履歴管理は、鍵の使用状況の包括的な記録を提供します。チームはいつでも、誰がどの鍵を持っているかを確認できるようになり、業務の透明性がさらに高まりました。鍵の安全な管理に加えて、鍵紛失の懸念なく、安心して業務に集中できるようになったことも大きなメリットです。

Keycafe は直管的に操作することができる為、スタッフもすぐに慣れることができました。 「誰がどの鍵を持っていて、誰が鍵を返さなかったのかを正確に把握できる。ホテルを完全に管理できるようになりました。」とダブルツリー ハードフォード 食品・飲料担当ディレクターのモハメド・アンワー氏は言います。

成果：

ダブルツリー by ヒルトン ホテルの運営にKeycafeが導入されたことで、業務に根本的な変革がもたらされました。SmartBoxはスタッフに歓迎され、即時効果をもたらしています。鍵の管理はかつてはダブルツリー by ヒルトン の懸念点でしたが、今では効率性のモデルとなっています。

スタッフは鍵の使用状況が把握・管理されていることを認識し、より明確に責任を感じるようになりました。結果として、鍵の置き忘れ・紛失件数は減少しています。操作も簡単なSmartBoxは、すぐにすべてのスタッフの日常業務に不可欠な存在となりました。

以前は鍵の管理に費やされていた時間と労力が、顧客の宿泊体験の向上や、その他の重要な業務に向けられるようになりました。 「Keycafe は私たちの業務に必須です。ついに、使えるシステムを手に入れました。」と Mohamed は結論付けました。