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Keycafe プライバシーポリシー

最終更新日: 2025年12月17日

Keycafe グループ各社（以下「当社」または「Keycafe」といいます）は、お客様（以下「お客様」）のプライバシーを尊重し、お客様に関するデータをどのように収集・利用・共有するかについてご理解いただくことを重視しています。本プライバシーポリシー（以下「本プライバシーポリシー」）は、当社のデータ収集に関する実務を規定するとともに、お客様の個人データに対するアクセス権、訂正を求める権利、利用制限の権利について説明するものです。

当社は、一般データ保護規則（GDPR）、カナダの個人情報保護および電子書類法（PIPEDA）、カリフォルニア州消費者プライバシー法（CCPA）その他の適用される各種プライバシー法令を遵守することに努めています。

本プライバシーポリシーにおいて特段の定義がない用語の意味は、https://www.keycafe.com/keycafe-tos に掲載されている Keycafe 利用規約（以下「Keycafe 利用規約」）に定める意味によるものとします（以下、Keycafe 利用規約を「利用規約」といいます）。

本プライバシーポリシーでは、以下の点について説明します:

当社が収集するお客様に関する情報

当社は、お客様に本サービス（以下「本サービス」といいます）を提供するために、お客様に関する情報を収集します。収集する情報の種類は、お客様が提供する情報および本サービスの利用方法によって異なります。

お客様が提供する情報

お客様がアカウントを登録する場合、または本サービスを利用する場合に、当社は以下の情報を収集します。

  • 識別情報（本人特定情報） 氏名、メールアドレス、携帯電話番号、認証情報（ログイン資格情報など）。
  • 請求情報 お客様がサブスクリプション登録や購入を行う場合の、クレジットカード番号、請求先住所、銀行口座情報などの支払関連情報。
  • 構成・設定情報 本サービスを利用する際の鍵、ロケーション、キーボックス（SmartBox）、その他のアクセスハードウェアの種類などに関する情報、ならびに関連する名称、メタデータ、住所、設定その他の構成・設定情報。これらは、本サービスをお客様の指定どおりに運用するために当社が保存・利用します。
  • 取引・履歴情報 お客様が本サービスを利用するにあたり、お客様が作成または関与するアクセス（鍵の受け渡しや利用等）に関する情報。ここには、ユーザーおよびゲストの連絡先情報、アクセスに関連する設定、アクセスが発生した日時・場所、取引当事者、取引に使用されたデバイスや方法、関連する請求料金その他関連データが含まれます。
  • その他お客様が提供する情報 お客様が任意で当社に提供する情報。これには、営業およびカスタマーサポートとのやり取り（音声の録音、およびチャット・メールの記録を含む）、お客様の事業に関連する情報、コミュニケーションおよびプライバシーに関する希望、アンケート回答、フィードバック、改善提案、紹介に関する情報、その他本サービス利用時に提供される一切のデータが含まれます。

本サービスの利用に伴い当社が収集する情報

当社は、お客様およびお客様が本サービスにアクセスするために使用するデバイス（コンピュータ、携帯電話、タブレット等）に関する情報を収集します。収集する情報の例は以下のとおりです。

  • デバイス情報 デバイスの機種名、OS とそのバージョン、デバイス名、一意のデバイス識別子、モバイルネットワーク情報、および本サービスとのやり取り・利用状況に関する情報。
  • 利用情報 本サービスの利用方法に関する情報。これには、アクセス時間、「ログイン」「ログアウト」情報、ブラウザの種類と言語設定、デバイスの国と言語設定、IP アドレス、インターネットサービスプロバイダのドメイン名、ブラウザ・モバイルデバイス・OS に関するその他属性、本プラットフォーム上でお客様が訪問した特定ページ、閲覧したコンテンツ、利用した機能、本サービスの訪問・利用日時、本サービスにアクセスする前に訪問したウェブサイト、当社サービスとのインタラクションに関するデータ、その他クリックストリームデータ、および SmartBox で行う取引や提供される情報に関する情報などが含まれます。

他の情報源から収集する情報

当社は、お客様に関する情報を、お客様データの補完（エンリッチメント）を専門とする第三者からも収集し、既に保有している情報と組み合わせる場合があります。これにより、アプリケーション上に顧客（Customer）の写真等を付加してアプリ上の表示情報を充実させたり、当社記録の正確性を更新・拡張・分析したり、潜在顧客を特定したり、お客様に関心を持っていただける可能性のある商品・サービスをお知らせしたりします。

当社によるお客様情報の利用方法

当社は、契約上の必要性、当社の正当な利益、法的義務の遵守、またはお客様の明示的な同意に基づき、以下の目的でお客様情報を利用することがあります。

本サービスの提供・改善・開発

  • お客様が選択した鍵アクセス（key access）その他の取引・商品・機能を処理・サポート・記録・表示するため。
  • お客様による利用のために、本サービスを提供・維持・最適化するため。
  • ウェブサイトをお客様の言語・通貨・国等に最適化するなど、当社サービスのパーソナライズおよび利用の円滑化のため。
  • 本サービスの利用状況やパフォーマンスに関する傾向を測定・追跡・分析するため。
  • 新しい製品および機能を開発するため。

本サービスに関するお客様とのコミュニケーション

  • 本サービスに対するサポート問い合わせを解決するため。
  • プロアクティブなアカウント管理のご案内およびフォローアップのため。
  • セキュリティ、技術、アカウント、サポートおよび管理上の通知やリマインダー（ログインコード、請求に関するアラート、紹介結果、ロケーション閉鎖のお知らせ、鍵関連通知、アカウントに関するリマインダー等）など、必要な情報をお送りするため。
  • お客様に有用であると当社が判断する製品・サービスのアップデート情報などをお知らせするため。
  • 本サービスに関するアンケートを実施し、フィードバックを収集するため。

本サービスの保護および信頼できる環境の維持

  • 虚偽表示や詐称、セキュリティ侵害、インシデントその他禁止されている可能性のある行為を調査・検知・防止するなど、お客様のアカウント保護に資するため。
  • 顧客の権利または財産や本サービスのセキュリティ・完全性を保護するため。
  • 利用規約その他適用される契約やポリシーを執行するため。
  • お客様の本人確認を行うため。
  • 適用される法令または規制を遵守し、あるいは政府機関や法的手続き（税務当局や法執行機関等）からの合法的な情報開示請求に応じるため。
  • 紛争解決、手数料の回収、本サービスに関するサポート提供のためにお客様へご連絡するため。

広告およびマーケティング

  • 当社および提携パートナーが提供する商品・サービスに関するマーケティング（キャンペーン、特別オファー、プロモーション、割引、特典、リワードなど）についてお客様にご案内するため。

当社によるお客様情報の共有方法

当社は、以下のとおりお客様に関する情報を共有することがあります。

本サービス上でお客様が交流する他の利用者との共有

  • お客様が本サービスを通じて交流・取引する他の顧客（Customers）に対し、相手方顧客の利用体験を向上させるために、お客様の写真、個人情報、アクティビティ等を表示する場合があり、また、サービスに関連する問題を解決するために、お客様の連絡先情報を表示する場合があります。

第三者との共有

当社は、以下の目的のために第三者と情報を共有します。

  • 本サービスの提供・維持・改善のために当社の委託を受けた第三者データ処理業者およびサービスプロバイダとの共有。これには、クラウドホスティングプロバイダ、請求・決済プロバイダ、メールおよび SMS 配信サービス、配送業者、カスタマーリレーションシップサービス、マーケティングプラットフォーム、分析サービスその他が含まれます。
  • 当社チームがカレンダー、会議ツール、個人メール、チャットその他の情報技術プラットフォームを用いてお客様とコミュニケーションを行う際、または当社内部でコミュニケーションを行う際に、結果としてお客様またはお客様のアカウントに関連するデータがこれらのプラットフォームに保存される場合があります。これらのツールは、顧客・社内コミュニケーションをサポートする限定的な文脈で使用されるものであり、顧客データの体系的な処理の役割を担うものではありません。そのため、これらのツールは通常、サブプロセッサの一覧には含まれず、中央処理から切り離された非構造化形式でデータを保持する場合があります。
  • 当社に代わって、または当社サービスに関連して広告キャンペーン、特別オファー、その他のイベントや活動を実施する第三者との共有。
  • 当社は、特定のお客様または個々の顧客を識別しない形で集約・匿名化された情報を第三者と共有することがあります。
  • 当社の Trust Center（https://trust.keycafe.com）では、各サブプロセッサが Keycafe において果たす役割・機能、データ保持ポリシー、セキュリティポリシーおよびセキュリティ態勢について確認できます。 なお、Keycafe は IoT およびネットワークインフラプロバイダ（Cloudflare や Hologram など）を利用し、お客様データを安全にインターネット上で転送しています。また、特定のサービスを提供するために、お客様情報をプラットフォームに提供した後、直ちに当該データを削除する場合があります。このように、データへの継続的なアクセスがないプロバイダについては、サブプロセッサ一覧に含めていません。

事業譲渡等の企業再編における共有

  • 本サービスの後継の所有者、共同所有者または運営者への譲渡。
  • 企業合併、統合、再編、当社株式または資産の実質的な全部の売却、資金調達、事業の取得・譲渡・解散その他の企業取引（交渉・デューデリジェンスを含む）に関連して共有または移転される場合。

安全性および法令遵守のための開示

  • 当社は、(i) 適用される法令、規制、法的手続きまたは政府機関からの要請（税務当局、法執行機関等）に対応するため、(ii) 利用規約その他の適用される契約またはポリシーを執行・遵守するため、(iii) 顧客の権利・財産、または当社サービスのセキュリティ・完全性を保護するため、あるいは (iv) 当社、顧客または一般公衆を危害・詐欺または禁止されている可能性のある行為から保護するために、情報の開示が合理的に必要であると判断した場合、お客様情報を開示することがあります。

お客様の同意に基づく共有

  • たとえば、お客様の指示または情報を共有する時点で説明された方法、またはお客様が第三者アプリケーションやウェブサイトにお客様情報へのアクセスを許可した場合など、お客様の同意に基づき情報を共有することがあります。

お客様情報の保護・保存・保持について

データの保護および保存場所

当社は、データの送信中および受領後・保存中の双方において、一般的に受け入れられている基準に従いデータを保護しています。適切な場合には暗号化を用いてデータを保護します。当社は、Drata を利用して、当社のセキュリティポリシーおよび慣行に関する継続的な監視およびコンプライアンス検証を行っています。当社のセキュリティ対策、認証、コンプライアンスへの取り組みについては、Trust Center（https://trust.keycafe.com）でご確認いただけます。

当社の本社はカナダ・バンクーバーに所在し、オンプレミスでのデータ処理は行っていません。当社は、業界最高水準の第三者クラウドサービスプロバイダに依拠し、お客様情報の処理および保存を行っています。当社の主たるデータ保存・処理活動は EU 域内に拠点を置いていますが、一部のプロバイダは、米国、カナダその他の国においてお客様情報を処理・保存・転送する場合があります。当社は、これらのプロバイダが GDPR その他のプライバシー法制に準拠したプログラムを有していることを確認しており、お客様情報の処理を制限し、その内容を定めるデータ処理契約（Data Processing Agreement）を締結しています。 お客様が当社サービスを訪問または利用することにより、お客様は、お客様のデータが欧州経済領域（EEA）外で処理される可能性を含め、当社および当社のプロセッサによるデータの転送・保存・処理に同意するものとします。

Keycafe は、顧客およびユーザーから直接収集する個人データについて、主として「データ管理者」として活動しており、「データ処理者」としての役割を担うものではありません。ただし、お客様が Keycafe を用いて多数のエンドユーザーのデータおよびアクティビティを管理し、Keycafe がお客様のためのデータ処理者として行動していると考える場合には、当社は Trust Center 上にデータ処理契約（DPA）を用意しており、該当する場合にこれを確認・締結いただくことができます。

データの保存・保持の根拠

当社は、本サービスを提供するため、本サービスの機能や製品能力の進化についてお客様にご案内するため、およびその他正当な法的または事業上の目的のために必要な期間に限り、お客様の個人を識別し得る情報を保持します。

  • 当社の事業運営に適用される法令・契約等により保持が義務付けられる場合
  • 当社の法的・契約上の権利を維持・解決・防御または執行するため
  • 適切かつ正確な会計・財務記録を維持するため

当社のデータ保持ポリシー

Keycafe は、内部のメール・対話・データファイルを一定期間経過後に自動的かつ恒久的に削除するルールを多数設定しており、お客様に関係し得る非構造化データが継続的に当社システムから除去されるようにしています。

お客様のアカウントを有効化するために利用されるデータベース上の個人識別情報について、当社のポリシーは以下のとおりです。

当社は、以下のとおりお客様の個人識別情報を保存し続けます。

お客様が、鍵や SmartBox を所有する主たる役割（primary role）を有する登録ユーザーである場合、(i) お客様のアカウントが 1 年間非アクティブな状態となり、かつ他のアクティブなアカウント組織のメンバーではなくなってから 30 日が経過するまで、または (ii) お客様がアカウントを解約した日、もしくは privacy@keycafe.com 宛てに情報削除の正式な要請を行った日から 30 日が経過するまでのいずれか早い時点まで。

お客様が、主たる役割アカウントのゲストユーザーである場合、(i) 関連する主たる役割アカウントの情報が削除されるまで、または (ii) お客様ご自身が privacy@keycafe.com 宛てに情報削除の正式な要請を行った日から 30 日が経過するまでのいずれか早い時点まで。

なお、データ削除には以下のような制限がある点にご注意ください：(i) 上記保持期間経過後に当社が情報を削除する前に、お客様へ通知を行い、または確認を求める場合があります、(ii) 個人識別情報の削除は、お客様に関するすべてのデータが完全に削除されることを意味するものではありません（当社は、統計目的およびシステムの整合性を維持する目的で、個人を特定できない形でデータを保持する場合があります）が、当社のデータベース上で当該データがお客様のものとして識別されなくなることを意味します、(iii) お客様がやり取りした顧客（Customers）の取引履歴には、お客様のデータが引き続き表示される場合があります（このようなデータは、双方が「共同で保有する」データとみなされます）、(iv) お客様がやり取りした顧客またはお客様のアカウントへのアクセスを許可された第三者が、お客様に関するデータを取得・保存している可能性があります（このような活動は当社の管理の及ばないものであり、当社による回復は不可能です。お客様がこれらの第三者によるデータ保持を停止させたい場合には、当該第三者に直接ご連絡ください）、そして (v) 一部の第三者サービスプロバイダ（請求プロバイダ等）は、法的義務により、お客様のデータを別途保持しなければならない場合があります。

Cookie およびその他類似技術

当社は、Cookie 管理および同意管理のために CookieYes を使用しています。これにより、お客様は Cookie の受入／拒否や Cookie 設定の変更をいつでも行うことができます。Cookie は、お客様の設定を記憶し、一定のユーザー体験を提供し、利用データを収集して本サービスの改善に役立てるために使用されます。また、当社はウェブビーコン（web beacons）を用いて情報を収集する場合があります。ウェブビーコンは、当社サービスまたはメールに使用される電子画像です。当社は、Cookie の配信、ウェブサイトおよびアプリへの訪問回数の追跡、利用状況やキャンペーン効果の把握、メールが開封・行動されたかどうかの判定などの目的でウェブビーコンを用います。

本プライバシーポリシーは、第三者による Cookie、ウェブビーコンその他追跡技術には適用されません。当社は、これら第三者のプライバシー実務について責任を負いません。詳細については、各第三者のプライバシーポリシーを確認し、そのプライバシー実務をご確認ください。

お客様は、当社ウェブサイト上の Cookie 同意リンクをクリックすることで Cookie 設定を管理できます。また、http://www.allaboutcookies.org にアクセスすることで、Cookie の概要や、各種ブラウザやモバイルデバイスで Cookie をブロックする方法など、Cookie に関する有用な情報を確認できます。

なお、本サービスの適切な機能に必要な Cookie もあり、これらを無効化するとお客様の利用体験に影響が生じる場合があります。

お客様の選択肢

コミュニケーション設定

当社は、アカウント登録時に、お客様が情報を提供して登録を行うことにより、セキュリティ・アカウント関連の通知、製品およびサービスに関する更新情報、フィードバックのお願い等に関するコミュニケーションを受け取ることに同意される旨をお知らせしています。お客様は、アカウント登録後にいつでも設定を変更することができます。

当社は、マーケティングやオファーに関する Keycafe からのコミュニケーションについて、お客様を自動的にオプトインすることはありませんが、お客様にこれらの情報を受け取ることを選択いただけると幸いです。 お客様は、本アプリケーション内のコミュニケーション設定エリアや、受信するメール内のオプトアウトリンクをクリックして、特定のコミュニケーションの受信を停止することができます。当社が送信する任意の自動メールには、「購読解除」リンクが含まれており、同タイプの今後のコミュニケーションを受け取らないように設定できます。

アカウントの解約

お客様がアカウントを無効化（解約）したい場合は、Keycafe アカウントにログインし、アカウント設定エリア内の「Cancel Account」（アカウント解約）オプションを使用してください。

お客様データの閲覧・ポータビリティ・訂正

お客様には、ご自身のデータを閲覧する権利があります。当社が保有するお客様データの閲覧を希望する場合、またはお客様データのコピーを構造化された機械判読可能な形式（データポータビリティ）で受け取りたい場合は、privacy@keycafe.com 宛てにメールをお送りください。当社は 30 日以内に対応いたします。また、お客様には、当社が保有する不正確または不完全な個人データの訂正を求める権利があり、これによりお客様情報の正確性および最新性を確保することができます。 なお、Keycafe はまだ小規模な事業体であり、エンジニアリングリソースにも限りがあります。お客様から過度な数のリクエストがなされた場合には、本サービスの継続利用を中止していただくようお願いする場合があります。

本プライバシーポリシーの変更

当社は、本プライバシーポリシーを適宜改訂し、改訂版を掲載するとともに、改訂版の上部に「最終更新日」を表示します。特段の通知がない限り、改訂版は「最終更新日」から 30 日後に発効します。 当社は、本プライバシーポリシーに重要な変更を加える場合、合理的な方法によりお客様に通知します。お客様がメールアドレスを提供している場合には、メールでの通知を含みます。 お客様がこれらの変更に同意されない場合は、いつでもアカウントを解約することができます。お客様が本サービスの利用を継続することにより、本プライバシーポリシーのいかなる改訂にも同意したものとみなされます。

お問い合わせ

当社のデータ保護責任者（DPO）は、プライバシーに関するご質問やご懸念に対応します。本プライバシーポリシーに関するご要望、ご質問、ご懸念がある場合には、以下の連絡先まで DPO またはプライバシー部門へご連絡ください。

メール: privacy@keycafe.com
郵送先: Keycafe Inc., 102 - 329 Railway Street, Vancouver, BC V6A 1A4, Canada

お客様は、適用されるプライバシー法上の監督機関に苦情を申し立てる権利も有しています。当社のデータ処理実務に関するお問い合わせまたは苦情がある場合には、その詳細を記載の上ご連絡ください。当社は、30 日以内に調査の上ご回答いたします。

当社は、お客様の懸念事項に関する追加情報の提供をお願いする場合や、問題の調査および対応のために他の関係者と協議または連携する必要がある場合があります。また、お客様からの要請およびその解決内容について、記録を保存する場合があります。

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