パルムセマナー様事例：歴史的建造物の現状を保ちつつ、ゲストのセルフアクセスを実現

ヴィルマー博物館が運営する、エストニアのタリンから80kmに位置するパルムセ・マナーは、エストニア有数の一流観光施設です。

歴史あるバルト・ドイツ様式の荘園を復元した敷地内には、「ディスティラリー・ゲストハウス」と「パルムセ・マナー・ゲストハウス」の2棟のゲストハウスがあり、合計41本の鍵の管理を必要としていました。人里離れた田園地帯に位置するため、パルムセ・マナーは年間を通して慢性的な人手不足に悩まされていました。

Keycafe導入以前、鍵の管理は手作業で行われていました。お客様が早朝チェックインや深夜到着を希望される場合でも、鍵の受け渡しのためにはスタッフが常に現場に待機する必要があり、これはスタッフに大きな負担となっていました。

このような旧来の運用方法は、業務上の非効率性、高額な人件費、そして時間管理における大きな課題を引き起こしていました。予約データの手作業でのスプレッドシート転記は、頻繁な入力ミスや管理業務の煩雑化を招いていました。

また、キーカード式ロックなどの代替ハードウェアも検討されましたが、歴史的建造物のため大幅な建築変更が困難であり、高額な導入費用も課題となっていました。

Palmse Manor様は、ゲストサービスの質を維持しつつ、24時間常駐スタッフの配置を不要にするため、ゲストハウスのロビーにKeycafe SmartBoxを導入しました。

同施設では、予約管理システムとしてBOUKホテルPMSをご利用されており、このシステムはKeycafeと直接連携しています。これにより、予約情報とゲストの鍵アクセス権限が自動的に同期されます。

導入された新しい自動化されたワークフローでは、ゲストはBOUKを通じてオンラインで予約・支払いを行い、到着前には電子チェックインを済ませます。その後、鍵の受け取りに必要なコードが記載されたメールまたはSMSが自動的に送付されます。

到着すると、ゲストはKeycafe SmartBoxにコードを入力し、ルームキーを受け取って部屋に入ることができます。

さらに、鍵がSmartBoxに返却されるとすぐに清掃スタッフのアプリに通知が届くため、リアルタイムでの客室清掃管理が可能になります。

Keycafeの導入は、Palmse Manor様の業務運営に大きな変革をもたらしました。24時間体制の常駐スタッフの必要性をなくし、大幅な業務効率化とコスト削減に貢献しています。

BOUKとKeycafeの自動連携システムは、手作業によるデータ入力を完全に排除。予約からゲストの入室まで、一連の流れにおけるヒューマンエラーのリスクを大幅に削減しました。結果として、ゲスト一人あたりの人件費を大幅に削減。さらに、スタッフと訪問者の双方にとって、運用効率と業務の柔軟性を飛躍的に向上させています。

非接触のワークフローは、ゲストの到着時間に関わらず、瞬時に客室へのアクセスを提供。導入後初めての夏シーズンでは、顧客満足度の顕著な向上を実現しました。Keycafeは、不動産物件の歴史的価値を損なうことなく、ゲストの客室アクセス管理において信頼性と費用対効果に優れた鍵管理ソリューションを提供しています。