KeycafeとMewsが提携し、宿泊施設のゲスト鍵管理をよりスマートに自動化。

物理鍵の自動管理におけるグローバルリーダーであるKeycafeは、業界をリードするクラウド型施設管理システムであるMewsとの直接連携を開始しました。この連携により、客室の物理鍵のセキュリティとリアルタイムの予約データを直接連動させ、チェックイン時の行列やフロントデスクのボトルネック、手作業による鍵管理業務を解消します。

ホテルが客室数、アメニティ、スタッフを増やすにつれて、物理鍵の管理が潜在的なボトルネックとなるケースが頻繁に発生します。従来の鍵保管ボックスや紙の台帳に依存しているホテルでは、マスターキーの紛失、セキュリティリスク、責任の所在不明といった問題に直面しがちです。手作業での鍵の受け渡しを維持したまま事業を拡大しようとすると、貴重な労働時間を浪費する運用上の課題となり、成長の妨げとなる可能性があります。

この新たな連携は、Mewsの予約エンジンとKeycafeのクラウド型鍵管理プラットフォームを連携させることで、こうした課題を解決します。このリアルタイム同期により、ホテル運営者は既存のワークフローを変えることなく、アクセス管理を効率化できます。Mewsからのリアルタイム予約情報更新を自動的に取得し、鍵のアクセススケジュールを即座に設定し、安全な受け取りPINを生成することで、スタッフの二重入力作業をなくします。

Keycafeのクラウドとハードウェアエコシステムによる施設データ連携

この連携は、Mews PMSとKeycafeのクラウド鍵管理システムという、堅牢な2つのソフトウェアプラットフォーム間のデータベース直接同期として機能します。物理的な鍵ロッカーを単なる独立した端末としてではなく、Mewsの予約データをKeycafeのアクセス制御ソフトウェアに直接接続。これにより、オンサイトの物理的なMS5 SmartBoxをシステム上で一元管理することが可能になります。

• リアルタイムクラウド連携: Mewsで予約が作成、変更、キャンセルされると、そのデータは2分以内にKeycafeのクラウドコンソールに連携されます。Keycafeのソフトウェアがゲストの滞在期間に合わせて鍵のアクセス期間を自動で設定するため、手動でのスケジュール調整や二重入力作業が不要になります。

• アクセス権の自動発行・通知: Keycafeのプラットフォームが予約情報の更新を処理すると、システムは自動的に一意の（個別発行された）、時間制限付きの受け取りPINを生成し、鍵の受け取り手順をゲストに直接通知します。

• ゲストによる鍵の受け取り: ゲストはMS5 SmartBoxに直接PINを入力するだけで、自分で鍵を受け取ることができます。

シーズン営業期間の延長とスタッフ業務効率化：モーテル・アンペリアル導入事例

この統合されたワークフローがもたらす実際の効果は、ケベック州ペルセにある モーテル・アンペリアルの運用事例で詳しく紹介されています。季節限定の観光地で高稼働率の施設を運営していた同モーテルは、受付時間が限られている中で物理鍵の管理に大きな課題を抱えていました。

KeycafeとMewsの連携により、同施設は安全なセルフサービスチェックインモデルへの移行に成功しました。モーテル・アンペリアルの共同オーナーであるナディア・ミナシアン氏は、このテクノロジーがいかに貴重な労働時間を削減したかを次のように語っています。

「KeycafeとMewsの大きなメリットは、両システムの連携が非常にスムーズな点です。まず、Keycafeはバックオフィスが非常に使いやすく、設定が非常に簡単です。まさにプラグアンドプレイシステムですね。一度導入してしまえばMewsとの連携が非常にスムーズで、チェックインまでのプロセスとお客様のジャーニー全体を効率化することができました。」

清掃スタッフ、従業員、業者向けのきめ細やかな鍵管理ワークフロー

ゲストのチェックイン簡素化だけでなく、Keycafeのシステムは内部業務においても厳格な鍵の管理体制を確立します。

• 清掃スタッフのシフト引継ぎ: 清掃スタッフは、割り当てられたPINまたはNFCフォブを使用してSmartBoxからマスターキーを受け取ります。Keycafeのソフトウェアは、誰がいつどの鍵を使用・返却したかをリアルタイムで記録し、詳細な監査証跡を提供します。

• 設備管理・施設担当者: サーバー室や電気室などの重要なインフラエリアは厳重に施錠されたままであり、鍵はスケジュールされた勤務時間中のみ、許可された担当者のみがアクセスできるように制限されます。

• 外部業者: 管理者は、外部のメンテナンス業者向けに一時的で自動的に有効期限が切れるPINコードを生成できるため、フロントデスクの監督なしで特定の鍵を受け取らせることができます。

KeycafeのMews連携による自動化機能について、ホテル運営者の皆様は詳細をご確認いただけます。