複数のスタッフ、顧客、またはゲスト間で鍵を管理することは、多くの企業にとって負担となることがあります。鍵管理の必要性は、鍵の歴史そのものと同じくらい古くから存在します。
長年にわたり、ほとんどの企業は、貸出簿や壁のフック、あるいは高価な従来の鍵管理ロッカーに頼ってきました。幸いなことに、近年、新しいIoT技術により、あらゆる企業の収益に貢献できる、最新のクラウドベースの鍵管理システムが実現しました。
私たちはますますデジタル化された世界に生きていますが、鍵をデジタル化するコストはほとんどの企業にとって法外であるため、物理的な鍵がすぐに廃れることはありません。
現代のテクノロジー企業は、組織内の物理的な鍵の追跡、保管、および使用の承認を支援するために、高セキュリティでデジタル化されたソリューションを開発しました。これらは、シンプルなオープンディスプレイ型から、スマートフォンやPCから数千の鍵を管理できる高度なクラウドベースのソリューションまで多岐にわたります。
鍵管理システムの2つの主要な設計方法について掘り下げる前に、まずは基本から説明しましょう。
鍵管理システムとは？
この記事では、組織内の様々な個人に物理的な鍵を管理、保管、割り当てるという、より実践的な問題に焦点を当てます。これらの電子鍵管理システムは、敷地内の部屋、建物、さらには車両へのアクセスにおいて、信頼性と利便性の高いソリューションを提供します。
様々な業界の企業が成長し、事業を拡大するにつれて、その鍵管理のニーズの複雑さも増していきます。
これは、以下のような幅広い用途で見られます。
短期レンタル
不動産管理
レンタカー会社
ホテル
自動車販売店
建設現場
倉庫業
運送会社
教育機関
施設
複数人で複数の鍵を共有するあらゆるビジネス
鍵管理システムは多くの用途で使用されるため、実際に利用されているシステムには多くの設計上のバリエーションがあるのが一般的です。
あなたの会社に最適な鍵管理ソフトウェアシステムを選ぶには、あなたの会社が求めるワークフローによって異なります。一度限りのゲストアクセスが必要ですか、それとも社内スタッフが常にすべての鍵にアクセスできる必要がありますか、あるいは異なるレベルのスタッフ間で鍵のグループを厳密に管理する必要がありますか？
具体的なビジネスニーズを明確にすれば、あなたに最適な鍵管理システムを特定するのに役立つでしょう。
どのような種類の鍵管理システムがありますか？
電子鍵管理システムは、もちろんユーザープロファイルに応じて、あらゆる形状とサイズがあります。この記事では、現在利用可能な最も人気のある2つのタイプのシステムに焦点を当てます。
ペグボード型鍵管理システム
すべての鍵は、透明なドア越しに、またはドアを開けた後に見ることができます。鍵は改ざん防止リング付きのペグに取り付けられ、そのペグが固定されるペグボードシステムに挿入されます。ユーザーが特定の鍵の使用を承認されると、ペグのロックが解除され、鍵を取り出すことができます。
ペグボードシステムは、迅速、シンプル、簡単なソリューションを提供します。このカテゴリの製品を提供している企業をいくつかご紹介します。
Real-Time Networks
Morse Watchmans
Keyper Systems
Traka 21
KeyTrak
ロッカー型鍵管理システム
各鍵は個別のコンパートメントにロックされているため、外から何も見えず、鍵が取り出される際も他の鍵が見えることはありません。個別のコンパートメントにより、同僚のグループではなく、複数の見知らぬ人が同じシステムを共有する場合でも、他の誰もあなたの鍵に物理的にアクセスできないことが保証されます。これは便利な機能です。
ユーザーが自身を認証し、アクセスしたい鍵を選択すると、個別のコンパートメントが開き、中の鍵にアクセスできるようになります。選択肢は1つしかないため、どの鍵を取るかについて混乱が生じることはありません。これにより、訓練を受けたスタッフだけでなく、一度限りのゲストや顧客にとっても使いやすいシステムとなっています。
鍵管理のためのロッカーシステムを提供している企業をいくつかご紹介します。
Matrix
Creone
ShareBox
Keycafe
ロッカー型とペグボード型 - どちらが良いのか？
ロッカー型とペグボード型はそれぞれ異なる利点を持っていますが、私たちはすべての鍵管理システムが平等に作られているわけではないと考えています。
第一印象について考えてみてください。ロッカー型システムは、顧客対応のアプリケーションに最適な、はるかにすっきりとした外観を提供します。一方、ペグボードは散らかりやすく、特に待合室やその他の顧客が利用する場所に設置された場合、見苦しくなることがあります。ロッカー型システムは、推測の余地がないため、異なる鍵間の混乱を即座に解消します。
ペグボードの方がより多くの鍵を保管できるでしょうか？確かにそうですが、大きなキーリングや複数のカーキーフォブの場合、管理が非常に煩雑になる可能性があります。
さらに、他のシステムユーザーから鍵を隠しておくことの価値を考えると、ペグボード型よりもロッカー型システムが優れているという強力な論拠となります。
優れた鍵管理システムが提供するものとは？
あらゆる鍵管理システムの目標は、鍵の紛失を防ぎ、許可されたアクセスのみを確実にすることです。 車両フリートの管理、物件ポートフォリオ、ホテルの時間外チェックインなど、各ビジネス分野には独自の課題があるため、鍵管理において万能なソリューションは存在しません。
Keycafeのクラウドベースの鍵管理ソフトウェアは、お客様の正確な要件に合わせてカスタマイズできる複数の異なるワークフローを提供します。
24時間365日の鍵管理
システム管理者に連絡することなく、いつでも鍵、キーフォブ、またはキーカードに簡単にアクセスできます。許可さえあれば、すぐに利用可能です。
IoT接続型 SmartBox
KeycafeのSmartBoxは常に接続されており、アプリを使用してどこからでもリアルタイムでアクセス管理が可能です。鍵へのアクセスを付与したり、すべての鍵へのアクセスを即座に取り消したりすることで、常に承認されたアクセスを保証します。
クラウドベースのきめ細やかな権限設定
高度なスケジュール設定機能により、人だけでなく、時間帯や事前に定義されたグループごとに鍵へのアクセスを許可できます。
簡単な履歴監査
潜在的なセキュリティの漏洩を探していますか？このシステムは、鍵、ユーザー、SmartBoxのレベルで、すべての預け入れと取り出しの完全な自動更新リストを提供し、システム内のすべてのインタラクションが記録されることを保証します。
高いモジュール性
SmartBoxにはいくつかの異なるバリエーションがあり、異なる場所にまたがってでも高いスケーラビリティを発揮します。控えめな7ロッカーのセットアップから始め、組織の拡大に合わせて数百台規模にまで拡張できます。
APIとアプリ連携
独自のプロプライエタリソフトウェアをすでに運用している場合、Keycafeは堅牢な開発者向けリソースを提供しており、鍵管理ソリューションをビジネスのデジタルエコシステムに適合させるのを支援します。
複数のアクセスオプション
他の多くのロッカーシステムとは異なり、Keycafeは単一のアクセス方法に限定しません。タッチスクリーン入力の暗証番号、2段階認証ツール、スマートフォンアプリ、物理的なキーフォブ、さらにはユーザーバッジを介して、クライアントや従業員を認証できます。
堅牢な製造品質
SmartBoxは、自動車や航空宇宙用途で一般的に使用される冷間圧延鋼とA383合金アルミニウムで構成されており、物理的な改ざんが非常に困難なユニットとなっています。
結論
同じセキュリティ要件を持つ組織は二つとありません。多くの場合、同じ地域内の異なるサイトであっても、鍵の認証方法が大きく異なることがあります。通常の家庭で鍵を管理することさえ十分に難しいのに、職場全体ではどうでしょうか？
幸いなことに、今日ご紹介した優れたテクノロジーは、鍵管理を非常に容易なものにしてくれます。Keycafeの革新的なソリューションにご興味があれば、今すぐ営業チームにご連絡いただき、鍵を完璧に管理しましょう。
