課題：

ノルマンディーのコタンタン半島に位置するホテル・レ・ピューは、年間を通して多くの旅行者が訪れる28室のホテルです。スムーズなゲストエクスペリエンスを維持するために、効率的な客室キーカード管理は日々の運営に不可欠です。

Keycafe導入前は、客室のキーカードを受付カウンターに置いておき、ゲストがチェックリストシステムを使って受け取っていました。この方法はシンプルでしたが、運用上のリスクがありました。

宿泊客が誤って別の客室キーカードを持ち出すと、混乱や遅延が発生し、スタッフの対応に追われることになります。受付チームは、ミスを防ぐために受け取り状況を綿密に監視する必要があり、繁忙期には業務への負担が増大していました。

ホテルでは、既存のドアハードウェアを交換することなく、ミスを減らし、セキュリティを維持し、部屋のキーカードの毎日の配布を簡素化するソリューションを必要としていました。

問題点

• ゲストエラー: ゲストがカウンターから間違った部屋のキーカードを持ち去る可能性がある
• 制御不足: 適切なキーカードのピックアップを確実に行うために手動監視が必要でした
• 運用上の摩擦: スタッフの時間が、シームレスであるべきプロセスの監視に費やされました
• バックアップの柔軟性が限られている: ゲストがキーカードを紛失したときに交換用のキーカードを提供するには追加の介入が必要

Keycafe導入：

Hôtel les Pieux は、客室のキーカード配布を一元管理および自動化するために、Keycafe の SmartBox システムを導入しました。

毎朝、受付チームはKeycafeアプリ（パソコンまたはモバイルデバイス）を使用して、その日の予約に客室のキーカードを割り当てます。これにより、ゲストにはアクセス手順が記載されたメールまたはSMSが自動的に送信されます。ゲストはホテルに到着後、Keycafe SmartBoxで固有のPINコードを使用して鍵にアクセスすることができます。同様に、チェックアウトの準備ができたら、数秒で鍵をSmartBoxに返却できます。スタッフは、鍵の受け渡しが行われるたびに通知を受け取るため、到着と出発をリモートでリアルタイムに監視しています。

このシステムは日常業務にスムーズに統合され、手作業による監視は最小限で済みます。さらに、お客様が元のキーカードを紛失した場合でも、スタッフは即座に予備のルームキーカードを発行できるため、複雑さを増すことなく柔軟性が向上します。

Keycafe は、アクセスの完全な可視性を維持しながらキーカードの配布を自動化することで、手動でエラーが発生しやすいプロセスを、安全で制御されたワークフローに変えました。

オテル・レ・ピューの実装

• 毎日の業務統合: 受付では毎朝モバイルまたはデスクトップ経由でアクセスコードを割り当てて送信します
• 自動ルームキーカード割り当て: ゲストは予約に関連付けられたキーカードのみをSmartBoxから取得します
• バックアップキーカード機能: 必要に応じて交換用のキーカードを迅速に発行できます

導入の成果：

Keycafeの導入により、Hôtel les Pieuxは客室キーカードの配布ミスをなくし、フロントデスクでの人手による監視の必要性を軽減しました。お客様は営業時間外でも、より信頼性が高く安全なチェックイン手続きを体験でき、スタッフは業務の効率化と修正作業の削減によるメリットを享受しています。

Keycafe の SmartBox を導入することで、日々の効率が向上し、アクセス制御が強化され、部屋のキーカード管理による運用上のリスクが解消されました。

結果

• 運用効率の向上: チェックイン時に受付で手動で監視する必要性が軽減されました。
• より優れた制御と可視性: Keycafe アプリのリアルタイム通知により、スタッフはどこからでもキーカードの配布を監視できます。
• ゲストのエラーを排除: 部屋のキーカードは正しく割り当てられ、エラーの余地なく安全にアクセスされます
• ゲストエクスペリエンスの向上: よりスムーズで信頼性の高い到着プロセス