East Sussex Healthcare NHS Trust：社用車キー管理の課題を解決し、統制を確立

イースト・サセックス・ヘルスケアNHSトラストは、イーストボーン総合病院を含む複数の急性期医療施設を運営しています。この広範なネットワークを支えるため、ESHTは郵便・運送チームが管理する専用の社用車フリートを活用し、全ての施設間で医療記録、検体、必需品を効率的に日々輸送しています。これらの車両は組織全体のスタッフによって利用されています。

車両の鍵は別の駐車場オフィスに保管されており、スタッフはそこで鍵の貸し出しを依頼する必要がありました。また、車両の予約は運送チームが、駐車場スタッフが管理する共有カレンダーに手動で記録していました。

フリート（社用車）への需要が増加するにつれて、分散された鍵管理ワークフローが深刻な問題を引き起こし始めました。 鍵の受け渡しを他部署に依存する体制では、事務処理上のエラーが頻発し、カレンダーの同期ずれや車両の重複予約といった問題が常態化していました。専用の追跡システムがなく、鍵が現場にない状況では、鍵の受け取り調整は困難を極め、予約ミスが頻繁に発生していました。

とある組織では、Keycafeを導入することで、社用車の利用を一元管理し、24時間体制での鍵管理を実現しました。

現在、従業員は必要な日時を添えて車両利用申請を提出します。郵便・配送チームは空き状況を確認し、車両を割り当てた後、Keycafeソフトウェアに予約情報を入力します。

すると、システムは利用者に対し、予約期間中のみ有効な安全な鍵の受け取り・返却手順を自動で通知します。従業員は、固有のコードを使ってSmartBoxから割り当てられた鍵を受け取り、車両の使用が終わるとシステムに返却します。

この一連のプロセス中、郵便・配送チームは鍵の貸し出しから返却までの状況を追跡する自動通知を受け取ることができます。これにより、鍵の受け渡しに誰も立ち会う必要がなくなり、担当部署は鍵の管理を完全に掌握できるようになります。

Keycafeは、Trustの社用車運用に導入後すぐに安定性をもたらし、ドライバーからは「操作が分かりやすく、常に信頼できる」と高い評価を得ました。鍵の管理業務を一元化することで、スケジューリングミスを削減し、予約ごとのスタッフの業務時間を大幅に短縮。この確かな導入効果により、Trustは別の病院施設にも2つ目のKeycafeシステムを導入しました。

鍵の利用データも、それ自体が大きな価値を発揮しました。鍵がいつ、どのように使われているかを正確かつリアルタイムで把握できるようになったことで、管理者側はキャンパス全体の社用車の駐車場所を見直すことができました。Trustは、Keycafeが管理上のヒューマンエラーを解消し、鍵や車両の紛失による金銭的リスクを軽減することで、投資対効果を早期に証明したと実感しています。