自社のパトロール車両を運用する警備会社にとって、スタッフの記憶や手書きの記録に頼ることなく、「誰が・どの車両を使用したか」を正確に記録できる鍵管理システムは不可欠です。夜勤シフトがあり、社用車の台数が増えていく中では、鍵の管理そのものが大きな業務負担となってしまいます。
警備会社では、パトロール車両1台ごとに鍵の受け渡し、所在確認、そして回収が発生します。12時間シフトを終えたスタッフが帰宅して就寝してしまうと、所定の位置に戻っていない鍵を探し出すだけで数時間を要することも珍しくありません。
長年、多くの現場では「車両番号のタグを付けた鍵を箱やカウンターに置く」というアナログな方法がとられてきました。車両が少ないうちはこれでも回りますが、台数が増えるにつれて探す手間が増え、履歴も辿れなくなり、「誰がどの鍵を持っているのか」を把握することが不可能になります。
フロリダ州タンパで警備サービスを提供するSignalのフランチャイズ拠点「Signal of Tampa」でフリートマネージャーを務めるパトリック・ナロン氏も、まさにこの課題に直面していました。
現在、同拠点のチームはKeycafeを導入し、36台の社用車をスマートに管理しています。
社用車の急増に追いつかなくなったアナログな鍵管理
パトリック氏が現在の役職に就いてから約5年半になります。着任当初は14台だった社用車は現在36台にまで増加し、さらに1台を発注済み、数ヶ月以内にもう2台が追加される予定です。そもそもフリートマネージャーという役職自体、十分に管理されていなかった車両管理業務を立て直すためにオーナーが新設したもので、最初の施策の一つが「鍵管理システムの導入」でした。
当時の状況は極めて単純なものでした。
「私が入社した当初、鍵はただ箱に入れられているだけでした。車両の台数が少なければ、それでも問題なかったのかもしれません」
しかし、この方法では管理がまったく行き届きません。鍵は箱の中やカウンターの上に置かれ、スタッフが自作した車両番号のタグが付いているだけでした。
「責任の所在がまったく不明確で、誰がどの鍵を持っているのかすら分かりませんでした。スタッフが誤って鍵を自宅に持ち帰ってしまったり、紛失してしまったりすることも日常茶飯事でした」
トレーサビリティの確立：「誰が・いつ」鍵を使ったかを可視化
最も頻繁に発生していたトラブルは、勤務時間帯に起因するものでした。多くの警備スタッフは午後6時から翌朝6時まで勤務し、シフトが終わると帰宅して就寝します。そのため、鍵が見当たらない場合は、寝ているスタッフに連絡して確認しなければなりませんでした。
「こうしたトラブルが絶えませんでした。『特定の車両の鍵が見当たらないけれど、持っていないか？』とスタッフに連絡して所在を突き止め、鍵が戻ってくるのは翌日になってしまうこともありました」
Keycafeの導入により、この捜索作業は管理画面での「ワンクリックの確認」へと変わりました。
「今ではWebサイトを見れば、誰が・何時にその鍵を取り出したかが正確にわかります。誰がどの鍵を持っているのかを特定するのが、劇的に簡単になりました」
すべての鍵の貸出と返却が特定のユーザーに紐付けられるため、スタッフ一人ひとりに確認の連絡を入れる必要はもうありません。また、各車両のメインキーとスペアキーの両方をシステム内で一元管理しています。
中規模フリートに最適なサイズと拡張性
システム選定にあたり、パトリック氏は車両管理者向けの展示会に足を運び、市場にあるさまざまな製品を比較検討しました。しかし、多くのシステムは大規模な自動車ディーラー向けのサイズと価格設定になっていました。同氏が求めていたのは中規模な社用車フリートに適したシステムであり、そこに合致したのがKeycafeのモジュール式アプローチでした。本体端末に拡張端末を追加していくことで、車両の増加に合わせて保管枠を増設できるため、最初から巨大な設備を導入することなく、段階的に容量を拡張できます。
「決め手の多くは価格とサイズ感でした。私たちは大手ディーラーではないので、過剰なスペックは必要ありません。［中略］Keycafeは私たちにとってまさに最適なサイズでした」
候補を数社に絞り込んだ後、Keycafeのデモンストレーションが決定打となり、システムが現場へと導入されました。
現在は9枠のメイン端末と42枠の2台目の端末を組み合わせて運用しており、今後さらに社用車が増えた場合もモジュールを追加して拡張可能です。他のSignalフランチャイズ拠点からも「どのように車両管理や新入社員の受け入れを行っているのか」と頻繁に相談を受け、パトリック氏はKeycafeを推奨しています。
既存のPINコードを活用したリモート管理
お気に入りの機能について尋ねると、パトリック氏はシステム管理に使用しているKeycafeのダッシュボードを挙げました。
「私は常にノートパソコンを持ち歩いているのですが、このWeb管理画面が本当に気に入っています。非常に使いやすいですね」
ダッシュボードから車両番号の登録や新入社員の追加を簡単に行うことができ、最近もこの方法で3名のスタッフをスムーズに登録しました。また、端末で本人認証を行う際、スタッフはすでに保有している給油用のPINコードを使用しています。
「給油用のPINコードをそのまま流用しています。銀行の暗証番号のようなものですね。［中略］スタッフは2つの異なる番号を覚える必要がありません」
さらに、誰かが鍵を取り出したり返却したりするたびに、パトリック氏のもとへ通知が届きます。端末はオフィスの近くに設置されているため操作音も聞こえますが、外出中や別室にいる時でも、リアルタイムのアラートによって常に状況を把握できます。
現場へのスムーズな定着と手厚いサポート体制
業務プロセスを変更する際によくあるように、導入当初は現場から多少の戸惑いの声もありましたが、それはすぐに解消されました。
「今ではスタッフ全員がその便利さを実感しており、毎日当たり前に使っています」
サポート体制についても、パトリック氏は導入前のデモンストレーションから運用開始後の継続的なフォローに至るまで、Keycafeチームの対応を高く評価しています。
「質問をすればすぐに回答してくれますし、運用に役立つ便利なヒントなども教えてくれます」
また、ハリケーンの通過地域であるタンパにおいて、停電時にも稼働し続ける本体内蔵のバックアップバッテリーも、高く評価しているポイントの一つとして挙げています。
時間の大幅な削減と、車両稼働率の維持
パトリック氏にとって最大のメリットは「時間の節約」です。メインキーと一緒にスペアキーもシステム内に保管されているため、万が一鍵が見当たらなくてもスペアキーを使って車両の稼働を止めずに済み、その間にWeb画面から最後に鍵を使った人物を特定できます。
「鍵業者を呼んだり、300ドルもするスマートキーを作り直したりする手間と比べれば、圧倒的な時間の節約になります」
いまだに箱や紙の管理表で鍵を管理している他社に何とアドバイスするか尋ねたところ、パトリック氏は単刀直入にこう答えました。
「『私に直接電話してください』と伝えてください。［中略］もし多数の車両を抱えながら箱で鍵を管理しているなら、間違いなくKeycafeが最適な解決策になります」
Signal of Tampaの導入事例は、社用車が増加しているすべての組織にとって重要なヒントを示しています。
箱やカウンターでの置きっぱなし管理をやめ、ユーザーを特定できるクラウド接続型システムへ移行する。
鍵が見当たらない時は、スタッフ一人ひとりに連絡するのではなく、システムの利用履歴を確認する。
現在の車両台数に合い、かつ将来的な拡張性も備えたシステムを選ぶ。
スタッフがすでに使っているPINコードなどを流用し、新しく暗証番号を覚える手間を省く。
鍵の紛失や持ち帰りによって業務がストップしないよう、各車両のスペアキーもシステム内で管理する。
鍵を正しいスロットへ確実に返却するよう、スタッフへの周知・トレーニングを行う。
他の車両管理現場がどのようにして「箱」や「手書きの管理表」から脱却し、すべての鍵の完全な履歴管理を実現したのか——詳しくは私たちのチームまでお気軽にお問い合わせください。
